الاثنين، 18 فبراير، 2013

كيفية إعطاء التعليمات شفهيا


كيفية إعطاء التعليمات شفهيا
إعطاء التعليمات الشفهية غالبا ما يكون الطريقة الأسرع والأكثر فعالية لتوصيل الأفكار في مكان العمل. ولكن، يمكن للاتصال اللفظي ما يترك مجال للخطأ والارتباك. وترد كل يوم في العمل تعليمات شفهية للمديرين والموظفين وحتى للعملاء. للأسف، كثيرا ما تنسى معظم هذه التعليمات أو يساء تفسيرها، مما يؤدي إلى أخطاء والحاجة إلى تكرار التعليمات. و تؤثر هذه المشاكل على ربحية الشركات الصغيرة من خلال تقليل الإنتاجية، وخلق الإحباط وخلق منتجات ذات نوعية رديئة أو خدمات سيئه. إذا كنت صاحب شركة صغيرة، أو إذا كنت مديرا، انت بحاجة لمعرفة كيفية إعطاء التعليمات الشفهية بطريقة تجعلها واضحة وموجزة و قابله للتنفيذ. اتباع الخطوات البسيطة التاليه تجعلك على المسار الصحيح وتجعل المهمات تتم بشكل صحيح.
  • فكر قبل أن تتحدث: لا ترد فقط دون أن تفكر فى ما كنت تخطط لتقوله. قد تصرح بشىء من المفترض ان لا تقوله, أو تقوله بطريقة خاطئة يساء فهمها. التفكير قبل الكلام مهم لأنه يمنحك الوقت لصياغة أفكارك و ترتيبها.
  • اجذب الاهتمام: قبل إعطاء أي تعليمات، تأكد أن الجميع ينصت باهتمام. وضح من يحتاج للاستماع إلى التعليمات عند مخاطبه مجموعات كبيرة وتأكد من أن الجميع يمكنهم سماعك. تواصل بالعين مع أكبر عدد من الحاضرين حتى يمكنك المحافظه على اهتمامهم و استمراريته.
  • ابطىء قليلا : كثير من الناس يتحدثون بسرعة عندما يتم إعطاء تعليمات مفصلة أو طويلة. قد يبدأوا ببطىء ولكن اثناء انفعالهم باعطاء الإرشادات سرعتهم تتزايد حتى يصعب ملاحقتهم. لضمان أن الموظف أو العميل قادرا على فهم والاحتفاظ بجميع المعلومات التي تقدمها لهم تحدث ببطء.
  • اعطي عدد قليل من التعليمات في المره الواحده: سوف ينسى الناس بسرعة كميات كبيرة من المعلومات. من المفيد إعطاء الأرقام المقابلة لكل بند حتى لا يتم إغفال أي شيء ويمكن للافراد ان يكونوا على يقين من عدد الأشياء المطلوب منهم القيام بها.
  • استخدام كلمات بسيطة: استخدم مفردات واضحة وموجزة؛ لا تستخدم لغة معقدة وجمل طويلة بينما كلمات بسيطة تؤدى الغرض.استخدم الإشارات عند الضروره لتأكيد معنى التعليمات. لا تحرك ذراعيك دون داع او بشكل مبالغ فيه، لأنها تشتت وتربك المستمعين.
  • لخص التعليمات مع أي توضيحات لازمة : تجنب تكرار كلامك،حتى لا تبدو وكأنك تعاملهم كتلاميذ . اعطي ملخص فقط للتعليمات السابقة، وعدم إضافة اشياء اضافية أو تغير فى الأوامر حتى لا تخلط الأمور.
  • شجع على طرح الأسئلة : قد تعتقد أن التعليمات كانت واضحة تماما عندما طرحتها بينما هى ليست كذلك. هذا هو السبب في أنه من المهم أن تطلب من الشخص او الأشخاص الذي يتم التواصل معهم تأكيد إذا كانوا فهموا المطلوب منهم وإذا كان لديهم أي اسئله يريدوا طرحها.اطلب من الحاضرين تكرار التعليمات في كلماتهم  و باسلوبهم الخاص. اسأل ما إذا كانت هناك أي أسئلة أخرى, وإعطوا الأفراد فرصة لإثارة أية مخاوف او استفسارات متعلقه بالتعليمات. إذا كان الموضوع الذى يريد اى من الحاضرين ان يستفسر عنه محرجا أو شخصيا، عرفهم أنهم يمكن أن يتناقشوا معك على انفراد بخصوص هذه القضايا.

المصدر: د. نبيهه جابر
إقرأ مقاله " المثابره هى مفتاح النجاح " على:
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق