التعامل مع مشاكل الاتصال في العمل

التعامل مع مشاكل الاتصال في العمل

ما الذى يؤدي إلى مشاكل الاتصال في مكان العمل؟

· يسعى الشخص المسئول جاهدا لتحقيق التواصل بين الموظفين ليرفع من فعاليتهم وكفاءتهم، و يحقق الحد الأدنى من استهلاك الوقت والتكلفة إذا ما فهم الرساله بدقه.

• الاتصال فى إتجاه واحد :

تنشأ المشكله نتيجة سوء الفهم عندما يتلقى الموظفين رسالة و لا يفهموها ولا يتلقوا التوضيح المطلوب فى الحال. سوء التفاهم يحدث أيضا عندما يقوم المدير بغلقا محاضره عن المطلوب تنفيذه بدلا من مناقشه المواضيع مع الموظفين ، وحتى التواصل من شخص لاخر ، إذا كان طرف يستمع فقط بدلا من السؤال للتوضيح، وإعادة صياغة كلمات المتكلم ليتأكد من فهمه لما يقال ، غالبا ما يؤدي ذلك لخلل في الاتصالات.

• قضايا تتعلق بالمشاعر:

عادة ما يصبح الشخص دفاعي عندما يشعر أنه مهددا، إذا كان الموظف يشعر ان زميل له يقلل من مهاراته، عندئذ يركز على مشاعره من تعرضه للتهديد بدلا من الموضوع الذى يناقش. الدفاع عن نفسه يأخذ الأسبقية على مناقشة العمل.وبالمثل، إذا كان الموظف يشعر بالغضب من زميل له، فانه قد ينتقد بقسوة أو يهاجم شفهيا هذا الزميل و قد يتعدى الأمر ذلك. التواصل بينهما يصبح مستحيلا تقريبا حتى تحل المشكلة.

• الفشل فى الاستماع :

عندما يسمع الموظفين ما يريدون سماعه، وليس ما يقوله المتكلم في الواقع، تتشتت المعانى ويضيع التركيز ،مثال , عندما يرغب بقوة إلى اتباع استراتيجية معينه ويعتقد أن على المنشأه أن تواصل نفس خطة العمل، بينما فى الواقع المزيد من الدراسه و التحليل هو المطلوب فانه لا يسمع ما يقال. يفشل العاملين أيضا فى الإنصات بانتباه بسبب الإزعاج في مكان العمل مثل المحادثات بصوت مرتفع أو الضحك العالى في مكان قريب. الانشغال الذاتي يشكل أيضا عقبة رئيسية أمام التواصل الفعال. الإنشغال بما يدور داخلك لا يجعلك قادرا على التركيز على ما يقوله المتحدث. مما يثير ضيقه. او تظل تقاطع أو تهيمن على المحادثات في كثير من الأحيان، مما يؤدى إلى توقف الزملاءعن محاولة التواصل معك.

• الاختلافات الثقافية :

الحواجز الثقافية تقف عائقا أمام التواصل بين الموظفين الذين لم يعتادوا على ثقافات بعضهم البعض. وهذا يمكن أن يحدث مع موظف جديد من مدينه آخرى أو في اجتماعات عمل مع ممثلي الشركات من دول أخرى. وجود صعوبة في التكيف مع قواعد ثقافة أخرى يطرح مشكلة أمام الاتصالات. وبالمثل، فإن الموظفين الذين لا يسعوا إلى فهم ثقافة زملائه من الموظفين القديم منهم أو الجديد و التمسك المتعنت كل بثقافته يساهم في تفاقم هذه المشكلة.

• التجنب :

الخلل في الاتصالات يحدث أيضا عندما يحاول طرف جعل رسالته غامضة. بعض المديرين كذلك عندما يرغبون في إخفاء المعلومات،اوعندما لا يكون لديه إجابة على سؤال أو عندما لا يريد أن يقول "لا" مباشرة،. المتحدث أيضا يمكن أن يكون دون قصد غامضا فى ما يقوله، بحيث يكون قابلا للتأويل.

كيفية حل مشاكل الاتصالات
اهم شىء تتقيم الوضع. تحديد الأشخاص أو المجموعات المشاركه فى المشكله.

• قارن الملاحظات مع مدخلات من الموظفين. كثير من الناس يترددون في توجيه أصابع الاتهام والتحدث مع رئيسه فى العمل عن حقيقه ما يحدث مما يؤدي إلا إرباك الوضع، بالتالي دعوه كل شخص إلى مكتبك بمفرده ليس عمليا ولا مفيدا . بدلا من ذلك، اطلب من الموظفين لديك كتابة ما يعتقدون أنه سبب مشكله عدم التواصل في المكتب ونطلب منهم عدم ذكر إسمهم حتى يتشجع الجميع فى كتابه رايه. قارن ما كتب بما سجلته أنت حتى تصل للحقيقه.
• دراسة الحال : لديك الآن فكرة عن الذي أثار المشكلة بناء على أساس المدخلات والتقييم. الآن يجب تحديد المشكلة الرئيسية في متناول اليد: مجموعة صغيرة من زملاء العمل يتجادلون، قضية العمل الجماعي تحدث على أساس مشاكل شخصية، وعدم وجود الدعم الإداري أو الاشراف. والقائمة قد تطول وتطول. ولكن يجب تحديد المشكلة الرئيسية.
• تعامل وفقا لذلك : يجب التحدث مع أطراف المشكله معا فى إجتماع . إجعل كل فرد يتكلم عن ما أغضبه و مشاعره للطرف الآخر . حتى يكتشف الجميع إنها مجرد إختلاف أسلوب تفكير نتيجه إختلاف الثقافه و ليست عيب فى الشخص.
• ادعم موظفيك: الآن بعد أن شاهدت الضرر الذي يمكن أن يسببه النقص في التواصل أو سوء الفهم ، فقد حان الوقت لاتخاذ تدابير وقائية. ركز على تجمعهم خارج العمل فى رحلات أو حفلات ترفيهيه مع تدريبهم على الاتصال الفعال وحل النزاعات.
• تشجيع الاتصال المفتوح ويكون قدوة في مكتبك. كمسئول من الأهمية بمكان أن تحافظ على جو من الاحتراف. لا تنقد أحد أمام زملاء العمل الآخرين،. بدعم حق، والتدريب، لتطوير علاقات عمل ناجحة والاتصالات المفتوحة.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " أحصر حل المشاكل فى مكان العمل " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )