مبادئ ضروريه لسكرتير تنفيذي ممتاز

مبادئ ضروريه لسكرتير تنفيذي ممتاز

إنك لم تصبح سكرتيرة أو سكرتير تنفيذى أو إداري لأن لديك قدره على النسخ على الكومبيوتر او الآله الكاتبه الكهربائيه أو لأن ابتسامتك مبهره ، لكن هناك خطوات ضروريه تمر بها لتحصل على تلك الوظيفه . ولكن صدقوني كل واحد يمكنه أن يصل إلى ذلك الهدف ، ويتعلم كيف يكون أحد الممتازين فى هذا المجال. إذا أخذت دورة فى أعمال السكرتاريه , سوف تتعلم الأساسيات التى تساعدك.
ولكن لتتمكن من الحصول على الاعتراف بك كسكرتير والوصول إلى الهدف من أن تصبح سكرتير تنفيذي ، ستحتاج الى تطوير نوعيات معينة من الصفات، فى هذا المقال سوف تجدهم ، وأنا متأكده أنك سوف تكون سكرتيره أو سكرتير تنفيذى موضع إحترام لكفائته العاليه.

أولا : المحافظه على السريه :
السرية هي الصفه الرئيسيه للسكرتير التنفيذي الجيد . من دون هذه الثقة بين رب العمل والموظف لن يكون هناك ثقه بعد الآن. خلال سنوات عمله و الخبرة في العمل كسكرتير يتطور الموظف ، ويتعلم كيفية المحافظه على سريه الامور. صدقوني هناك الكثير من السلوكيات التي يمكنك تجنبها لتحافظ على سريه العمل منها الآتى :ــ

· الحديث عن وظيفتك و تفاصيلها خارج العمل أو ما يحدث أثنائها ــ التحدث عن رئيسك أو قرارته أو أين يذهب ، اوالغرض من أى رحلة يقوم بها ــ الاستماع الى محادثة سرية عن شيء ثم تقوم بنشرها و التعليق عليها مع باقى العاملين أو حتى أحدهم . إذا كنت لا تستطيع منع نفسك من النميمة أو حب الإستطلاع لا يمكنك أن تصبح سكرتير تنفيذى أو إدارى و هذه الوظيفه ليست مكانك على الإطلاق لأنك شخص لا تستطيع أن تحفظ سر.

ثانـيــا : الأمـــانة :
الأمانه مع السرية معا من الصفات العظيمة التى تجعلك سكرتيرا متميزا. هناك طرق كثيرة لتكون أمينا الآتى بعض الأمثلة :
ـ الوقت الذى تقضيه فى الدردشة أو اللعب على الكمبيوتر ينبغي القيام به في وقت فراغك ، ووقت الغداء أو في المنزل و ليس فى أوقات العمل.
ـ أي شىء ملك الشركة عليه البقاء داخل الشركة ما لم يكن لديك الإذن لأخذه.
ـ ما يوجد داخل الخزينه من مال هو ملك المنشأه لا يمكنك أخذ شىء منه دون إذن ، إنه لا يخصك فلا تأخذ منه مهما كان لديك عذرا أو حتى إذا كنت تنوى في إعادته.
ـ إذا كان لديك عمل مطلوب إنجازه لابد من الوفاء به فى الميعاد المحدد و لا تؤجله لاى سبب. لا تغادر المنشأه الا فى الميعاد المحدد للمغادره. لا تخرج مبكرا الا بإذن.
مكافأة أن تكون أمينا ، هى إنك سوف تكسب المزيد من التقدير لعملك ، وقد تحصل على ترقيه أو زياده فى المرتب. وستحصل أيضا على الترقيه اللازمه للوصول الى هدفك كسكرتير تنفيذي مشهود له بالكفاءه و الإحترام

ثالثـــــا : المعرفـــه :
المعرفة ، والحفاظ عليها ، هي مصدر كبير للحكمة. تعلم ، واحصل على مزيد من المعرفة ، وإهتم بتعلم مهارات جديدة.
من المدهش أنه يبدو أنه لا نهاية للتعلم , العلم يجري أسرع من التعلم. إذا كنت قادرة على أن تكون قابلا للتعلم في عملك كسكرتير سوف تصل الى الهدف أن تكون سكرتير تنفيذي. إقنع نفسك بفكره ''يمكننى ان افعل ذلك''.

هناك حاجة إلى مجموعة واسعة من الصفات والمهارات لتكون سكرتير تنفيذى ناجح:
انها بالتأكيد ليست الوظيفة التى يستطيع الوافد حديثا يستطيع مباشرة أن يصبح سكرتير تنفيذى. لذلك فإن الخطوة الأولى هي الحصول على ما لا يقل عن عامين من الخبرة في مجال تعزيز وتحسين معلوماته فى اعمال السكرتارية و إجاده المهارات الأساسية.
و بصراحة ، المؤهلات الأساسية في اللغة الإنجليزية والرياضيات وطريقة الملبس الجيدة و التعامل مع الهاتف و الزائرين بشكل صحيح من أساسيات العمل كسكرتير عادى و أهم للسكرتير التنفيذى بالاضافه لما ذكر أعلاه.

القواعد اللغويه الصحيحه ، الإملاء واستخدام اللغة الانكليزية ضرورة لوسائل الإتصال المكتوبه ، سواء كان عن طريق البريد الإلكتروني أو العادي ، ولكن أيضا فى كتابه التقارير والمقترحات. كما يطلب العديد من السكرتاريه التنفيذيه تحمل بعض المسؤوليات المالية ، وبالتالي يجب أن يتم تدريبه على التعامل بالأرقام.

مهارات الكمبيوتر, وليس فقط معالجة النصوص ولكن أيضا إدارة قواعد البيانات وجداول البيانات ، والبحث في الإنترنت ، وحتى في هذه الأيام يجب معرفه وسائل الاعلام الاجتماعية.

مهارات التواصل , بما ان السكرتير التنفيذى هو أول من يقابل الزائرين , فان اللباقة والدبلوماسية و القدره على التفاهم ضرورية لأن معظم المديرين مشغولين لذلك الاعتماد على السكرتاريه التنفيذيه تصبح مهمه جدا, خاصه التعامل مع المكالمات التليفونيه والتحضير لعقد الاجتماعات. قد يكون من الجيد أن السكرتير التنفيذى قادر على التعامل مع المواقف الطارئه من دون الحاجة إلى الرجوع إلى رئيسه و التعامل مع هذه المواقف بكياسة ، وفي تكتم واقتدار.
كما إنهم في حاجة الى فهم مفصل لمنتجات الشركة وعملياتها حتى يجيب على أى سؤال يوجه له . وبالتالي لذلك يحتاج السكرتير التنفيذى إلى مستوى أعلى من التعليم إذا كان منتج المنشأه ذات تقنية عاليه أو عاليه التخصص .
المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " واجبات مكتب الإستقبال فى المنشاه الصغيره " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )