الإدارة للتحكم فى مصادر مشروعك الصغير

الإدارة للتحكم فى مصادر مشروعك الصغير

هناك عناصر كثيرة يجب ترتيبها بحيث يتم التناسق بينها لينجح المشروع. إن الإدارة الجيدة تساعدك على الإستخدام الفعال لمصادرك الأكثر ندرة (الوقت – الأفراد – النقود ــ التخطيط) للإنتاج الأمثل الذى يمكنك من الحصول على أعلى عائد لمجهوداتك. التحكم يساعدك على التأكد أن الخطط تعمل كما توقعت ، وإذا لم يحدث ذلك فهى تزودك بفرصه لتعرف السبب وتعمل على التغيير اللازم . لإدارة مشروع بنجاح يجب أن تحدد ما الذى يجب عمله ، ومن الذى سينفذه ، وكيف تعرف كيف ومتى يتم .

• ما الذى يجب عمله :

إن تحليل وظيفه المهمات التى يجب ان تؤدى يحدد ويوصف الوظائف المختلفة والأنشطة التى يجب تنفيذها داخل المشروع حتى تتأكد أن المطلوب قد تم إنجازه بالكامل. نتيجة هذه العملية ستخرج قائمة بالأنشطة المتنوعة والمهمات المحددة ليعمل المشروع بكفاءة على أساس تنفيذ العمل يوم بيوم.وهى أيضا تشمل الوظائف المطلوبة لمشروعك ليبقى قابلا للتغيير والإبداع والمبادرة . المشاريع الكبيرة لديها مستويات عليا كثيرة يعتبر كل منها مسئول لعدة وظائف داخل المؤسسة ( التسويق ، الإنتاج ، التمويل ، الأفراد ، التخطيط، والعمال الأخرى. أما المشروع الصغير فيعمل على اساس مختلف لصغر حجمه وقلة عدد العاملين . هناك شخص واحد عليه أن يؤدى نفس الوظائف كما فى المنشأة الكبيرة وإلا لن ينجح المشروع لأن هذه الوظائف أساسية لنجاح أى مشروع . إن من الأساس أن تحدد كل من هذه المناطق الحساسة فى مشروعك . لصاحب المشروع المبتدأ يجب أن يضع من البداية الهيكل التنظيمى لمنشأته ليرى المهام الأساسية تماما كما فى المشروع الكبير، ثم يحدد لكل مهمة الوقت المطلوب لتنفيذها على أساس منتظم . بمجرد أن تحدد المناطق الوظيفية ، يجب تعريف المهام المتعلقة بها والتى يجب اداؤها لدعم كل نشاط. إن الطريقة المثلى لعمل ذلك هى عمل قائمة بإلمهام التى تؤدى بالمنشأة. هذه القائمة يمكن توليدها من توصيف الوظيفة أو تحليل فعلى لعملية تتابع و تدفق العمل . من الأفضل إستخدام وسيلة نمطية هنا بدلا من الطريقة العادية . إذا إعتمدت على ذاكرتك ستنسى أشياء مهمة قد تؤثر على العمل

• من الذى سيقوم بالعمل :

بمجرد أن إنتهيت من التحليل التوظيفى للمهمات ، إنها مسألة ربط الأشخاص بالأنشطة . العمل المتقن فى المقام الأول سينتج عنه قائمة محددة واضحة للمهام التى يجب تأديتها مع تقييم للوقت المطلوب لإنجاز كل مهمة بشكل منتظم . والخطوة التالية هى وضع كل فرد بجانب مهمته أو مهامه لو كان يؤدى أكثر من مهمة . ذلك يساعدك على التأكد أنك إخترت الشخص المناسب لما يجب عمله . كما يساعد تحديد الأشخاص لمهام محددة يساعد على إتقانه لهذه المهمة أو المهام كما يمكنك مراقبته بدقة ومكافأته أو عقابه مما يدفع الجميع للعمل بهمة ونشاط . من خلال تحليل توظيف المهمات ن يمكنك كمالك مشروع صغير من وضع الهيكل التنظيمى الناجح لمشروعك.

• كيف تعرف الوقت والإجادة التى يتم بها العمل ؟

بمجرد أن أوكلت المهام وحددت الطرق التى يمكنك بوضوح أن تحدد إذا ما كانت هذه المهام أنجزت . بعملك ذلك فأنت تتأكد أن العمل يسير على الطريق الصحيح ، بل أيضا للتفويض الصحيح للمسئوليات بين العاملين . بوضع هيكل تنظيمى للمشروع سيعرف كل طرف ماله وماعليه لفترة زمنية محددة ليعمل الجميع لمصلحة المنشأة . . بجانب ذلك يجب على مالك المشروع أن يضع وسائل التقييم المناسبة حتى لا تثير الأحقاد بين العاملين ويشعر الجميع أن كل فرد نال ما يستحقه سواء ثواب أو عقاب كلما كانت وسائل التقييم هذه واضحة ومحددة ومعلنة للجميع بشفافية كلما كان المناخ السائد هو المحبة والتعاون بين الجميع كما سيلتزم كل فرد بالجودة والإجادة . ومن خلال مطابقة ما يصلك من تقارير مع متابعتك الشخصية سيتم تقييم كل فرد بأمانة ودقة .

• كيف تفعل ذلك ؟

إستمارة التحليل الوظيفى لإستخدام الوقت يساعدك على تحديد من الذى يقوم بالعمل فى الوقت الحالى فى المنشأة وكم من الوقت يستهلكة وبمجرد أن حددت وحللت ونظمت النتائج التى تستخدم فى رسم الخريطة التنظيمية . هنا يمكن توزيع العمل على أفراد محددة . أولا ، غطى كل مهمة لشخص محدد ثم حدد الفترة الزمنية لكل فرد لإنجاز المهمة التى وزعت عليه . ويذلك سيمكنك تحديد أى نقطة خلل ناتجة عن الإختيار السيئ للتوزيع أو للأشخاص الغير مناسبين . ومتابعة هذه الأنشطة فإن جدول تخطيط الوقت سيسمح لك أن تحدد المهمات على أساس أسبوعى والمرونة فى تحديد الأولويات للمهمات المختلفة . وبذلك يمكنك فى نهاية الأسبوع ان تقيم ما تم بالفعل والتخطيط للأسبوع المقبل . وبذلك تكون قد حققت تواصل فعال بجانب إدارة الرقابة وأدوات الرصد. رسم الخرائط تسمح لك أن تحدد بفاعلية وكفاءة المهام داخل المنشأة ، تقييم الوقت المطلوب لكل مهمة تم إعطائها لعامل محدد مناسب للمهمة. هذه المهمة ستظهر أين يحتاج المشروع لعاملين جدد لتغطية متطلبات جديدة للمنشأة. لا يوجد أحد يستطيع أن يعمل الى مالانهاية ، وإذا حدث مثلا إذا إشتغل فرد لمدة 18 ساعة بعد فترة سيفقد كفائته وحماسه للعمل . إن رسم خرائط العمل دائما تعتبر مشوقة وقيمة لنجاح العمل.

المصدر : د .نبيهه جابر

إقرأ مقاله " تغلب على مقاومة التغيير فى مشروعك " على :

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

(يجب ذكر المصدروالرابط عند النقل أو الإرتباط)