كيف تكتب تعليمات واضحة ؟

كيف تكتب تعليمات واضحة ؟

تأكد من ان ما تكتبه واضح و يسهل متابعتة. بالتأكيد لا تريد أن تربك القراء أو تفقد أعمالك التجارية مع العملاء لأن كلامك غير واضح وغير مفهوم. اتبع هذه النصائح لكتابة تعليمات واضحة تعبر عن النقاط المطلوبه بوضوح.

•        تذكر جمهورك :

عند كتابة الإرشادات، من المهم أن تتذكر من هو المرسل اليه. لا تفترض أن قارىء الإرشادات يعرف عن اى شيء تتحدث .اكتب مقدمة تلخص الفكرة والغرض من التعليمات التى توجهها له. اشرح للقارئ كيف سيتم إنجاز المهمة المطلوبه باتباع الخطوات التى ذكرتها.

•      استخدم كلمات واضحة يفهمها الجميع :

 إذا كنت تستخدم مصطلحات معينة فى الصناعة، سوف تفقد القارئ و لن يفهم شىء. افترض ان القارئ لا يعرف شيئا عن الموضوع واستخدم كلمات سهله واضحه.

•       اترك مسافات بين الخطوات:

 الناس يجدون التعليمات أسهل للمتابعة عندما يكون هناك مساحة بيضاء تقسم المهام.اترك مسافه تفصل توجيهاتك عن بعضها او خطوات التنفيذ التى يجب اتباعها حتى تكون واضحه.

•     تأكد من أن المهام منظمه:

يجب وضع الخطوات فى الترتيب الصحيح . تأكد بنفسك من أنك لم تترك أي شيء أو خلط أي خطوات.الترتيب الصحيح يعتبر خريطه التنفيذ لمستلم التعليمات.

•        رقم الخطوات حتى يمكن للقارئ أن يتتبعها :

اجعل خطواتك اقل من عشره حتى لا يتوه القارىء. اذا كنت بحاجة الى مزيد من الخطوات، الافضل إضافة جزء آخر للتعليمات.

•      استخدم بناء متوازي في كتابتك:

هذا يعني بدأ كل خطوة بنفس الطريقة. إذا كنت بدأت الخطوه الاولى بفعل امر ، اكتب كل خطوة بفعل امر في البداية ( نظم , انسخ ..الخ).

•        اكتب و كأنك تتحدث إلى صديق:

 اشرح كيفية القيام بالأشياء بنفس الطريقة التي تشرح بها لشخص موجود معك في الغرفة. استخدم لهجه لطيفه، و مساعده.

•        إرفق المخططات والرسومات اذا كان ذلك ممكنا:

بعض الناس تجد أنه من الأسهل المتابعة عندما يتم تضمين صورة او خريطه او رسم بيانى.ارفق ما يوضح تعليماتك اكثر للقارىء ان امكن.

كيف تكتب تعليماتك بوضوح ودقة :ــ

المسئولون لديهم باستمرار الكثير من المعلومات. ركز على المعلومات المهمه.إذا كنت تريد نقل المعلومات بشكل فعال، تعلم الكتابة بوضوح وإيجاز. عبر عن نفسك في لغة بسيطة و جمل قصيرة حتى لا تفقد انتباه القارئ.

•      استخدم المبنى للمعلوم :

تجنب صيغة المبني للمجهول قدر الإمكان. هذا يعني كتابة جمل مثل "  اصلح محمد الكرسى ،" بدلا من "لقد تم اصلاح الكرسى." عندما تكتب في المبني للمعلوم، أن تكتب أكثر وضوحا ودقة وتحدد الفاعل و الفعل و المفعول به و لا تدع مجال لاحد بالاجتهاد.

•      اجعل جملك قصيرة حتى لا يمل القارىء و يتشتت:

 الامتناع عن كتابة جمل طويله معقده . عبر عن الأفكار كل فى جمله موجزه على قدر الامكان. استخدام علامات الترقيم الصحيحة لتظهر المعانى واضحه.

•     تمسك بلغة واضحة:

إذا كنت تريد أن تكتب بوضوح ودقة، هذا هو المفتاح - اللغه الواضحه. الابتعاد عن اللغة المنمقة، و الافراط فى استخدام الصفات والمفردات الغامضة. استخدم أبسط العبارات والأكثر شيوعا للتعبير عن ما تريد توصيله.

•       أكتب النقاط الرئيسية على الفور:

استخدم مقدمة قصيرة وبسيطة دون تفسيرات طويلة أو معلومات طويله عن خلفيه الموضع اذا كان ذلك غير مطلوب.الاستعراض بما لديك من معلومات كثيره سيربك القارىء .

•      راجع ما كتبته :

 أعد قراءة ما كتبت و اسأل نفسك إذا كان الترتيب منطقيا. اسمح لشخص آخر ان يقرأه لتتأكد من أنه فهم ما كتبت. اطلب منه شرح ما كتبته في كلماته للتأكد من ان كتابتك واضحه و مفهومه.

•   راجع لاختصار و دقه أكثر :

 في محاولة لجعل الشكل النهائى واضح و مختصر ولا توجد اشياء مكرره راجع ما كتبته واقرأه  بتمهل و تركيز. اترك فقط الكلمات الأساسية التي تتصل مباشرة بالموضوع و توضحه.

المصدر: د. نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )