عناصر خطة إدارة الأزمات فى العمل

عناصر خطة إدارة الأزمات فى العمل

يمكن للشركات الصغيرة ان تواجه مجموعة واسعة من حالات الأزمات حيث أصبح بقاء الأعمال يمكن أن يكون على المحك. مرض غير متوقع اوخطير في فريق الإدارة يمكن أن يترك على الفور المهام الحيوية دون انجاز، على سبيل المثال, شحنة مفقودة أو تالفة يمكن أن تدمر التدفق النقدي وتدمر العلاقات مع العملاء. كارثة طبيعية يمكن أن تمحو مباني المكاتب أو منافذ البيع في غضون دقائق. على كل حال، الاستجابة في هدوء وبطريقة عقلانية واستراتيجية ضرورية لتوجيه العمل فى مواجهه الخطر.

يمكن لخطة جيدة لإدارة الأزمة ان تشكل الفرق بين حفظ أمن المواطنين في حالات الطوارئ و ما يهدد صحتهم وسلامتهم. من منظور تجاري ، يمكن أن يكون عاملا حاسما في الحفاظ على شركتك أو إجبارها على الإغلاق . ونتيجة لذلك ، هناك أسباب كثيرة وراء ان المدارس والشركات و الوكالات الحكومية تعتمد على خطط إدارة الأزمات ، وفهم ضرورة وضع خطه لديها جميع العناصر الفعالة .

1.   التخطيط المسبق :

مع بداية الأزمة لا وقت للبدء في وضع خطة لإدارتها والاستجابة لها. ينبغي أن يكون لديك بالفعل خطة مكتوبة في مكان معروف لاستخدامها بسرعه عند حدوث الأزمة. حاول مقدما تحديد أي نوع من الازمات التي قد تنشأ و تؤثر على عملك، من وقوع كارثة طبيعية إلى كارثه شخصية. ويمكن لتقييم مفصل للمخاطر المحتملة ان يعني الفرق بين الاستجابة فورا والاستجابة بعد فوات الاوان.

2.   شجرة التنظيم و الاتصالات :

عندما تظهر الأزمة ، سوف لا يكون لديك الوقت لمعرفة من يحتاج ان يتصرف و كيف و من يحتاج الاتصال بمن . يجب توفير هذه المعلومات وان يتخذ القرارت مسبقا ، كما يجب أن تكون هذه المعلومات موجوده في خطة إدارة الأزمات . و توضح شجرة التنظيم و الاتصالات المسؤلين الرئيسين لمواجه الأزمة داخل المؤسسة. على سبيل المثال ، مدير الموارد البشرية للشركة يكون مسؤولا عن اخطار مديرى الشركة بحدوث الأزمة ، و كل مدير يكون مسؤولا عن اخطار رئيسه مباشرة بالأزمة . من المهم بالنسبة لشجرة التنظيم والاتصالات ان تكون جزءا من خطة إدارة الأزمة لكي يعرف الجميع بمن المفترض ان يتصلوا في حالات الطوارئ.

تحديد الأزمات المحتمله :

يجب أن تحدد خطة إدارة الأزمة مجموعة متنوعة من الأزمات المحتملة التي يمكن أن تحدث ، مثل الأزمات البيئية والأزمات التكنولوجية ، أزمات المنتج أو الخدمة، أو الأزمات المالية . لكل أزمة محددة، يجب أن يكون داخل  خطة إدارة الازمه خطوات مواجهتها تواكب المستويات المختلفة للأزمة . يجب أن ترفق بها خطة عمل مع كل مستوى، الأزمة على نطاق محدود لا تضمن خطة استجابة ,كما هو الحال مع ما تتطلبه الأزمة الحادة , لان حلها فى العاده بسيط. ينبغي تجميع الأزمات معا حسب نوع العلاقة او التشابه بينهم بحيث يمكن أن توضع بسهولة في خطة إدارة الأزمات .

خطوات الوقاية :

خطة جيده لإدارة الأزمة تشمل خطوات تفصيليه يمكن اتخاذها من أجل تجنب الأزمات . ويمكن تطوير قسم الوقاية فى الخطة بمجرد تحديد مختلف الأزمات المحتمله. ويمكن أن تشمل أنشطة الوقاية المراجعه الروتينيه , و جهود الرصد ، وتقييم المخاطر ، والتفتيش المفاجىء وتدريب الموظفين على سرعه الاستجابة للأزمات .

الضوابط والتوازنات :

في حالة لا يمكن منع حدوث أزمة ، فإن قسم الضوابط و التوازنات من خطة إدارة الأزمات الخاص بالمنشأه تسمح لك بتحديد ما إذا كنت قد اتبعت كافة البروتوكولات المحددة للاستجابة للأزمة . بعض عناصر الضوابط و التوازنات فى القائمة تٌظهر إذا كان قد تم إخطار جميع الموظفين ، إذا كان قد تم اخلاء البنايات أو إذا تم الاتصال بالمسؤلين عن الاستجابة للطوارئ .بالتأكيد في وقت الأزمة ، انك لا تريد أن تنسى شيئا ذات أهمية .

قائمة الموارد :

يجب أن يكون لديك فى خطة إدارة الأزمات قائمة للموارد مع أسماء ومعلومات الاتصال للأشخاص الذين قد تحتاج للوصول اليهم سريعا في حالة الطوارئ. هذه المصادر يمكن أن تتراوح من رقم هاتف شركة المياه فى المدينة , المطافى و النجده و الاسعاف و الشرطه و معلومات الاتصال بوسيله نقل قد تكون مطلوبة لنقل معدات او العاملين.

تقييم الاحداث :

خلال الأزمة، قد يكون لديك ميل للتركيز على منع المزيد من الضرر، ولكن تحتاج أيضا إلى فهم ما تسبب في الأزمة. خطتك يجب أن توكل هذه المهمة إلى شخص او اشخاص موثوق بهم يمكنهم التحقيق في مدى الضرر وما تسبب به. هذا يمكن أن يساعدك على اتخاذ قرارات بشأن كيفية التحرك إلى الأمام وتجنب الوقوع في أزمة أسوأ.هناك جزء مهم فى الخطة الجيدة لإدارة الأزمات يوثق الحوادث التي حدثت و تقديم تقييم للأحداث من الزاوية الاستراتيجية . و يناقش قسم التقييم كيف ساءت الأمور ،وكيف عولجت, وكيف نحدد جهود تحسين الظروف لضمان ان الأزمة لن تكرر في المستقبل .

لماذا يجب على المنشأة ان تهتم بكل من إدارة استباقية و تفاعلية للأزمات ؟

الأزمة هي حدث غير متوقع يمكن أن يتسبب فى أضرار داخلية وخارجية خطيرة لشركتك. بحكم طبيعتها ، من الصعب التنبؤ او التخطيط للأزمة ، و هو السبب في ان كثير من المنشآت يكونوا غير مستعدين للمواجهه عند حدوثها . التدابير الوقائية لا تقل أهمية عن كيفيه التفاعل مع الأزمة . مع وجود خطط وقائية ، يمكنك التأكد من أن العاملين سيكون رد فعلهم مناسب و سوف يساعد ذلك شركتك على تقليل الضرر .

1.  تحديد المخاطر المحتملة :

كل منشأه لديها احتمال أن تجد نفسها في حالة أزمة . قد تجد المنشأه نفسها فى مواجهه جمعيه خدمه المستهلك نتيجه شكوى من عميل غير راضي، على سبيل المثال ، أو تواجه مشاكل مع مسؤلى البيئه مع منتج تسبب عن غير قصد فى كارثة بيئية . قد يكون الموظفين الساخطين ايضا مصدر للأزمات في بيئات العمل الآمنة على ما يبدو. النهج الاستباقي لإدارة الأزمات يتطلب موظفين لمراقبة علامات الخطر الوشيك لمنع الإثار الضارة من الحدوث . ويمكن تدريب الموظفين لمراقبة علامات الخطر المحتمل و إنقاذ حياة عامل أو منع أي شخص من ان يصاب.

2. رصد اسباب المخاطر :

دون الرصد الدقيق للمخاطر المحتملة في عملك ، ستؤخذ على حين غرة عندما يحدث شيء . وتشمل الخطوات الاستباقية الاستماع إلى شكاوى الموظفين و العملاء ، و تبديد الشائعات في الصحافة أو عبر الإنترنت بمجرد ظهورها. ليست كل أزمة دائما تشمل أعطال المعدات أو انفجار شىء . يمكن لانخفاض مفاجئ في المبيعات أو مقاطعة الشركة الخاصة بك نتيجه لقصة ملفقة على الانترنت خلقت أزمة قد يصعب عليك التعافي منها . الالتفات الى ما يقوله الناس عنك والاهتمام بالمنتجات أو الخدمات الخاصة بك يجنبك كوابيس العلاقات العامة التي يمكن أن تؤدي إلى أزمة مالية .

3.   التعامل مع العواقب :

المال أو سلامة الإنسان هى فى معظم الاحيان في صميم الكوارث . عندما يكون لديك خطة استباقية لمواجهه او منع الأزمات قبل وقوعها ، يمكنك تقليل المخاطر الخاصة بك الى حد كبير. الخطوات التي تتخذ لمنع الأزمات تخلصك من دفع مطالبات التأمين ، وفقدان ثقة العملاء واستبدال المعدات ..الخ. في الوقت نفسه، يمكن لخطة العلاقات العامة التي تنطوي على التفاعل بسرعة ، بصدق وإيجابية فى مواجهه الأزمات تقليل كمية الأضرار التي ستلحق او لحقت بالشركة.

4.   إدارة التداعيات :

ان تمر بأزمة يشكل صدمة كافية بالنسبة لك و لموظفيك . دون وجود خطة عمل واضحة للتعامل بسرعة مع الأزمات عند حدوثها ، قد تخلق دون قصد ضرر إضافي. ويشمل جزء من النهج الاستباقي لإدارة الأزمات الخطط الوقائية التي تملي عليك كيف يكون رد فعلك انت و الموظفين. توقع القضايا الخطر و السلامة ليس نهجا سلبيا فى قطاع الأعمال ، وإنما هو الاستخدام الرشيد للموارد . في حين يمكنك إجراء تعديلات للحد من احتمالات الأزمات المختلفة التي تحدث ، لا يمكنك التخطيط لكل سيناريو . وهذا هو السبب ان وجود فريق لاداره الازمات و متحدث باسم الفريق يعتبر أمر حيوي.

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)