الإتصال بين مجموعات العمل

الإتصال بين مجموعات العمل

الاتصالات بين مجموعات العمل يضمن لجميع الأعضاء  ان يكونوا على نفس الموجه.

جانب هام من جوانب العمل الجماعى الناجح هو الاتصال الفعال. الاتصال ينطوي على إرسال رسائل من خلال وسائل الإعلام المختلفة التي تعزز، وشرح وتوضح الأفكار والمنتجات والخدمات.معظم الهياكل التنظيمية الأكثر انتشارا تقسم المنشأه إلى مجموعات صغيرة. "المجموعات" يمكن تصنيفها على أنها الإدارات والأقسام أو مجموعات العمل المشاركة في اتخاذ القرارات اليومية. الاتصال الفعال يخلق رضى بين أعضاء المجموعة،و رؤية واضحة و تزيد من الإنتاجية.

•         أنواع الإتصال :

وتظهر الاتصالات الجماعيه فى ثلاث طرق: الاتصال بين مجموعة إلى مجموعة، مجموعة للإدارة وفريق للفرد. كما يعتبر الإتصال بين مجموعة إلى مجموعة بالإتصال الداخلى بين الإدارات. على سبيل المثال، قسم المبيعات يريد التواصل مع قسم الحسابات لتعديل نظام الخصم ، قسم الحسابات يحتاج لمتابعة هذا الطلب مع باقى الأقسام. الإتصال بين مجموعة إلى الإدارة هو عندما يرسل المشرفين رسائل إلى الإداره عن الرغبات والمخاوف أو ما يريدوه. اما الإتصال بين مجموعة و الفرد يحدث عندما شخص فى مجموعة يريد ايصال قضية محددة أو فكرة إلى بقية المجموعة.

•       الهدف :

الهدف من الاتصالات بين مجموعه العمل هو ضمان ان الجميع على نفس الموجه، و نفس الاتجاه , و لديهم نفس الأهداف بوضوح و يلتزمون بنفس السياسات. الاتصالات توحد العمل بين إدارتين أو بين أعضاء المجموعة.

• التطبيق :

يجب ان توضع أساليب مختلفة وإجراءات في المكان بحيث كل مجموعة وعضو فى المجموعة يفهم كيفية إرسال واستقبال الرسائل. على سبيل المثال، يمكن للشركة أن تطلب من قسم ان يرسل كل البريد الإلكتروني من الإدارة إلى أخرى عليه كلمه cc"" "نسخ متكرره" لضمان ان يرى كافة المراسلات لهذا القسم أكثر من شخص واحد.

• الأهمية :

عند يكون الاتصال بين المجموعة فعال، تكون النتيجه إيجابية. أنها تعزز بيئة عمل واضحة المعالم، خطوات عمل محددة بوضوح من أجل تحسين الإنتاجية وفرص العمل ويوفر بيئة عمل متنامية. الموظفين والعملاء على حد سواء يشعرون أن لديهم الصوت يسمع. يمكن الاتصال غير الفعال ان يدمر العمل لأنه يؤدي إلى الغضب والإحباط وانعدام الحافز.

  تذكر:

المنشآت مختلفه و ذلك يتطلب التقييم السليم قبل تنفيذ أي إجراء للاتصال. على سبيل المثال، يمكن لشركة تعمل فى مجال خدمة العملاء لديها ان تتبع سياسه الباب المفتوح للموظفين لمناقشة الأفكار والمخاوف والمشاعر. هذا من شأنه أن يكون مناسبا للاستفسار عن الأشياء والتفكير بشكل خلاق، ولكن في مجموعه عسكرية، سيكون غير فعال، حيث من المتوقع أن يتبع الجنود الأوامر فورا دون مناقشة.

أساليب الإتصال الفعال فى العمل الجماعى :

ويمكن تعريف الاتصالات كوسيلة التي يمكن للناس بواسطتها تبادل المعلومات والأفكار والآراء. ويمكن أن يتم الاتصال على مستوى من شخص إلى شخص أو في مجموعة. القدرة على فهم ما يقوله الآخرون، وتقديم رسالتك في مجموعة من الناس تشكل مجموعة الاتصال الفعال. هناك العديد من الطرق التي يمكنك استخدامها لتحسين التواصل في مجموعة.

•  الحوار :

الحوار هو تبادل المعلومات بين الناس. الحوار يسمح لكل شخص من المجموعة للتعبير عن أفكاره بسهولة والحصول على ردود فعل فورية من الآخرين. لجعل الحوار الفعال، اسمح للأشخاص الآخرين بإنهاء أفكارهم واحترم آرائهم. الاستماع بعناية إلى ما يقوله الآخرون بطريقة داعمة، وتشجيع جميع أعضاء المجموعة لتقول ما تفكر فيه عن تعليق خاص.

• الاستماع النشط :

الإتصال مستحيل إذا كنت تستخدمه فقط كأداة لجعل نفسك تٌسمع، دون ان تستمع وتستوعب ما يقوله الآخرون. بدلا من ذلك, جمع المعلومات التي يمكنك استخدامها بعد ذلك من أجل ان  تقدم أفكارك. وفقا لذلك، استخدم الاستماع الفعال في جميع الأوقات في التواصل مع الآخرين في المجموعة. كونك مستمعا لا يعني مقاطعة المتكلمين الآخرين، بل النظر للمتكلم والحفاظ على الاتصال بالعين.

• لغة الجسد والصوت :

الطريقة التى يتكلم بها الشخص ليست أقل أهمية من ما يقولون. لغة الجسد والصوت هي الاعتبارات الأساسية هنا. لغة الجسد، والذي تتضمن تعابير الوجه، والوقفه، واتصال العين و حركات الذراعين واليدين والساقين، تكمل حديث الشخص. على سبيل المثال، إذا كان الشخص يجعل ذراعيه متقاطعتين امامه يمكن أن يشير إلى أنه على الجانب الدفاعي للحجة. صوت الشخص الذي يتكلم به يهم أيضا. صوت واثق أكثر إقناعا من صوت ضعيف يرتجف، على سبيل المثال. استخدام لغة الجسد وصوتك وسائل لتحسين الاتصال بمجموعتك.

•   التلخيص :

التلخيص هو وسيله أخرى للاتصال الفعلي فى فريق العمل. تلخيص ما  قاله الآخرون مهم لعدد من الأسباب. أولا، يعيد إلى الأذهان كل الحجج التي طرحت خلال المناقشة. ثانيا، من خلال التلخيص، يمكنك التركيز على مناقشة الموضوع الذي تحتاج للحديث عنه و الهدف الذى تسعى الى تحقيقه.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " التواصل اثناء اجتماع فريق العمل " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber/posts

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )