واجبات مشرف التخزين

واجبات مشرف التخزين

أسباب استخدام مشرف للمخزون

ـ تحسين مستوى الخدمة ،

ـ الحد من التكاليف اللوجستية الشاملة،

ـ التعامل مع العشوائية في أوقات الطلب والرصاص

ـ جعل سلع الموسمية متوفرة طوال العام

ـ المضاربة على أنماط السعر، الخ.

ما هى واجبات المشرف على المخزون؟

وإن كان هذا الفرد لا يبيع أو يسوق، الا انه يوفر المال للمنشأه. توظيف الشخص المناسب للإشراف على هذا الجانب من عملك يمكن أن تساعد في السيطرة على التكاليف لك.

•        تحديد إجراءات التسجيل :

يجب على المشرف وضع إجراءات استقبال البضائع. فى مرات عديدة، قد لا تتطابق فواتير البائعين مع عدد او حجم السلع التى وردت بالفعل. ينبغي أن يكون هناك نظام لدى المشرف في المكان ليس فقط لفحص الشحنات التي ترد، ولكن أيضا للإبلاغ عن اى اختلافات للإدارة.

•        وضع أسلوب التقييم :

يجب على المشرف إنشاء طرق تقييم المخزون أو جرد المخزون بالطريقة التي تتوافق مع الأساليب المتبعه فى المنشاه لتقييم المخزون. إذا كان المخزون دائر يجرى تقييم الداخل اولا يخرج اولا ، و يجب على المشرف التأكد من أن يتم وضع الأقدم واجه الرفوف. اذا كانت الشركة تستخدم طريقة الوارد فى الآخر يخرج اولا ، ينبغي أن يضع المشرف السلع الجديدة في مقدمه الرفوف. ​​تقييم متوسط تكلفه المخزون لا تتطلب من المشرف ترتيب المخزون فعليا طبقا لترتيب معين، ولكن ينبغي أن يلاحظ المشرف أي زيادات في سعر الشراء ويخطر الإدارة للعلم عن ارتفاع متوسط ​​التكلفة.

•         تحديد إجراءات انتقاء المخزون :

يجب تدريب العاملين والإشراف على انهم وضعوا المخزون المرتجع في الترتيب الصحيح. يجب على المشرف أيضا التأكد من ادخال الموظفين البند المرتجع في برنامج نظام مراقبة المخزون. هذا يجعل البرنامج يحتوي على البيانات الضروريه لتقديم تقارير مستوى المخزون وإشعارات إعادة الترتيب.

•        إجراءات الشحن :

يجب على المشرف ان يتأكد من شحن البند المباع في الوقت المناسب كجزء من تلبية الطلبات. يجب أن تشمل إجراءات الشحن ليس فقط مراجعه التعبئة ، ولكن حفظ السجلات لإبلاغ قسم المبيعات عن البنود التي تم شحنها إلى العملاء.

•        الحفاظ على الحد الأدنى المخزون :

ولعل أهم دور لمشرف المخزون هو الحفاظ على كمية المخزون على أقل درجة ممكنة. هذا يسمح للشركة لاستخدام كميات أقل من النقدية على زيادة المخزون, و استخدامها في أماكن أخرى، كما هو الحال في تغطيه تكاليف التسويق والإعلان. يستخدم مشرف المخزون توقعات المبيعات ومواعيد التسليم من البائع لإنشاء نظام ترتيب الرفوف دون أن الإفراط في التخزين عليها.

•        مسؤول المشرف في مكان العمل :

المشرفين لديهم مستويات مختلفة من المسؤولية. يجيبون على إدارة الشركة، ولكنها أيضا مسؤولون عن تطوير أنشطة موظفيهم. يمكن لفهم التحديات اليومية لهذا الدور تساعدك على أن تكون مشرف فعال وتعزز الاحترام لجهود المشرفين في الشركة.

•        الانضباط :

المتوقع من المشرفين الحفاظ على الانضباط بين موظفيها لعدة أسباب. فرض الانضباط يجعل الموظفين تركز على الأنشطة الإنتاجية المهمة ويحافظ على تكافؤ الفرص بين جميع الموظفين. ويمنع أي موظف من أداء الفرد بأنشطة محظورة في حين أن البعض الآخر يلتزم بالقواعد. هذا ينطبق على القواعد المنصوص عليها في دليل الشركة وكذلك على القواعد التي وضعها المشرف.

•         تطوير العاملين:

المشرف هو السلطة المباشرة لموظفيه. هو همزه الوصل بين مدير الإدارة والعاملين. المشرف على اتصال يومي مع الموظفين مما يمكن المشرف على تطوير مهارات الموظفين وتدريبهم. المشرف ليس فقط يقضي وقتا فى تطوير وتحسين مهارات العمل اليومي ، لكن يمكنه ان يحدد أيضا من الموظف الذى يمكن اعتباره مشرفا محتملا في المستقبل، ويلعب دورا في تطوير مهاراته.

•        حل المنازعات :

عندما ينشأ صراع في مجموعة العمل، المشرف هو الذي يجب أن يعالج الوضع. عليه ان يتحرك بسرعة لتقييم الوضع ومساعدة الاطراف على التوصل إلى اتفاق. ويمكن للمشرف مساعدة الموظفين على تجنب الصراعات او منع النزاع من الوصول إلى مستويات الأعلى من الإدارة أو السلطة التنفيذية. بسبب علاقة العمل الوثيقة بين المشرف وموظفيه، فهو قادر على فهم كل جوانب الصراع وايجاد السبل التى يتقبلها كل طرف ليصلا لفهم افضل.

•        الإنتاجية :

مسؤولية المشرف امام الشركه التأكد من أن فريق العمل يعمل بأقصى قدر من الكفاءة. يقدم المشرف أهداف الإنتاج للمجموعة، ثم عليه أن يحدد الطرق التي من خلالها تعمل المجموعة على تحقيق هذه الأهداف. الأمر متروك للمشرف لتطوير فهم مستويات المهارة لكل موظف بشكل صحيح وتطبيق هذه المهارات في الحفاظ على مستويات إنتاجية الشركة.

واجبات مدير المخازن :

•        الشراء :

مديري المخازن مسؤول عن شراء السلع أو المواد أو المنتجات لشركاتهم. يقوموا ايضا بعمل العقود المبرمة بين الموردين و مؤسساتهم، ثم عليهم متابعه العقود. يجب عليهم ايضا مراقبة المخزون باستمرار و التسعير والجودة لضمان أنهم يلبوا احتياجات الشركة.

•         تتبع المخزون :

يجب على مديرالمخازن تتبع بعناية كل من المخزون ومستويات المبيعات لتفادي النقص أو الفائض التي قد يؤثر على الإنتاج والمبيعات أو التصنيع. يجب أن يحتفظ بالسجلات ورصد الإمدادات والعمل بشكل وثيق مع الموظفين الآخرين للحفاظ على مستويات المخزون المناسبة.

•        تقييم الموردين :

يجب على مدير المخازن تقييم الموردين باستمرار للتأكد من أن السلع أو الخدمات التي ذات نوعية جيدة. يجب أن يقابل الموردين المحتملين ويتحقق من سجلاتهم لخدمة العملاء لضمان أن التأخير في التجهيز أو الإنتاج لن يؤثر على أرباح منشآتهم. على مدير المخازن الحفاظ على المخزون و أيضا على علاقات عمل جيدة مع الموردين والتواصل معهم بخصوص اى مخاوف أو مشاكل .

•        رصد الظروف المحيطه :

يجب على المديرين مراقبة الظروف الإقتصاديه للتأكد من أنه تم شراء السلع والخدمات بأسعار تنافسية. يجب أن نفهم كيف يمكن ان يؤثر نقص المواد أو المنتجات على أسعار الشراء والتواصل عن تقلبات السوق لموظفي االمنشاه الأخرى لضمان الربحية.

•       رصد المنافسين :

يجب على مدير المخازن رصد مستويات مبيعات الشركات المنافسة للحفاظ على الربحية لمنشأتهم. إذا منحت احد الشركات خصما على المنتجات أو الخدمات ، يمكن أن تتأثر مستويات المخزون فى الشركات الأخرى. من المهم بالنسبة لمدير المخازن الإبطاء فى الإنتاج أو الشراء عند الضرورة لتجنب الفائض الكبير للمنتج و ركوده.

•       الحفاظ على المعرفة التقنية :

من أجل شراء السلع والخدمات المفيدة لشركاتهم، يجب على مديري المخازن الحفاظ على المعرفة التقنية للأشياء التي يشترونها. يجب أن يفهموا كيف ان المنتجات منتهيه الصنع أو المواد أو الخدمات تعمل.

توصيف وظيفه مشرف المخزون :

ويشرف على تتبع وجرد المخزون و كتابه التقارير عن حركه البضائع و الإشراف على العاملين في المستودع.

التعليم :

أصحاب العمل يفضلون درجة ذات صله في مجال الخدمات اللوجستية، والأجراءات المحاسبيه ، ولكن يمكن قبول أولئك الذين لديهم شهادة الدراسة الثانوية وعدة سنوات من الخبرة في إدارة المخزون والإشراف.

المؤهلات :

مشرف المخزون يجب أن يكون لديه مهارات فى الرياضيات والقدرة على العمل مع برامج الحاسوب والبرمجيات للجرد، فضلا عن المهارات التنظيمية القوية.

الخبره :

فإن معظم أرباب العمل تتطلب خبرة سابقة فى الإشراف وإدارة العاملين ومراقبة المخزون. اعتمادا على مجال المنشأه، قد تشمل المؤهلات الأخرى معرفة درجات حرارة التخزين , المخزون , واللوائح ذات الصلة لتنظيف المستودعات.

الإدارة :

قيادة فريق العمل, وهذا يشمل التوظيف والتدريب وجدولة الموظفين، وسياسات وإجراءات ضمان تطبيق السياسات لضمان الجودة ودقة الجرد. المسؤوليات الإدارية الأخرى تشمل التعاون مع مديري المشتريات لخلق إجراءات فعالة لمراقبة المخزون، وكذلك الحفاظ على المخزون على المستوى المناسب والتأكد من الإلتزام بحدود الميزانيات المالية.

إدارة مراقبة المخزون :

هؤلاء المشرفيين يعملوا على ضمان مستويات المخزون دقيقة. تلقى السلع وهذا ينطوي على ضمان الإشراف على شحن واستلام البضائع والمنتجات، متوافقة مع معايير الجودة للمنظمة، وكذلك تلقى إخطار الشراء لأجل اعمال الجرد الإضافية حسب الحاجة. مشرف المخزون يتابع هذه المراجعات عن طريق توجيه العاملين إلى تطبيق دوره المخزون على أساس مجدول. وهذا ينطوي على ترتيب الأوراق المالية لضمان دقة مستويات المخزون والجرد للتخلص من البنود القديمة أو لم تعد عليها طلب للبيع أو الاستخدام.

الراتب الشهرى:

يمكن للرواتب ان تختلف اعتمادا على نطاق المسؤوليات، وعدد الموظفين العاملين تحت اشرافك و كمية المخزون المطلوب مراقبته والإشراف عليه.

نموذج وصف الوظيفــة

اسم الوظيفه:

مشرف المخزون

ملخص الوظيفه:

الوظيفة والمجال: لتوفير المهارات الإدارية والفنية اللازمة للإشراف على أنشطة قسم مخزون كبير. مسؤول عن الحفاظ على سجلات الوارد والخارج ورفع تقارير الحركه للاداره

وظائف أساسية:

تشمل ولكنها لا تقتصر على ما يلي:

•      تشمل الإشراف على العاملين
•        يشرف على وضع التقارير عن حركه المخزون.
•       يشرف على إعداد تقارير الجرد الشهرية، والسنوية،.
•    العام من قبل استعراض دقة تقارير الجرد والسجلات.

وظائف ثانويه:

اى واجبات أخرى يكلف به.

الخبرة المطلوبه : أربع سنوات من الخبرة في أساليب الجرد والإجراءات المحاسبية أو تجربة فى الأعمال ذات الصلة، بما في ذلك سنة واحدة في القدرة الإشرافية.

المعارف والمهارات والقدرات الأخرى:

•     المعرفة فى أجهزة الكمبيوتر و مايكروسوفت.
•        الإلمام بالإنجليزيه
•        مهارات قياديه
•      مهارات الاتصال

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " المشاكل الشائعه فى إداره التخزين " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber/posts

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )