الاستعانة بعماله من خارج المنشأه (Outsourcing)

الاستعانة بعماله من خارج المنشأه (Outsourcing)

الاستعانة بمصادر خارجية هو تعاقد شركة مع شركة أخرى لتقديم الخدمات التي كانت ستقدم خلاف ذلك بموظفين معينين داخل هذه المنشاه. يمكن في كثير من الأحيان قد يتم تنفيذ المهام التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية , من داخل الشركة نفسها، ولكن قد تكون هناك مزايا مالية تحققها المنشأه من الاستعانه بعماله من مصادر خارجية تجعلها تفضيلها.

أسباب الاستعانة بمصادر خارجية :

هناك العديد من الأسباب التى تجعل الكثير من المنشآت تستعين بمصادر خارجية من العماله لوظائف مختلفة ، ولكن الميزة الأكثر بروزا أنه في كثير من الأحيان يوفر المال. العديد من الشركات التي تقدم الخدمات قادرة على القيام بالعمل مقابل مبلغ من المال أقل بكثير، لأنها ليس من المطلوب منها أن توفر مزايا اخرى غير المرتب للعاملين, كما ان النفقات العامة لديها أقل مما يدعوها للقلق و المطالبه بمبالغ طائله. اعتمادا على الموقع، فان الشركات التى لها فروع فى الخارج ,قد يكون أيضا اوفر الاستعانة بمصادر خارجية تقع في فى البلدان التى لها فروع بها.

الاستعانة بمصادر خارجية  يسمح للشركات بالتركيز على القضايا التجارية الأهم الأخرى في حين العاديه او التى تتطلب مهارات و خبرات غير موجوده تتم من قبل خبراء خارجيين. وهذا يعني أن كمية كبيرة من الموارد والاهتمام، التي قد تقع على عاتق المهنيين و الإدارة، يمكن استخدامها لقضايا اوسع و أكثر أهمية داخل المنشأه. الشركة المتخصصة التي تتولى توريد العماله الخارجية في كثير من الأحيان لها فروع فى انحاء كثيره، وغالبا لها قدرات عالمية المستوى للتكنولوجيا الجديدة التى لا تستطيع المنشأه التى تستعين بها أن تشتريها لنفسها. بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت الشركة تتطلع لتوسيع نشاطها،فان الاستعانة بمصادر خارجية هو وسيلة فعالة من حيث التكلفة لبدء بناء المؤسسات في بلدان أخرى.

المساوىء المحتمله للإستعانه بمصادر خارجيه :ــ

هناك بعض السلبيات للاستعانة بمصادر خارجية أيضا. واحدة من هذه هي أنه في كثير من الأحيان تمنع الاتصال المباشر بين الشركة وعملائها. وهذا قد يمنع الشركة من بناء علاقات متينة مع عملائها، وغالبا ما يؤدي إلى عدم الرضا على احد أو كلا الجانبين. هناك أيضا خطر عدم القدرة على السيطرة على بعض جوانب الشركة، نتيجه تأخر الاتصالات وتنفيذ المشاريع . أي معلومات حساسة تعتبر أكثر عرضة للتسرب، كما ان الشركة قد تصبح اكثر اعتمادا على الشركه التى تقدم العماله الخارجية للغاية، والتي يمكن أن تؤدي إلى مشاكل نتيجه اخلال هذه الشركه فى التنفيذ او التراجع عن العقد المبرم بينهما فجأة.

هل حان الوقت بالنسبة لك للاستعانة بمصادر خارجية كجزء من عملك؟ الجواب يعتمد على عدد من العوامل. كيف يمكنك أن تعرف متى يكون الوقت مناسب لعمل ذلك, وكيف يمكنك أن تذهب نحو توظيف خارجي لاول مره؟.

• عندما يكون لديك المال:

بادئ ذي بدء، يحتاج عملك أن يكون مربحا وله إيرادات تكفى للتعاقد مع موظفيين خارجيين. إذا كنت بدأت للتو، من الأفضل القيام بمعظم المهام في الداخل. هذا يوفر المال. و يتيح لك ايضا فرصة لتتعلم والاجاده و معرفه النظام الذي يعمل بدقه ويدر المال .

• تخفيض الوقت لك / و للموظف :

دعونا نقول اذا كنت تدفع للموظف  20 جنيه فى ساعة للعمل بدوام كامل. جزء من الوقت، الذى يتم إنفاقه للقيام بمهام يمكن أن يتم بالاستعانة بمصادر خارجية لادائها بمبلغ 3 جنيهات في الساعة يفضل ان توكل لموظف من الخارج.

هذه حجة قوية جدا للاستعانة بمصادر خارجية. لكن يجب ان تلاحظ انه في حين أن المهام الحساسة العديده التى نستعين لتنفيذها بمصادر خارجية قد لا تنجز من دون حدوث انخفاض في الجودة، كما ان هناك أيضا العديد من المهام اليدوية في طبيعتها يمكن الاستعانة لعملها بمصادر خارجية بدل من تضييع وقت العمل فيها.

وينطبق الشيء نفسه على الوقت الخاص بك كصاحب عمل. يمكن لصاحب العمل ان لا يحدد ثمن ساعه عمل لنفسه او يقيمها بالجنيه، ولكن إذا وجدت ان ساعتك تكلف 50 جنيه فى الساعه ، يجب عليك أن تنظر بجدية للاستعانة بمصادر خارجية لتؤدى كثير مما تتحمله.

• ابدأ ببطء عند الإستعانه بمصادر خارجيه:ــ

لا تتسرع في الاستعانة بمصادر خارجية. انها ليست حول العثور على اى شخص يقابلك لهذا المنصب. ولكن حول العثور على الشخص المناسب ذو المهارات و الخبرات اللازمه.

 الأول، حدد الميزانية. كم تريد أن تدفع لهذا المشروع؟

ثم اسأل نفسك: كيف تعرف ان عمل عظيم قد تم؟ ما هي المعايير الداخلية الخاصة بك لتحديد ما إذا كان العمل جيد؟ عند القيام بالتحليل،حدد اجراءات العمل خطوه بخطوه او المعايير الداخليه التى  يمكن قياس العمل عليها ؟

انشر ذلك على الإنترنت لشركات توريد العماله. انتظر حتى تجد مرشحا تريده حقا. ثم، امنحهم مشروع كاختبار وانظر كيف يقومون به. إذا كان طريقتهم لا ترقى إلى المعايير الخاصة بك، لا تستأجرهم مرة أخرى. يجب ان تكون اختباراتك صغيرة في البداية.استمر فى الإختبار حتى تجد الشركه التي تعتقد حقا انه يمكنك التعامل معها. ابقى خطوط الاتصال مفتوحة فى اعطائهم عمل محدود اذا حافظوا على المستوى المطلوب تعاقد معهم.

• هل الوقت المناسب لك؟

إلقى نظرة موضوعية على عملك. هل هناك بعض المهام يمكن لشخص آخر أن ينفذها ؟ هل أنت تنفق وقتك أو وقت الموظفين فى عمل الأشياء التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لتأديتها؟ هل يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهام دون انخفاض في الجودة؟

إذا كنت تعتقد أن الجواب هو نعم، ابدأ البحث عن مصادر خارجيه اليوم. وسوف تساعدك تلك المصادر الكفء فى تخفيض التكاليف مع تحسين الكفاءة.

فوائد الاستعانة بمصادر خارجية :ــ

يمكن الاستعانة بمصادر خارجية تعطيك فوائد عديدة لمؤسستك. وفيما يلي قائمة من هذه الفوائد:

1. الاستفادة من ذوي المهارات المهنية :

الاستعانة بمصادر خارجية تمكنك من تحقيق ميزة تنافسية في السوق بين زملائك. العاملين المتعاقدين من الخارج المهرة والمهنيين يوفروا لك دقة ممتازة في العمل.

2. لتوفير الوقت والمال والموارد والبنية الاساسيه :

عند توفير العمل بالتعاقد،انك تعمل على توفير الوقت والجهد والمال، والموارد، والقوى العاملة والبنية الاساسيه. انك توفر الاستثمارات الثابتة غير ضرورية. الاستعانة بمصادر خارجية يزيل عبء الحفاظ على البنيه الاساسيه. أنه يوفر الكلفة وكذلك التدريب، كما لن يكون عليك ان تستثمر في قوى عاملة كبيره.

3. يمكن تخفيض أعباء العمل :

فائدة أخرى هي أن الاستعانة بمصادر خارجية منظمة سيجعل منشأتك لديها الوقت للتركيز على الأعمال الأساسية والموظفين الداخلين و الاستفاده منهم لاستخدام أفضل. وهذا يؤدى إلى نمو كبير في الأعمال الأساسية للمنشأة.

4. الاستفادة من أداء أفضل مع تكنولوجيا سير العمل مقدما :

من خلال الاستعانة بمصادر خارجية يمكنك الحصول على خدمات الخبراء و الاشخاص ذو المهارات. سيكون مع الاستعانه بمصادر خارجية حق الوصول إلى أفضل وأحدث التكنولوجيا في سير العمل. وسوف توفر لك الشركه المورده للعماله الخدمات الأكثر كفاءة و بتكلفه اقل.

المعايير المحدده لقرارك بالاستعانة بمصادر خارجية أم لا :

 عندما تكون هناك مهمة معينة لا تدخل فى الكفاءة الأساسية الخاصة بك وليست جزء رئيسي من منشأتك, و لا تولد أي أرباح وليست مصدرا لميزة تنافسية يمكنك الإستعانه بشركه عماله خارجيه. على سبيل المثال: انت تملك متجر على الانترنت الذي تحصل منه على الدخل نتيجه المبيعات بالتواصل مع العملاء على النت, ولكنك تريد زياده الدخل برفع مشروعك مرتبة أعلى في محركات البحث. هنا عليك أن تنظر فى الاستعانة بالشركات المتخصصه فى مجال محركات البحث تؤدى المهمه بدل من تعين موظف لن يفيد فى شىء بعد انتهاء المهمه وتتحمل تكاليفه دون ناتج.

• المهمة المتكررة أو الروتينية التي تهدر وقتك :

هذه المهمات التى تهدر الوقت وتشغلك عن ما هو مهم و اساسى و من المفترض ان تقوم به لصالح العمل. على سبيل المثال إذا كنت تقوم بتشغيل مشروع تجاري صغير, يجب عليك أن تنظر فى الاستعانة بمصادر خارجية كالمحاسب القانونى لمراجعه حساباتك او استشاره محامى عند التعاقد.

•   المهمة لا تحتاج اليها سوى لمرة واحدة أو تتكرر في فترات معينه منتظمة:

 على سبيل المثال، عندما تريد إعادة تصميم موقعك على الانترنت. طبعا تعلم تصميم المواقع الإلكترونية لا يكون خيارا, الاستعانة بمصادر خارجية  لعمل ذلك  سيكون الحل لان ذلك يتم لمره واحده او كل عده سنوات.

•  الاختيار بين اذا ما كان ارخص ان تؤدى المهمة انت أو موظفيك :

هذا هو واحد من القرارات الصعبة: لا يوجد سوى 8 ساعات في يوم عمل بالنسبة لمعظم الشركات، وخلال تلك الساعات عليك وموظفيك القيام بالمهام الضروريه اليومية: البيع والترويج والابتكار وإدارة خدمه العملاء ورعاية الزبائن. إذا ظهرت مهمة من شأنها أن تشغلك عن القيام بأعمالك الأساسية ، من الأفضل فى هذه الحاله الاستعانة بمصادر خارجية، حتى لو كانت ستكلف أكثر من ان تفعله داخل المنشأه . وايضا قد يؤذى عملك عن طريق إهمال المهام الهامة و الضروريه.

• المهارات اللازمة لتنفيذ مهمة متخصصة :

لا معنى أن يستخدم موظف دائم لتنفيذها. هناك أشياء صغيرة كثيرة يمكن ان تظهر من وقت لاخر . لا تستطيع تحمل أن يكون هناك موظف متخصص لكل مهمة متخصصه الى حين ظهورها .... على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بمشروع لبيع أجهزة الكمبيوتر الشخصيه وتقدم الخدمات  المتعلقه بها. قد يأتى شخص يطلب منك إصلاح خادم server)  (قوي و هو عمل لا صله له بمشروعك ، من الافضل الاستعانة بمصدر خارجي كمهندس متخصص له خبره ليؤدى المهمه التى قد لا تظهر كثيرا او لمره واحده و لن تتكرر.

• مهمة لا يحب الأشخاص القيام بها :

هناك مثال بسيط : إذا كنت لا تحب تنظيف المنزل ، يمكنك استئجار عامل نظافة للقيام بذلك نيابة عنك! باختصار، يجب أن تفعل الأشياء التي تحبها و ما تفعلها بشكل أفضل.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " القرار السلوكى " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber/posts

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )