الاثنين، 20 سبتمبر، 2010

خزانه لحفظ ملفاتك


خزانه لحفظ ملفاتك

بالرغم من ظهور الأرشيف الإليكترونى , فإن خزانه الملفات تعتبر من الأصول فى معظم المكاتب( حتى لو كانت سيئه التصميم ). إختيار واحده لا يشمل فقط عدد الأدراج والشكل الظاهرى,بل المواصفات الداخليه التى تؤثر على ما إذا كُنت ستصل الى نظام حفظ منظم أو إلى تلال من الملفات على المكتب. من العناصر التى يجب وضعها فى الإعتبار تشمل مساحه المكتب, حجم ونوع المستندات التى تحفظها وجوده البناء التنظيمى.

أنواع خزائن الملفات :ــ

· خزانه الحفظ الرئسى ( التقليدى ) : ــ

هناك نوعان أساسيان من خزائن حفظ الملفات فى السوق.النوع التقليدى وهوللحفظ الرأسى, ولدى هذه الخزانه من إثنين إلى خمسه أدراج. وتخزن ملفات الخطابات, والملفات ذات الحجم المعتاد وتوضع فى مواجهه الجزء الأمامى من الدرج.

· خزانه الحفظ الجانبى :ــ

التصميم الآخر هو خزانه الحفظ الجانبى. وهى أوسع من التصميمات التقليديه بحيث تسمح للملفات أن تخزن الواحده بجانب الأخرى ,أو الواحده فى ظهر الأخرى فى الأدراج. وهى ليست عميقه مثل الخزائن التقليديه.

خزائن الحفظ الرئسى هى المفضله فى المكاتب ذات المساحه المعقوله. بالرغم من أن الحفظ الرئسى لا يحتاج لمساحه مثل الحفظ الجانبى, فهى تأخذ مكان أقل وعمق الدرج يتراوح بين 15 إلى 28 بوصه. إن الحفظ الجانبى مرن أكثر بالنسبه للحفظ. يمكنه حمل الملفات ذات المقاس المعتاد و حفظ الخطابات فى نفس الدرج. بينما الحفظ الرئسى يختار نوع واحد من الملفات للحفظ. إن أدراج الحفظ الرئسى متاحه بمقاس يتراوح من 36 إلى 42 بوصه.

· خزانه الحفــظ الآلى :ــ

إذا كان ما تحفظه يفوق مساحه مكان الحفظ, عليك أن تضع فى الإعتبار نظام الحفظ الآلى. هذه تتكون من خزانات دواره حيث تحفظ كميات أكبر من الملفات فى مكان محدد من الأرضيه. للوصول الى الملفات ,ببساطه أدر أو حرك الخزانه كل على حده حتى تصنع ممر للملف.

· الأرفف المفتوحه:ــ

عليها توضع الملفات بجوار بعضها فوق الرف. هذه الرفوف ذات واجهه مفتوحه يسهل معها الوصول الى الملفات. إضافه أرفف عمليه بسيطه ورخيصه الثمن عند وجود حاجه لذلك مع التوسع فى العمل.

الجــــوده :ــ

· مكان تعليق الأدراج:ــ

عند إختيار خزانه ملفات ذات جوده عاليه, أول شىء يجب البحث عنه هو المكان الذى تعلق فيه الأدراج, بحيث حتى فى حاله وضع ملفات ثقيله تظل الأدراج تفتح وتغلق بنعومه وسهوله.

· الأمان فى الإستخدام :ــ

الأمان فى الإستخدام هو أيضا من عناصر الجوده بل ومن أولوياته. من المفيد إيجاد آليه لمنع سقوط الخزانه عليك عند فتح الأدراج. المهم هنا أن تكون الخزانه ذات قفل داخلى لا يسمح إلا لدرج واحد بالفتح عند سحبه للخارج حتى لا تنهار الخزانه عليك أو تقع باقى الأدراج.

· مقاومه الحريق والضغط :ــ

هناك خزانات صنعت لتقاوم الحريق والضغط. وهذا يعنى أن تتحمل الخزانه حراره لا تقل عن 350ْ درجه فهرينهايت لمده ساعه, وحتى فى حريق بدرجه 1700ْ فهرينهايت. بعض الخزانات يمكنها حمايه أشرطه الاعلام والأقراص المدمجه للحاسب الآلى, التى يجب أن تحفظ فى درجه حراره أقل من 125ْ لتجنب تلفها. فى كثير من الحالات يمكن للخزنه أن تكون بديلا أقل تكلفه عن خزانات الأرشيف لحفظ المواد الأكثر سريه بأمان. شراء خزنه تعتبر أرخص من شراء خزانه مضاده للحريق والضغط.

إرشادات خاصه :ــ

1. إشترى خزانه الحفظ كجزء من الأثاث العام للمكان. معظم صناع الأثاث ينتجوا ألوان مختلفه تناسب جميع أنواع وألوان الأثاث.

2. التأكد من عرض الدرج, لأن بعض الخزانات أوسع بقليل ولكن ممك أن تقبله إذا ما تحفظه كثير. كما يجب التأكد من قدره الأدراج على تحمل ثقل الملفات الموضوعه, وإختار الخزانه طبقا لذلك.

3. تأكد من أن الإطار المعدنى الذى يحمل الدرج قوى بصوره كافيه. إذا لم تتمكن من ذلك أطلب أدراج عاليه الجوانب وتخلى عن الحامل المعدنى.

4. يمكنك شراء خزانه حفظ الملفات من المزادات أو التجار لأن من المعروف أن القديم مصنوع من مواد جيده ذات جوده عاليه , ستكون صفقه جيده, إذا تأكدت من عدم وجود كسور أو شروخ أو حٌفر.

المصدر : د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " إداره سلسه التوريد " على :

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإقتباس )

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق