معوقات الاتصال في العمل و التغلب عليها

معوقات الاتصال في العمل و التغلب عليها

الاتصالات هي جزء من الحياة اليومية، سواء كان ذلك في مكان العمل، في المنزل أو التحدث مع أحد الجيران. على الرغم من ان الاتصالات تحيط بك في كل يوم، هناك حواجز محددة يمكن أن تتداخل مع فعاليته بشكل عام و تؤثر سلبا على الاتصالات.

هناك مجموعة واسعة من الحواجز التي تحول دون التواصل الفعال في مكان العمل خاصه كلما إتسع و تصبح أكثر تعقيدا . ولكن حتى المنشآت الصغيرة تعانى من مشاكل في الاتصالات.  

معوقات الإتصال فى العمل :ــ

•      توقعات غير واضحه  :

تعتمد المننشآت على موظفيها لأداء  على المستويات التي تؤدي إلى تحقيق أهداف العمل. في كثير من الأحيان، رغم ذلك، لا توضح تلك الأهداف والتوقعات الفردية للعاملين صراحة. من العقبات الرئيسية أمام التواصل الفعال هو توقعات غير واضحة.الموظفين بحاجة لمعرفة ما هو متوقع منهم من لحظه التعاقد معهم – اى توضيح كامل تفصيلى لمتطلبات الوظيفة، ومقاييس النجاح، وكيف سيتم الحكم على أدائهم. بالإضافة إلى ذلك، فإنها تتطلب ردود فعل متكررة ومستمرة حول أدائهم لضمان استمرار الأداء الإيجابي لمعالجة أوجه القصور فى الأداء.

•       اختيار قنوات الاتصال الخاطئه :

تواجه المنشآت التحديات عندما يتعلق الأمر بالاختيار من مجموعة واسعة من قنوات الاتصال والأدوات المتاحة لهم. الأدوات التقليدية -  الإجتماعات و التواصل وجها لوجه ، والنشرات الإخبارية - لا تزال لديها مكان، ولكن أدوات الإعلام الجديدة - وسائل الاعلام الاجتماعية، والشبكات الداخلية -  توفر قنوات إضافية للتواصل مع الموظفين. المنشآت بحاجة الى النظر في الوسائل التى تساعد على التواصل الفعال لاختيار تلك التي من شأنها أن تكون أكثر فعالية. 

•         لا يتواصل بصوره كافيه :

الشركات في بعض الأحيان أن نفترض أنه طالما تم إبلاغ الرسالة مرة واحدة , إنتهت مهمتهم. في الواقع، الاتصال الفعال يحتم على إيصال الرسالة عدة مرات، وذلك باستخدام وسائل مختلفة، حتى يكون لها تأثير. وينبغي للمنشأه توظيف مجموعة واسعة من خيارات الاتصال المتاحة لها - الاجتماعات، والنشرات الإخبارية، والاتصالات عبر الإنترنت - واستخدامها بالجمع بينها و بصوره متكرره، حتى تعطى الأثر المطلوب. الخط المباشرمن المديرين والمشرفين يلعب دورا هاما في هذه العملية على أساس يومي، ويكون لهم دورا هاما فى توصيل الرسائل و توضيحها و تحديثها إن حدث.

•        الفشل فى رصد فعالية الاتصالات :

التواصل ببساطة ليس كافية. المنشآت التي ترصد وتقيس مدى نجاح الإبلاغ عن رسائلها تتجنب حواجز الاتصال. نقطة البداية هي فهم واضح لأهداف الاتصالات. ويلي ذلك تحديد وتنفيذ الرسائل من خلال استخدام وسائل الاتصال المختلفة. أخيرا، يتعين على المنشأه قياس ما إذا  تلقت الرسالة الصحيحه و أرسلت الرسائل الوضحه، وما إذا كانت قد حققت النتيجة المرجوة. إن لم يكن، فإنه ينبغي إجراء تعديلات لهذه العملية.

•         اللغة والثقافة :

 الحاجز الأكثر وضوحا فى الاتصال هو الاختلافات في اللغة أو الثقافة. ما قد يعني لك شيئا لا يفهم بنفس الطريقة من قبل شخص آخر. الكلمات هي خطوة تمهيدية يتم تعبئتها بالخيال أو التصور. ولذلك، إذا اثنين من الناس ليسوا على نفس المستوى فى ما يتعلق بالتنشئة الثقافية والدينية والخلفيات اللغوية، فإنهم قد لا يفهم  نفس الشيئ بنفس الطريقه.

•         العواطف :

الطريقة التي تشعر بها في الوقت الذي يقال لك شيء, يمكن أن يؤثر إلى حد كبير فى الاتصال. على سبيل المثال، إذا كنت مكتئبا، ستكون أقل تحملا للاحتفاظ بالمعلومات  التى يقولها الشخص الآخر ستركز على الاضطرابات داخلك. مشاعرك لحظه إبلاغك بخبر تؤثر بشده على طريقه إنتقال الخبر اليك و تقبلك له.

•         رساله غير و اضحه :

الوضوح مهم عندما يتعلق الأمر بالاتصال.  ضمان ان الفرد الذى تتحدث إليه فهم ما تقوله لان ذلك سيوضح و قع الرساله عليه، شعر بالإهانة أو ببساطة تجاهل ما تقوله. يمكن للرسائل الغامضة أو الغير واضحة ان تحد من فعالية الاتصالات، وبالتالي فإنه من المهم أن تكون واضحة ومختصرة عندما تتحدث الى شخص ما.

•         مهارات الاستماع

على الرغم من أن الرسالة قد تكون واضحة وموجزة،الا انه, إذا كان الشخص الذي تتحدث إليه لا يصغي، فإن الاتصال لا يزال غير فعال. ليس هناك الكثير يمكنك القيام به حيال الشخص الذي لا يصغي، ولكن يمكنك أن تفعل أفضل ما لديك لتجذبه لسماعك إلى أقصى حد ممكن . حفاظ على التواصل البصري مع الشخص، وبين له انه موضع انتباهك الكامل، حتى لو لم تحظى بانتباهه مما يجعله يٌحرج و يبادلك نفس الإنتباه.

•         المكان :

يمكن للعوامل السائده فى المكان ،ان تكون عائقا أمام التواصل. يمكن أن تحاول التحدث عن موضوع حساس أو سري ,يكون من الصعب على الشخص التحدث فى منطقة مفتوحة حيث يمكن للآخرين أن يسمعوا ما يدور. في هذه الحالة، من المرجح انك لن تتواصل بصراحة أو على نحو فعال، كما لو كنت في مكان خاص.كما أن الهدوء يساعدك على التركيز و ترتيب أفكارك لتوصيل ما لديك من أفكار أو معلومات .

كيفية التغلب على معوقات الاتصال في مكان العمل :

           مناقشه ​​حواجز الاتصال علنا  يساعد على التغلب عليها.

•         جمع الموظفين وإجراء مناقشة صريحة عن حواجز الاتصال التي ظهرت :

ينبغي لجميع الأطراف المعنية ان يفهموا ان الهدف من الاجتماع هو حل قضايا الاتصالات لتحسين بيئة العمل.

•         استكشاف الأسباب التي أدت لبناء حواجز الاتصال:

تحديد الحلول الممكنة لإزالة حواجز الاتصال. التركيز على ما هو مطلوب، وليس ما لا تريده. هذا يحافظ على محادثة ايجابية.

•         الاتفاق على الحل الذي يبدو الاوفر حظا للعمل:

 وهو الحل الذى يشعر الجميع في المكان بالارتياح. إذا كان واحد أو اثنين من الناس لا يشعرون بالراحة مع الحل المختار، ينبغي لهم مناقشة همومهم مع الإدارة على إنفراد حتى يسمعوا وتوضح وجهه نظرهم.

•         تقييم التقدم المحرز بعد فترة معقولة من الزمن :

 إذا  بعد ذلك ظلت الحواجز فى الاتصالات لا تزال قائمة، اعقد اجتماع آخر لمناقشة ما حدث من خطأ، وكيفية المضي قدما وتحسين التواصل بين العاملين.
المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " أهميه تحديد الهدف " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )