مستندات الإجتماعات

مستندات الإجتماعات

إجتماع مجلس الإداره مع العاملين من أهم طرق الإتصال فى المنشأه. لا يمكن لأى إجتماع أن يكون له فائده دون كميه من الأعمال الكتابيه التى تتم.

مستندات الإجتماعات هى :ــ

· الدعوه للإجتماع :

كل الإجتماعات الرسميه تتطلب دعوه ترسل لكل ماهو مطلوب أن يحضر. هذه الدعوه قد تكون مجرد تذكره , بما أن اليوم و الميعاد قد تحدد من قبل فى إجتماع سابق. عاده يكون أسبوعين مده كافيه لإرسال الدعوه, ولكن إذا كان المجتمعين كلهم فى قسم واحد وأثناء فتره العمل , يمكن أن ترسل الدعوه قبل الإجتماع بفتره قصيره. وتكتب الدعوه كالآتى:ــ

" سيعقد يوم الثلاثاء الموافق 8 إبريل/ 2010 الساعه 11 صباحا إجتماع المجلس التنفيذى فى حجره الإجتماعات."

الدعوه للإجتماعات ليست لها شكل واحد. و لكنها جميعا يجب أن تكون مختصره وتحتوى على التاريخ و الوقت ومكان الإجتماع. والدعوه تعدها السكرتيره أو السكرتير ويوقعها رئيس مجلس الإداره.

· جدول الأعمال :ــ

مثل الدعوه تعده السكرتيره, بتعليمات رئيس مجلس الإداره, وتوزع على أعضاء المجلس. وجدول الأعمال عباره عن بنود الموضوعات التى تناقش فى الإجتماع بترتيب أهميتها. ويوزع الجدول على الأعضاء قبل الإجتماع من أجل إعطائهم الفرصه لدراسه البنود المعده , وتحضير الإقتراحات بالتعديل أو التحسين أو الإضافه. و من أجل دعم النقاش تدعم الموضوعات بالمستندات المتعلقه بها. و تحدد الموضوعات و ترتيبها طبقا لما تم فى الإجتماع السابق . بعض البنود المعينه يجب أن تظهر فى الجدول :ــ

• الإعتذارات .

• محضر الأجتماع السابق .

• المواضيع التى ستناقش .

• ما يستجد ( وهى مناقشه موضوعات لم تكن مدرجه فى جدول الأعمال).

• ميعاد الإجتماع المقبل .

و يجب أن ترتب البنود بحيث تميزبسهوله وبمجرد النظر إليها, كما يجب ترقم للرجوع إليها وقت الحاجه.

· المحضر :ــ

و هو سجل مكتوب لما دار فى الإجتماع. وتعده السكرتيره أو السكرتير أثناء الإجتماع كمسوده. و يقدم بهذا الشكل إلى رئيس مجلس الإداره للموافقه عليه قبل نسخ الصوره النهائيه ثم توزيعها على الأعضاء للتوقيع عليه .إذا أشار أحد الأعضاء لخطأ ما فى المحضر, وأيده عضو آخر وجب تصحيحه قبل أن يوقع على المحضر رئيس المجلس. ويجب أن يكون محضر الإجتماع مطابق لترتيب نقاش الموضوعات كما وردت فى جدول الأعمال. ويتتضمن المحضر أسماء الحاضرين فى الإجتماع. فى الإجتماعات الموسعه يمكن الحصول على أسماء الحاضرين إما بتمرير كشف للتوقيع فيه أو وضع دفتر توقيعات على باب حجره الإجتماعات للتوقيع فيه عند دخول الأعضاء .

كتابه المحضر :ــ

• يكتب بالضمير الغائب و فى الزمن الماضى.

• الدقه من أهم ما يميز المحضر لأنه يجب أن يعطى تقرير صادق وأمين لما دار فى الإجتماع.

• الإختصار من الأساسيات لأن الهدف من كتابه المحضر هو تقديم ملخص للنقاط الرئيسيه.

• الوضوح شىء حيوى لأن المحضر هو السجل المتاح الوحيد للأعضاء الذين لم يتمكنوا من الحضور لأسباب طارئه. على السكرتيره أو السكرتير أن لا تبالغ فى الإختصار على حساب الوضوح.

• إستخدام الجمل الكامله القصيره و لكن المفهومه و الواضحه .

المصدر: د. نبيهه جابر

قرأ مقاله " الإجتماعات و أنواعها " على :

http://kenanaonline.com/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل أو الإقتباس )