نجاح التواصل فى فريق عمل

نجاح التواصل فى فريق عمل

تيسير ايجاد الحلول الجماعية تعتمد على إنشاء الإطار الذى ستسير عليه العمليه قبل النظر فى المحتوى. إطار لإبقاء الاتصال على المسار الصحيح، و فى الموضوع، والخروج من الفخاخ الشائعة التي تعوق تعظيم النتائج. هناك مبادئ توجيهية مجربة وحقيقية من شأنها أن تسهل المواحهات فى أي اجتماع، والعمل معا في إطار هذه المبادئ التوجيهية، أي الفوز بحلول ترضى الجميع والتي تخدم جميع الأطراف المعنية.

وهنا مبادئ توجيهية استعملت بنجاح مع فرق، و مجالس الإدارة، ومجموعات عمل من جميع الأحجام:

1. الغاء اللوم من المعادلة. توجيه أصابع الاتهام واللوم يخرج أي نقاش عن مساره، وبعيدا عن البحث عن حلول. لن يتم الوصول الى حل لأي مشكلة بالقاء اللوم وتبادل الإتهامات .هذا يخلق الفتنة فقط، العار والخجل، واتخاذ المواقف الدفاعية "اذا تمت افشاره لشخص بعينه"؛ هذا السلوك غير مفيد اطلاقا.

2. السعي للحصول على حل مربح للجميع. إن تأثير أي إجراء يكون دائما له عواقب. لكن النتائج تتغير مع التحرك بعيدا عن الفرديه إلى صالح مجموعة أكبر من الاشخاص. أفضل الحلول هى التى تؤثر على أكبر عدد من الأشخاص بطريقة إيجابية. تفوق صالح العديد من الأفراد خير من صالح القليل من الافراد او أو واحد فقط.

3. ساهم فى الحلول، وليس المشاكل فقط. نحن نعلم جميعا انه من الاسهل الانتقاد عن الإبتكار. الانتقادات ليست جزءا مفيدا بشكل خاص فى حل المشاكل. الاعتراف بالخطأ في الحل المقترح مفيد؛ لكن مجرد اطلاق النار على الأفكار المعروضه لتحطيمها غير مفيد ولا يوصل لشىء.

4. وجهات نظر عديده تكون الكل. اسمح لوجهات نظر مختلفة في التعايش معا. لا يمكن أن يكون وجهه نظر فرد هى الحقيقه المطلقه ، ولذلك التمسك بوجه النظر و المجادله لاثبات ذلك هو مضيعة مدمره للوقت. خلق الحلول التي يمكن أن يعيش كثير من الناس مع يتطلب مدخلات جهات نظر عديدة.

5. الحل الوسط ليس استسلاما. هناك أوقات حين يكون فرد أو مجموعة من الأفراد "تريد" ما لا يخدم الصالح العام للمجموعه بكامل هيئتها. نحن بحاجة إلى وضع مصلحه الجميع قبل ما يريد الفرد ، وايجاد حل يعمل لصالح الجميع.

آداب المناقشة فى مجموعة

العديد من المشاكل التي تنشأ نتيجة المناقشة الجماعية تأتى من الأعضاء الذين ليس لديهم مهارات المناقشة. أن تكون قادرا على المشاركة بشكل صحيح في مجموعة مناقشة يشبه القراءة. إذا كان لديك الكثير من الخبرة فى المناقشات، فمن المحتمل أنك سوف تحقق نتائج جيدة في مجموعة المناقشة.

ومع ذلك، إذا لم يكن لديك خبرة فى المناقشات الجماعيه، قد لا تعرف كيفية المشاركة فيها بشكل صحيح. هناك قدر معين من آداب الحديث التي سوف تحتاج إلي اظهارها عندما تشترك في المناقشة.

البقاء داخل الموضوع:

خلال المناقشة، من المهم للأعضاء الإلتزام دائما بالموضوع. من عدم اللياقه طرح قضايا التي لا تتعلق بموضوع المناقشة. عندما يخرج الأعضاء عن الموضوع الأصلى لموضوعات فرعيه اقل اهميه، فإنها يمكن أن تضيع الوقت وتمنع الجماعة من تحقيق الهدف الأساسى للنقاش. معظم المناقشات الجماعيه لها حد زمني. ويكون للفريق سوى القليل من الوقت بحيث لا يسمح بإضاعتة فى الحديث حول مواضيع ليست ذات صلة بالموضوع الأساسى. وبسبب هذا، فمن المهم دائما للتأكد من ترتبط أية أسئلة أو بيانات التي تطرحها على الموضوع. شكل آخر من آداب جيدة في المناقشات الجماعية هو أن نسأل أسئلة مفتوحة بدلا من الأسئلة مغلقة حتى نفتح النقاش.

استخدام الأسئلة المفتوحة النهايات:

السؤال المفتوح النهايه هي تلك التي لا تحتاج إلى جواب محدد. ذلك هو السؤال الذي تم تصميمه للحصول على ما يدور فى تفكير المجموعة. المرة الوحيدة التي ينبغي أن يطرح سؤال مغلق هو إذا كان هناك معلومات محددةيجب ان تعرفها المجموعة. الأسئلة المفتوحة هي مهمة لأنها تسمح للأعضاء بالتفكير. إذا كانت المسألة تخص مشكلة، فإنها تجعل الأعضاء قادرين على التوصل إلى عدد من الحلول المختلفة. إذا كان قاطع أحد الأعضاء آخر اثناء حديثه، هذا هو مثال على سوء الآدب. لا يجب أن يفعلوا ذلك أبدا. فمن غير المهذب ان تقاطع، لان هذا يمكن أن يؤدي إلى صراع بينك وبين الشخص الذي قاطعته.

 اعلن عن رايك :

من المهم ان يوضح الجميع وجهة نظره. إذا كان لديك خلاف مع المتحدث او تعليق أو بيان تريد تقوله، انتظر حتى ينتهي من حديثه قبل أن تتحدث. معظم المناقشات تتطلب من مجموعة الأفراد أن يرفعوا أيديهم قبل أن يطرحوا سؤال أو الإدلاء برأى، وهذا هو ما يجب أن تتبعه. إذا كنت لا توافق على بيان أو فكرة قدمت من قبل شخص آخر، فمن المهم أن تقولها بطريقة مهذبة. في مناقشة المجموعة، من المهم تجنب الصراع، لان هذا يمكن منع الجماعة من أن تكون قادرة على الوصول إلى الهدف بنجاح.

على سبيل المثال، مثال على سوء الآداب ان تقول شيئا مثل " فكرتك هذه لن تعمل " أو "فكرتك التى تعرضها ليس لها أي معنى." هذه هي العبارات يمكن أن تكون ضارة للعضو الذي توجهها له. هل تريد أن تتجنب ذلك. ثمة بديل جيد لهذه العبارات هى "هذه الفكرة تثير بعض القضايا الخطيرة" أو "لا أرى وجهة نظرك، ولكن هناك عددا من المشاكل التي قد تنشأ." هذه البيانات هما أمثلة لآداب المناقشه، ويجب ان تستخدمها إذا كنت ترغب في النجاح. لا يوجد شيء خاطئ مع عدم الاتفاق مع شخص فى ما يقول. و لكن، سوف تحتاج ان تعبر عن رأيك بطريقة مهذبة، ويجب أن تكون لديك أسباب وجيهة لرأيك هذا.

لا تستخدم فكرة شخص آخر :

ان من الآداب السيئة استخدام الأفكار التي طرحت من قبل شخص آخر. خلال الاجتماع، ينبغي النظر في كل الأفكار، وينبغي ان لا تسخر من أحد بسبب فكرة طرحها. قد يكون له اكثر من سبب وجيه لذلك.

أولا، إذا تمت السخريه من أحد أعضاء المجموعة لأن فكرتة سيئة، هذا قد يجعل الأعضاء الأخرى يشعروا بعدم الارتياح إزاء تقديم أفكارهم هم ايضا. وهذا يمكن أن يؤدي إلى الحالة التي يكون فيها جزء كبير من الأعضاء لا يشاركون بنشاط بسبب الخوف من الإذلال من خلال تحقير أفكارهم. المناقشات الجماعية تعتبر من الأحداث الهامة التي تسمح للافراد بتبادل الأفكار أو ايجاد الحلول للمشاكل. عندما يتناقش أعضاء المجموعة بأدب، وسوف تكون المناقشة مثمرة للغاية.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله "  حواجز التواصل الفعال في العمل الجماعى " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber/posts

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )