المعلومات الضروريه لمالك مشروع صغير ( الجزء الثانى )

المعلومات الضروريه لمالك مشروع صغير

 ( الجزء الثانى )

البيع :
إذا كنت تدير مصنع، منفذ للجملة، متجر للتجزئه، متجر للخدمة، أو تعمل كموزع او مقاول، سيكون عليك ان تبيع. مهما كانت جوده المنتج الخاص بك، ومهما كان راى المستهلكين , عليك التفكير في أن تبيع من أجل البقاء.

·        أساليب البيع المباشر هي من خلال جهود البيع الشخصي والإعلان ، للعديد من الشركات، تقديم العروض - بما في ذلك التعبئة والتغليف والتصميم للمنتج نفسه – فى الواجهات ، داخل المنشاه ، أو خارجها. بناء سمعة جيدة مع الجمهور من خلال المجاملة والخدمات الخاصة هي طريقة غير مباشرة لبيع. في حين لا ينبغي أبدا أن نهمل البيع الغير مباشر ، الا  ان الآتى هو عرض موجز لأساليب البيع المباشر.

·        لإقامة منشأتك التجارية على قاعدة ثابتة يتطلب قدرا كبيرا من البيع الشخصي الهجومى. انك تواجه منافسة قائمه بالفعل اذا كنت ستعمل فى مجال سبقك اليه غيرك. أما، إذا كانت فكرة مشروعك جديده فالمنافسة تكون ضئيلة أو معدومة،و لكن سيكون لديك مشكلة اضافية هى إقناع الناس بقيمة الفكرة الجديدة. البيع الشخصي  دائما ضروريا لتحقيق ذلك. إذا لم تكن تجيد البيع، من الأفضل استخدام موظف أو مساعد للقيام بهذا العمل.

·        وهناك طريقة اخرى لزياده المبيعات عن طريق الإعلان. ويمكن أن يتم ذلك من خلال الصحف النشرات التجاريه، وقسم الصفحات الصفراء من دليل الهاتف، وغيرها من الدوريات المنشورة؛ و الإذاعة والتلفزيون؛و النشرات التي توزع باليد، والبريد المباشر. وسائل الإعلام التي تختارها، وكذلك الرسالة وأسلوب العرض، يجب ان تعتمد على العملاء المستهدفين الذين ترغب في الوصول إليهم. يجب التخطيط والإعداد بعناية للإعلان، و الا سيكون غير فعال. معظم وسائل الإعلام قادرة على وصف خصائص جمهورها (القراء والمستمعين، وما إلى ذلك). منذ التخطيط الأولي  و معرفتك لوصف خصائص الزبائن المحتملين، عليك أن تتطابق هذه الخصائص مع وسائل الإعلام لتتوافق مع الجمهور الذى تستهدفه. إذا كنت تبيع المجوهرات باهظة الثمن، لا تعلن في الصحف المدرسية بل فى الصحف و المجلات العامه, لكن اذا كنت تعلن عن إصلاح الدراجات يمكن استعمالها .

·        الإعلان يمكن أن يكون مكلف للغاية. من الحكمة تحديد المبلغ الذى ستنفقه على الإعلان، ثم البقاء ضمن ذلك الحد. لمساعدتك في تحديد مدى ما تنفقه، ادرس نسب التشغيل لاعلانات المنشآت المماثلة لك.  مندوبي مبيعات وسائل الاعلام  يمكنهم مساعدتك على تخطيط وإعداد الإعلانات لك. تأكد من أن تخبرهم بحدود ميزانيتك.

·        هناك طريقة ثالثة لتحفيز المبيعات  وهى العروض الفعالة سواء في داخل مكان عملك وخارجه. إذا لم يكن لديك أي خبرة سابقة في عمل العروض، سوف تحتاج لدراسة الموضوع أو اعطاء المهمة الى شخص متخصص.  راقب عروض الشركات الأخرى ,اقرأ الكتب، والمجلات التجارية، والكاتلوجات المقدمة من الشركات المصنعة للمعدات. قد يكون من الحكمة توظيف خبير فى تجهيز العروض للعرض الافتتاحي لمنشأتك والمناسبات الخاصة، أو استخدام متخصصص لهذه الخدمات على أساس عدم التفرغ. الكثير يعتمد على نوع المشروع وماذا يتطلب.

·        الكمية المناسبة من المبيعات وأنواع الأساليب المستخدمه تختلف من عمل إلى عمل ومن مالك الى آخر.  من ناحية أخرى، لا يجيب ان يغيب عن ذهنك هدفك الرئيسي - تحقيق الربح .عليك ان تبقى مسيطرا على التكاليف، وتسعر المنتج بعناية.

حفظ السجلات :
احد العناصر الأساسيا في إدارة الأعمال هو حفظ السجلات. الدراسة بعد الدراسة تبين أنه يمكن أن تعزى فشل العديد من المديرين لعدم وجود سجلات كافية أو فشل المالك في استخدام ما هو متاح من المعلومات نتيجه عدم وجود سجلات دقيقه. بدون سجلات، لن يتمكن مالك المشروع من ان يرى مسبقا الطريقة التي يجري العمل. السجلات الدقيقه والمحدثه دائما قد تظهر حدوث كارثه وشيكة، وتحذرك لتأخذ الخطوات الصحيحه لتجنب ذلك. في حين أن المطلوب كثير من العمل الإضافي للحفاظ على مجموعة وافية من السجلات، لكن هذا العمل سيعود بفائده كبيره على المنشأه و يوفر الكثير من النفقات .إذا كنت غير مستعد للحفاظ على سجلات وافية -  و ليس لديك شخص يجيد امساك الدفاتر - يجب أن لا تحاول تشغيل اى مشروع تجاري. 

انت فى حاجة إلى السجلات لإثبات:
1. العوائد في ظل القوانين الضريبية، بما في ذلك ضريبة الدخل وقوانين الضمان الاجتماعي؛
2. انك تستطيع الحصول على الائتمان من الشركات المصنعة للمعدات أوطلب قرض من أحد البنوك.
3. الأهم من ذلك، انت في حاجة إليها لتشغيل عملك بنجاح وزيادة الأرباح. بسجلات متوازنه دقيقه ومع نظام امساك دفاتر بسيط وواضح، يمكنك الإجابة على الأسئلة مثل:
• كم حجم الأعمال التى تنجزها؟
• ما هي النفقات لدي؟ وتلك التي يبدو أنها مرتفعة جدا؟ ما هو هامش الربح الإجمالي لدي؟ و ما هو صافي الربح؟
•  ما هي حالة راس المال العامل فى المشروع؟
• كم النقدية المتاحه في متناول اليد؟ كم في البنك؟ كم أنا مدين به للموردين ؟
• ما هى القيمه الصافية لحصتى فى ملكيه المشروع؟ 

• ما هي الاتجاهات في الايرادات النقديه، والنفقات والأرباح والقيمة الصافية؟ ما هو موقفي المالي هل فى تحسن ام يزداد سوءا؟ كم تمثل الأصول لدى مقارنة مع ما أنا مدين به للغير؟
• ما هي النسبة المئوية للعائد على الاستثمار الخاص بي؟
• ما هو المبلغ من المبيعات الذى يشكل صافي الربح؟

الإجابة على هذه الأسئلة وغيرها تأتى من خلال إعداد ودراسة الميزانيات العمومية وبيانات الأرباح والخسائر. للقيام بذلك، من المهم أن تقوم بتسجيل المعلومات عن المعاملات عند حدوثها. سجل هذه البيانات بطريقة مفصلة ومنتظمة، وسوف تكون قادرا على الإجابة على الأسئلة أعلاه. سيكون لديك أيضا إجابات لهذه الأسئلة الحيوية الأخرى عن عملك على النحو التالي:

 ما هي المنتجات أو الخدمات التي تفضلها زبائنك ؟ وما هى التى تليها؟ والتى ترفضها تماما؟ هل لدي البضائع التى تٌطلب دائما؟ هل أنا مؤهل لتقديم الخدمات التي يحتاجها العملاء أكثر؟ كم من العملاء بطيئة فى الدفع؟ هل على التحول إلى البيع نقدا فقط، أو اضع خطه لاضافه بعض المصاريف على استخدام بطاقات الائتمان ؟
هذا النوع من السجلات و العدد الذى تحتاجه من السجلات تعتمد على نوعيه العمليات التى تتم يوميا. مثال صبي يبيع الصحف صباحا كل يوم لا يحتاج سجلات لجرد ما باعه وما تبقى. انه يشتري ويبيع حصته بالكامل في كل يوم. ولكن مصنع أحذية او متجر ملابس سرعان ما يجدوا أنهم لا يستطيعوا الحفاظ على المخزون اللازم من المعلومات في رؤوسهم.
وفيما يلي قائمة من السجلات،فى مجموعات وفقا لاستخدامها. لن يحتاج اى مشروع كل هذه السجلات. قد لا يحتاج المشروع سوى عدد قليل.  يجب أن لا تحتفظ بسجل دون الإجابة على هذه الأسئلة الثلاثة: (1) كيف سيتم استخدام هذا السجل؟ (2) ما مدى أهمية المعلومات المرجح أن تسجل؟ (3) هل المعلومات المتاحة في أماكن أخرى في شكل مناسب؟
القائمة التالية قد تلفت الانتباه للسجلات التى يمكنك استخدامها لنفعها لك :
• المخزون والمشتريات و الوثائق التى تقدم الحقائق للمساعدة في البيع والشراء
• سجل مراقبة المخزون
• سجل الجرد المستمر

• خطة نموذج المتوفر من المخزون

• كشف الذى نفذ من المخزون

• سجل  طلبات الشراء

•  سجل الموردين
• سجل البضائع المرتجعه
•  سجل تغيير الأسعار
• دفتر الأستاذ للحسابات الدائنة
• سجلات المبيعات للمساعدة في تحديد اتجاهات المبيعات
• سجلات معاملات البيع للافراد
• ملخص المبيعات اليومية
• خطة المبيعات
• خطة ترويج المبيعات
• السجلات النقدية لاظهار حركه النقديه.
• سجل تعويض النقدية اليومية
• دفتر النثريات
• دفتر المصروفات النقدية
• تعويض البنك
• السجلات الائتمانية الدائنه الذي يوضح  ما لك من المال عند الغير، وما إذا كان يتم الدفع في الوقت المحدد.
• دفتر الأستاذ لحسابات القبض
• دفتر العاملين و يظهر المعلومات المطلوبة قانونا ومعلومات مفيدة للإدارة الفعالة للأفراد.
• دفتر المدفوعات للعاملين و ما يستقطع منها

• سجل نفقات البدلات للموظفين
• طلبات التوظيف
• سجل التغيرات في معدل الأجور
• سجل أسباب إنهاء العمل لموظف

• التوصيف الوظيفي
• سجل الحوادث الحرجه

• سجل الإهلاك و التأمين و المطالبات
• سجل المعدات
• سجل التأمين

• دفتر اليوميه العام

• سجل الأستاذ العام
لتشغيل المنشأه بكفاءة، استخدم المعلومات من سجلات الجرد للحفاظ على مخزون  يتماشى مع المبيعات،و للتعرف على  اتجاهات، وللأغراض الضريبية. استخدم السجلات لوضع خطة مناسبه للعمل.  وضع خطة عمل مدروسة توجهك تعزز فرصك للنجاح.
السجل الذى يظهر البيانات لخطة عمل دقيقه هي الميزانية. قم بعمل ميزانية لمساعدتك في تحديد مدى ما تحقق من زيادة في الربح المتاح لك. فإن الميزانية تجيب على الأسئلة مثل: ما هو حجم المبيعات المطلوب لتحقيق الربح المنشود؟ ما هى النفقات الثابتة اللازمه لدعم هذه المبيعات؟ كم من المصاريف المتغيره يمكن تحملها؟  الميزانية تمكنك من تحديد هدف وتحديد ما يجب القيام به من أجل الوصول إليه.
قارن الميزانية بشكل دوري مع ارقام العمليات الفعلية. مع سجلات فعالة يمكنك القيام بذلك. فى حاله ظهور اى تناقضات يمكن أن تتخذ إجراءات تصحيحية قبل فوات الأوان.  القرارات الصحيحة لعمل التصحيح المناسب يعتمد على معرفتك بتقنيات الإدارة في الشراء، والتسعير، والبيع، واختيار وتدريب الموظفين، والتعامل مع المشاكل الإدارية الأخرى.
ربما يمكنك استئجار محاسب أو موظف للتعامل مع حفظ السجلات بالنسبة لك. نعم، يمكنك ذلك. ولكن تذكر حقيقتين هامتين جدا:
1. زود المحاسب بمدخلات دقيقة. إذا كنت تشتري شيئا ولا تسجل المبلغ في دفتر الشيكات لا يمكن للمحاسب ان يٌدخله. إذا كنت تبيع شيئا نقدا ولا تسجله ، فإن المحاسب لن يعرف عنه شيئا ليسجله.  السجلات التى سيعدها المحاسب لن تكون أفضل من المعلومات التي تقدمها له.
2. استخدم السجلات لاتخاذ القرارات. إذا ذهبت إلى الطبيب وقال لك انك مريض وتحتاج الى أدوية معينة لتسترد صحتك، يجب ان تتبع نصائحه. إذا كنت تدفع اجر لمحاسب فيقول لك مبيعاتك انخفضت هذا العام، لا تخفي رأسك في الرمال وتتظاهر ان المشكلة سوف تزول من نفسها , انك مخطىء. خذ بالنصيحه واعرف الأسباب وعالجها قبل فوات الأوان.