الإتصال بين مالك المشروع والعاملين لدعم التغيير

الإتصال بين مالك المشروع والعاملين لدعم التغيير

كقائد للتغيير تحتاج إتخاذ القرارات فيما يتعلق بمن الذى يجب أن تتواصل معه بخصوص التغيير ، ما الذى يجب توصيلة ، متى تتواصل وبأى طريقة.

من تتواصل معه :

على مالك المشروع أو المدير أن يكون على إتصال مع القاعدة العريضه التى فى " حاجة للمعرفة " . ومع ذلك فإن القائد الفعال للتغيير يجب أن يدرك أن أى تغيير له تأثيير على المنشأة والعاملين فيها مهما كان بعدهم عن التغيير. القاعدة الرئيسية للإتصال يجب أن تحدث مباشرة عندما يحتاج العاملين لأن يعرفوا أو يريدوا أن يعرفوا ما حدث من تغيير. " ما عدا الجوانب التى تحتاج الى سرية "حتى الذين سيتأثروا بصورة غير مباشرة بالتغيير يحبوا أن يعرفوا ما يدور من حولهم وكيف ستؤثر عليهم. هذا ينطبق على كل العاملين وتلك الأقسام المتعلقة بما يؤديه قسمك من عمل ( الأقسام الأخرى داخل الأقسام ، العملاء .... الخ ) إن من الأفضل أن تتواصل بعدد أكبر من الأشخاص ، وعدم ترك أى شخص جاهل بما تريد تغييره.

ما الذى تريد توصيله :

إذا احتجت أن تقرر ما الذى تريد توصيله يجب أن تعرف ما الذى تريد تحقيقه من خلال الإتصال . عندما تريد التواصل مع العاملين إتبع الآتى :

• إعطى معلومات تساعد على تخفيض الغموض وعدم الوضوح فيما يتعلق بالتغيير

• تأكد أن القلق الغير صحيح والذى ينشر معلومات خاطئة لا تنتشر بين العاملين

• إعقد ندوات للعاملين حتى تسمح لهم بالتعبير عن ما يجول داخلهم من إهتمامات أو مخاوف أو ردود أفعال .

• إعطى تفاصيل ومعلومات أكثر عن التغيير , إشرح ما هو متاح لهم وفرق بين ما هو سرى وغير سرى أو المعلومة التى لم تتأكد بعد.

• إحذر: إذا كانت لديك معلومات قليلة عن تغيير سلبى مما يزيد من القلق , الأفضل أن تحتفظ به لنفسك حتى تتضح الرؤية.

• إذا كانت المعلومات الأولية عن التغيير منتشرة بين العاملين لا تتكلم عنها حتى تكون المعلومات لديك واضحة ومؤكدة وكاملة.

• فى النهاية ضع فى ذهنك أنك تتواصل لتعطى فكرة واضحة عن التغيير الذى سيتم ورد فعلك له كقائد للتغيير . يجب أن تدرك أن فريق العمل سيراقبوك بعناية ليعرفوا كيف تشعر بخصوص التغيير وماذا تنوى عمله ويستخلصوا النتائج ويعرضوا ما يشعرون به من نتائج على هذا السلوك. وأحيانا تكون هذه النتائج خاطئة ومدمرة. لذلك يجب أن تصرح بما تشعر به وتناقشهم فيه بسرعة خصوصا إذا كانت سلبية.

متى تتواصل مع العاملين لديك :

كلما طالت مدة التواصل معهم عن تفاصيل التغيير كلما أصبح من المحتمل إمتداد فترة التعديل . لا شيئ يمكن إخضاعه بالكامل بطريقة أو بأخرى دون أن تمر دون تعديل. فقد تتسرب معلومة تسبب القلق الشديد لدى العاملين أوتبعث فيهم درجة عالية من عدم الثقة مما يؤدى الى الإستعداد لمقاومة التغيير. لذلك يجب أن تتواصل مع العاملين مبكرا لتهيئ المناخ للتغيير وتقل المقاومة أو لا تكون بالحدة التى يصعب مواجهتها. إن الإتصال يجب أن يتم فى كل المراحل عند التنبؤ بالتغيير أو التطبيق أو مرحلة ما بعد ذلك.

كيف يتم الإتصــال :

1- إجتماعات جماعية أو فردية :

يجب أن تتخذ القرار بأى الأنواع تتبع هل تجتمع مع الكل فى إجتماع عام أم إجتماعات فردية مع المديرين ويبلغ كل منهم فريق العمل الذى يتبعه وهنا يأتى السؤال ماهى مزايا كل طريقة وما هى عيوبها؟

التواصل مع المجموعة ككل يضمن أن كل فرد حاضر الإجتماع سمع نفس المعلومات وفى نفس الوقت . كما أن الإتصال الجماعى يسمح للأفراد أن يتفاعلوا مع بعضهم من خلال المناقشات التى تدور بينهم مما يكون لديهم روح الفريق. ولكن هذه الطريقة لها مساوئها:

• فى كثير من المنشآت هناك بعض الأشخاص يشعرون بالحرج من الكلام أمام مجموعة من الناس وأحيانا ينسحبوا من أى مناقشات جماعية .

• قد يمكن لأى صوت إيجابى أو سلبى أن يؤثر على رأى المجموعة ويؤدى الى حوار غير منتج ومناقشات غير مجدية. بالرغم من أن التعبير عن إهتمامات كل فرد فى التغيير ظاهرة صحية فإن هذا الصوت قد يسبب كارثة لعملية الحوار. لهذا السبب فإن الإتصال يحتاج الى أن يدار بمهارة وخبرة. أحيانا يكون وجود عامل خارجى لتسهيل ذلك ضروريا.

• هناك بعض الموضوعات لا يمكن مناقشتها على الملأ.

الإتصال الفردى له ميزة الخصوصية , خاصه عندما يكون عليك أن توصل نبأ سيئ فلا يكون على الفرد المتلقى أن يضغط على نفسه ليخفى مشاعره . هذه الطريقه أيضا لها ما يعيبها :

• فهى تقسم الفريق , فقد يشعر البعض إن الآخر مميز عنه لأنه طٌلب قبل منه للإجتماع , أو إنه مكث مده أطول من غيره.

• هناك إحتمال أن ترسل رسائل مختلفة لكل فرد إجتمعت به , فكل شخص له طريقته فى إستقبال المعلومه وفهمها.

وصفة للعلاج : معظم المواقف تطلب كل من الإتصال الجماعى والفردى كل منهما يعتبر متكاملا . إستخدام وسيلة منهما تسبب المشاكل.

متى يستخدم الإتصال الجماعى ؟ :

• عليك أن تتأكد أن كل فرد قد إستمع للغير فى نفس الوقت.

• عليك أن تشجع المناقشات الجماعية لتوليد الأفكار وطرق حل المشكلات.

• عليك رفع الشعور بالروح الجماعية.

• تمهيد الطريق للإجتماعات الفردية.

متى تستخدم الإجتماعات الفردية ؟ :

• من المحتمل أن تسبب درجة عالية من المشاعر التى يفضل أن تناقش بخصوصية.

• لتضمن أن الشخص الخجول يمكن أن يتكلم ويعبر عن رأيه ويناقشه معك.

• أن التغيير قد يحتاج لبعض العناصر التى يجب أن تكون سرية.

• أنت فى حاجة لمناقشات تفصيلية مع أشخاص محددة عن التغيير قبل الإجتماع الجماعى.

2- كتابى أو شفهى :

هناك رغبة لدى بعض الأشخاص أن يتجنبوا المناقشات الغير سارة، وأحيانا يستعمل بعض المديرين الإتصال المكتوب لتجنب عدم الراحة للتعامل وجها لوجه مع العاملين. بينما نجد الإتصال المكتوب يمكن أن يلعب دورا مهما فى الإتصال عن التغيير , لا يجب إستخدامه فقط لهذا السبب .

الإتصال الشفهى يعتبرمناسبا أكثر عندما :

• المستلم غير مهتم بالحصول على الرسالة : إن الإتصال الشفهى يعطى فرص أكثر للحصول على الإهتمام والإنتباه ولا يترك الفرصه للمتلقى أن يتجاهل الرساله.

• المشاعر العاليه : إن الإتصال الشفهى يعطى الفرصة لك ولجميع العاملين أن تنفثوا عن الغضب او القلق وخلق مناخ تفاهم بين المجتمعين.

• أن يكون الطرف الآخر مشغول جدا ليجلس ويكتب : ان الإتصال الشفهى يعطى فرص أفضل لجذبه الإنتباه.

• عند الحاجة لتغذية راجعه: من الأسهل أن تحصل على تغذية راجعة بملاحظة لغة الجسد وطرح الأسئلة.

• الحاجة للإقناع والتحريض : إن الإتصال الشفهى يمنحك مرونة أكثر وفرصة للإستماع والتعامل مع مقاومة التغيير بحيث يؤثر على ميول الأفراد ويوجههم لقبول التغيير لمصلحه العمل.

• عندما تكون التفاصيل والمشكلة معقدة: ولا يمكن التعبير والشرح الا بالكلام.

الإتصال المكتوب مناسب للآتى :

• عند الحاجة لوجود سجل كمرجع فى المستقبل لما تم من إتصالات .

• حتى يرجع العاملين لما تم الإتفاق عليه للتغيير.

• توصيل معلومة متعددة الأجزاء أو الخطوات من المهم أن يفهمها جميع العاملين . من الحكمة ان تستخدم الإتصال الشفهى والمكتوب كلما زادت العواطف والمشاعر فى الموقف كلما استدعى إستخدام الإتصال الشفهى أولا , ثم إستخدام الإتصال المكتوب كدعم .

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " سيكولوجيه الإنتظار فى البيع " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإرتباط )