قواعد لاستخدام الهواتف المحمول في العمل

قواعد لاستخدام الهواتف المحمول في العمل

يمكن وجود الهاتف الخليوي في العمل ,فقد يكون مفيدا لكنه يمكن أيضا أن يكون مصدر إزعاج. يمكن لاصدقائك وعائلتك الوصول إليك في أي وقت وفي أي مكان، والتي يمكن أن يكون شيئا مزعجا.

عندما تكون في وقتك الخاص بك، لك الاختيار لإيقاف الهاتف الخليوي تماما. عندما يتعلق الأمر باستخدام الهاتف الخليوي في العمل، مع ذلك، يجب عليك أن تضع في اعتبارك زملائك ورئيسك في العمل، كما يجب أن تضع فى الإعتبار الوقت الذى يضيع على عملك.

هنا بعض القواعد التي يجب اتباعها إذا كان لديك الهاتف الخليوي في العمل.

•         إبطال رنين الهاتف الخليوي

إذا كان لديك هاتف خليوي في العمل، فإنه لا ينبغي أن يرن. إذا كنت لا ترغب في إيقاف تشغيل الهاتف الخليوي تماما، على الأقل شغل خاصيه الإهتزاز. يمكن للأصوات  و النغمات المختلفة التى تسمع فى اى وقت أن تكون مزعجة جدا للآخرين. بالإضافة إلى ذلك، انت لا تريد رئيسك في العمل يعرف كم مره تستعمل التليفون و تترك العمل..

•         استخدام الهاتف الخليوي فقط للمكالمات المهمة :

إذا كان لديك الهاتف الخليوي في العمل،يجب استخدامه فقط للمكالمات المهمة. كيف تصنف مكالمه تليفون على أنها مكالمة هامة؟ ممرضة المدرسة تطلبك لتستدعيك لأن طفلك مريض،  وحالات الطوارئ فى الأسرة التي يجب التعامل معها على الفور تعتبر مهمة. صديقك يتصل للدردشة، مكالمه غير مهمه

•         حول الهاتف الخليوي إلى البريد الصوتي :

في العمل إذا كنت في شك حول ما إذا كانت المكالمة الواردة مهمه ام لا، اسمحوا للبريد الصوتي ان يستلم المكالمه. سوف يستغرق وقت قراءه رسائلك أقل بكثير من الرد على المكالمة، ثم تقول المتصل بعد السلام و السؤال عن أحواله انك مشغول و لا يمكن التحدث.

•  العثور على مكان خاص لإجراء المكالمات الهاتفية :

في حين أنه لا بأس من استخدام الهاتف الخليوي في العمل بالنسبة للمكالمات خاصة أثناء فترات الراحة، لا تبقى في مكتبك. ابحث عن مكان آخر للحديث، حيث لا يمكن أن تسمع المحادثة، حتى لو ما كنت مناقشة ليست شخصية. قد تكون في استراحة لكن زملائك لديهم عمل للقيام به.

•         لا تستعمل الهاتف الخليوي في دوره المياه ... أبدا :

وينبغي أن تطبق هذه القاعدة على استخدام الهاتف الخليوي في العمل أو في أي مكان. لماذا؟ حسنا، إذا كان يجب عليك أن تسأل - لا يمكن ان تعرف من هو هناك، وسوف يسمع الشخص على الطرف الآخر من الخط  أصوات الحمام، وعلى سبيل المثال، صوت السفون, والمياه .هذا غزو لخصوصية زملائك في العمل ".

•         لا تجلب الهاتف المحمول الخاص بك لاجتماعات :

حتى لو كنت وضعت الهاتف الخليوي على خاصيه الاهتزاز، إذا تلقيت مكالمة سوف تحب ان تعرف من المتحدث. هذا ليس فقط عدم لياقه، بل هو إشارة واضحة إلى رئيسك في العمل أن عقلك ليس 100 في المئة في عملك. يمكن لجميع المكالمات الانتظار حتى انتهاء الاجتماع او على الأقل حتى يكون هناك استراحه. تذكر، كان هناك سنوات من قبل لم يكن لدينا الهواتف المحمولة فلا تبالغ الآن فى استعماله.

•         لا ترفع صوتك فى الحديث على الهاتف الخليوى:

عند الحديث لا ترفع صوتك حتى لا تزعج زملائك. قد تحتوى المكالمه على اسرار لا يجب أن يسمعها الجميع. تذكر إنك فى مكان العمل ووسط أشخاص يعملون فلا تزعج أحد.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " لماذا يتخذ المدير الجيد قرارات سيئه" على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس ) 

تعامل البائع مع العملاء كبار السن و الأطفال

تعامل البائع مع العملاء كبار السن و الأطفال

أن كبار السن يحتاجون لمعامله خاصه أثناء البيع لهم. انهم يحتاجون الإهتمام و المساعده لكن دون إشعارهم انهم مختلفون عن باقى العملاء. يجب ملاحظه الآتى فى التعامل معهم :ــ

• انهم يرفضون النصيحة :

العملاء من كبار السن عموما هم من ذوي الخبرة في شراء السلع وأنهم لا يرغبون في ان ينصحهم الآخرين. انهم يتضايقون من كلمه" عجوز " و التعامل معهم على هذا الأساس. فمن الأفضل التعامل معها على أنهم "كبار السن" المحترمين. انهم جادون وحذرين جدا في أمور المال.

• يحتاجون الإحترام :

يرغبوا في أن يحترمهم الآخرين وينبغي التشاور معهم للاستفادة من حكمتهم ومعرفتهم وخبرتهم . بعض العملاء من كبار السن يعانون من بعض العيوب الجسدية، مثل صعوبة في السمع، وعدم القدره على التحدث بشكل واضح، وصعوبة في الوقوف، وضعف البصر، وما إلى ذلك بسبب كبر السن. لا تشعرهم بذلك وتعامل معهم بمحبه وصبر دون الإشاره لاى اعاقه.

• يصعب إرضائهم بسهوله :

هذا النوع من العملاء يصعب إرضائهم بسهولة. تستغرق عملية البيع  معهم وقتا طويلا لتتحقق. ولذلك، ينبغي للبائع ان يقدر حكمتهم وخبرتهم ليكسب رضائهم و تبدأ عمليه البيع. ينبغي أن يعطي الكثير من الاحترام لهم، وربما يطلب المشورة منهم فقط لإرضاء الأنا لديهم. إذا سمح الوقت، ينبغي أن يمد البائع الحديث من خلال شرح كل التفاصيل للمنتج ليتم بيعها. ينبغي للبائع عدم إهانتهم بأي طريقه أو السخريه من اى سلوكيات قد تبدو غريبه فى بعض الأحيان لهم.

• يحبون التركيز فى خدمتهم :

مندوب المبيعات الماهر يلاحظ بدقة كل تلك الخصائص المميزة لهؤلاء العملاء، ويراعيها بدقه ويبحث عن أحسن طريقه لمساعدتهم مع منحهم الاحترام الواجب. البائع الماهر يستفيد من  الآراء التى يطروحوها و لا يستخف بها فهى تعبر عن ما يرغبوه . الأهم ان يكون متعاطفا نحو فقدانهم القدرة الجسدية. عليه ان يحسن إستقبالهم , ويقدم لهم معامله حسنة ويوصلهم للخارج بشكل جيد. بمجرد ان تكسب قلوبهم، يصبحوا زبائن دائمين.

كيفية التعامل مع العملاء الأطفال؟

الأطفال ليسوا فقط مجرد مستهلكين ولكن لهم تأثيرهم العميق على مشتريات العائلة. فمن الصعب جدا تحديد من هم الأطفال إذا تكلمنا عليهم من حيث العمر. ويختلف الخبراء على نطاق واسع على تحديد ما هى الفئة العمرية من الأطفال. ومع ذلك، فإن الأطفال هم أولئك الذين فى السن الذى يمكنهم التمييز بين الأشياء.

ومن هنا، يمكن اعتبار الأطفال من الفئة العمرية ما بين ثلاث وتسع سنوات. يجوز لأحد أن يسأل لماذا ما بين ثلاثة وتسعة,هذه الفترة هي مرحلة مبكرة من النضج العقلي. ليس هناك أي قاعدة جامدة وسريعة لماذا ينبغي لأحد أن يأخذ الفئة العمرية من ثلاثة وتسعة, يمكن أن يكون حتى سن الرابعه عشر.

الأطفال عادة يشتروا احتياجاتهم مثل الأطعمة ولعب الأطفال وخاصة المخبوزات والمعجنات، والكراسات المدرسية ، وأقلام الرصاص والمحايات والأقلام،  وصناديق الالوان..الخ. أطفال اليوم يهتموا جدا بشراء مواد الإفطار، والمعدات الرياضية، والدراجات ..الخ. الأطفال الآن يفضلون انتقاء ملابسهم, والشراء متجر خاص أو مركز للتسوق ويصبحوا من زبائنه الدائمين. الأطفال قد يفاصلوا لكنهم لا يجادلوا لانهم أبرياء وفى سن صغيره.

البائع يلعب دورا حاسما هنا. لا ينبغي تجاهل الأطفال. هم مجموعة من القوة الشرائية التاليه لوزراء المالية. الحلوى ,الاهتمام , والتعاون هى المفاتيح لتنميه علاقه محبه للبائع و للمحل و تصبح  العلاقه ودية للغاية. وينبغي على البائع ان لا يلجأ للخداع لانه يسمم العلاقات الدائمة الحلوه والدائمه ويجعل الاطفال تخشى المحل و التعامل معه. البائع الماهر يطلعهم على أحدث المنتجات الوارده للمحل و التخفيضات التي يمكن أن يستفيد منها الأطفال.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله "  ماذا تفعل فى بدايه وظيفه جديده ؟" على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )

مزايا المفاوضات وجها لوجه

مزايا المفاوضات وجها لوجه

ويمكن للتفاوض وجها لوجه أن يكون ممتعا وفعالا, ويمكن أن يكون موترا ويصعب  الوصول لحل. إذا كان لديك خوف من المواجهة، ويمكن أن تكون المفاوضات تجربة مخيفة. قد يكون مغريا التفاوض من مسافة بعيدة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، ولكن هناك العديد من الفوائد لاجراء المفاوضات وجها لوجه. يجب التمرين على المناقشة قبل أن تجتمع مع خصمك، حتى تتمكن من تقديم حجتك بطريقة واضحة ومختصرة.

•          الصدق :

ومن الصعب إثبات صدق ما تقول من خلال ورقة اوالتفاوض لمسافات طويلة. وحتى سماع صوتك عبر خط الهاتف غير كافية لترك أثر إيجابى لتغيير المفاوضات لصالحك. ويمكن للمؤتمر عبر الفيديو ان يظهر وجهك و لغة جسد مريحه، ولكن الأعطال الفنية يمكن بسهولة عرقلة تدفق المحادثة. عندما تتحدث مع شخص بشخصك، يمكن ان يرى بوضوح الثقة والتأكيد من لغة الجسد, مما يساعده على الثقة فى ما تقوله والتوصل إلى حل ودي لهذه الحالة.

•    معرفه موقفك من التفاوض :

القدرة على رؤية الشخص الذي تتفاوض معه  تمكنك من قياس المناخ العاطفي، مما يعطيك ميزة. من خلال القراءة بعناية لتعبير وجهه وإيماءاته، يمكنك تحديد الكيفية التي يتفاعل بها مع ما تقدمه من معلومات. هذا يتيح لك معرفة اذا كنت تدفع اكثر من اللازم, أو عندما يمكنك أن تشعر بالجرأة الكافية لمواصلة تقديم العروض على طاولة المفاوضات. قد يكون للطرف الآخر و جه جامد  خالى من التعبير عندما يتعلق الأمر بالتفاوض، لكنه قد ينزلق، مما يقدم لك لمحه مفيدة. على سبيل المثال، قد يبدو أنه محبط، هنا يكون الوقت مناسب لأخذ استراحة قصيرة من المفاوضات حتى أنها يمكن أن يهدأ ويعود دون توتر.

•         تقديم العروض :

التفاوض وجها لوجه يتيح لك الفرصة لتبادل الملفات بشكل علني مع الشخص آخر. ويمكن تبادل المعلومات التي تساعد في إثبات وجهة نظرك وتساعد على التأثير في رأيه. على سبيل المثال، يمكن تقديم صور و شرائط تثبت ما تقول, مما يعطى  لمسة شخصية في المفاوضات.

•         لمسه شخصية :

بعد أن أصبحت التكنولوجيا في مجال الاتصالات هى التيار الجارى، قد يكون الحديث وجها لوجه مع الإنسان اصبح نادرا. عند التفاوض مع شخص ما، قد يقدر لك أنك أخذت من وقتك لهذا اللقاء الشخصي لمناقشة المفاوضات الخاصة بكما. إظهار المجاملة من جانبك وحسن طبيعتك، ستساعده على الشعور بانه له قيمة لديك، للتعامل مع منشأته. 

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " أساسيات التفاوض للمبتدئين  " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )

توقف عن كونك مشغول دائما

توقف عن كونك مشغول دائما

هل تبدو أنك دائما مشغول، و لا تحقق شيئا كثيرا؟ هل ترغب في أن تتوقف عن كونك مشغول والاستمتاع بالحياة أكثر من ذلك؟ هل تفتقد كل تلك اللحظات الجميلة والفرحة من الحياة لأنك ببساطة انشغلت بشيء أو بآخر؟

كونك مشغول ليست سوى حالة ذهنية. الناس الذين في الواقع يشكون قله الإنتاجية نادرا ما يكونوا مشغولون جدا. نعم، تكون مشغولا إذا كنت تجرى جراحة فى القلب أو تحاول إنقاذ طائرة من التحطم، اما، إذا كنت تدير عملك بنظام، يمكن أن يكون لديك الكثير من وقت الفراغ لنفسك ولعائلتك.

هنا بضعة أشياء يمكنك القيام بها لتتوقف عن كونك مشغول دائما :ــ

• عمل قائمة الاعمال. من السهل ان تنجز عملك إذا كنت تعرف كل ما عليك القيام به. اذا لم يكن لديك قائمة المهام , في بعض الاحيان ستقوم بأشياء لم يكن عليك القيام بها، وتهمل الأشياء التي كان ينبغي ان تنجزها، مما يجعلك تخلق تراكمات و تشعر إنك مشغول جدا. استخدم مفكرة بسيطة. هناك العديد من الأدوات التى تساعدك على عمل والحفاظ على قوائم المهام.
•  القيام بالامور الصعبة اولا. عادة نتجنب المهام الصعبة و نقوم بالأشياء التي لا تحتاج إلى الكثير من الجهد. ونتيجة لذلك، يضغطنا الوقت عندما نصل إلى الأجزاء الصعبة.. تأجيل المهام الصعبة هو الطريق المؤكد لكونك مشغولا على الدوام.
•  تقسيم أكبر الأهداف الى اجزاء. الهدف الكبير يبدو دائما صعبا. على الرغم من أننا ينبغي أن نركز دائما على أكبر الأهداف، ولكن يجب ان نعرف انها مصنوعة من مجموعات صغيره من الإنجازات. ضع خطة  ووزع عليها الوقت بشكل مبرر لانجاز كل جزء من الهدف الكبير. على سبيل المثال، إذا كنت تعتقد بحلول يوم الاربعاء القادم سوف تحقق الهدف "ج"، لا تقفز الى العمل على هدف "د" . ركز على الهدف "ج" حتى يكتمل.إذا اكملت الهدف "ج" بالكامل في وقت مبكر من صباح يوم الاربعاء (ما لم يكن هناك شىء مهم جدا) سيبقى لديك وقت للراحه او التنزه. بهذه الطريقة أعلم أنك تبذل جهد وتنجز المطلوب و لا يزال لديك يوما كاملا لنفسك.
•  لا تلتزم باشياء فوق طاقتك . خذ مهمات على قدر استطاعتك. تعلم من التجربة. حتى لو كنت تقوم بشيء لمدة بضعة أشهر ستعرف الكمية التى تستطيع إنجازها فى فتره معينه من الزمن. سواء كان ذلك بعض الأعمال المنزلية أو العمل في المشروع، لاتلتزم بما هو فوق قدرتك.
•  تعلم أن تقول "لا". في بعض الأحيان لا نستطيع قول لا. و نظل نقبل عمل اكثر بدافع الحب أو الحرج او نجبر على ذلك, وسرعان ما نجد انفسنا مشغولون بالعمل ولا شيء غير ذلك. تواصل مع من حولك و اخبرهم ان لديك أيضا حياة خاصه تحب تعيشها. تعلم أن تقول لا لدى اعمالى الخاصه التى يجب ان تنجز.
•  لا تنشغل في بالسباق . زميلك يسعى لمنصب إداري .انت الآخر تريده أيضا.هل تريده أنت بدافع ان زميلك يرغب فيه؟ أو لانك حقا ستستفيد من الحصول على هذا المنصب؟ أحيانا نرغب الأمور ببساطة لأن الناس من حولنا لهم رغبة فيه. ركز على ما هو جيد بالنسبة لك وتحبه، وليس ما يريده الآخرون.
•  لا تفرط فى الرغبات الماديه. الشيء نفسه ينطبق على الماديات. بمجرد ان حوصرت فى دائرة طلباتك الماديه لا يمكنك أن تتوقف. زميلك  لديه تلفزيون بلازما كبير؟ صفقة كبيرة! فهل لديك ما يكفي من الوقت والمساحة النفسية للاستمتاع بالتلفزيون؟ المادية المفرطة تبقيك مشغول بلا داع لأنك تطارد دائما الشيء التالي الأكثر حداثه، وطوال الوقت تظل تستعد لمطاردة الجديد. بهذه الطريقة التي تطارد بها الأشياء الحديثه لن يبقى لديك وقت.
•  وضع حدود زمنية. لا تعمل بعد فترة معينة من الزمن، حدد زمن والتزم به. إذا كنت قد قررت أنك لن تعمل بعد الساعه السادسه , توقف على الفور، واتبع هذا الموعد النهائي. إذا كنت لا تريد ان تستقبل المكالمات خلال عطلة نهاية الأسبوع ,إفعل ذلك واعلنها بين اصدقائك و معارفك. يمكنك الاحتفاظ بهواتف منفصلة لعملك واستخدامك الشخصي.
•  إعادة النظر في الأولويات الخاصة بك. ما هي أولوياتك الحقيقيه في الحياة ؟ هل تخسر الكثير من أجل الحصول على أقل؟ هل تريد كسب المال على حساب صحتك وعائلتك؟ ماذا تريد حقا من حياتك؟ اجلس وإكتب أولوياتك المهم فالأهم. وهذا سوف يساعد حقا فى إعادة ترتيب أولويات الجدول الزمني الخاص بك، مما يجعل لديك وقت فراغ لحياتك الخاصه و تنعم بها.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله "  كيف تغير سلوكك من السلبية إلى الإيجابية" على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس ) 

كيفية عمل اتفاقية مشتريات

كيفية عمل اتفاقية مشتريات

اتفاقية الشراء تكون بين البائع والمشتري سواء كانت عند شراء منزل، أو شراء بضائع بين الشركتين. لا يجب ببساطة ان تجعل هذا النوع من الاتفاق شفويا. لا بد من كتابته بعبارات واضحة وضوح الشمس على ورقة وقعت من قبل المشتري. إذا لم يتم ذلك، كلا الطرفين يتركون أنفسهم عرضه للنزاعات المحتملة بشأن بنود السداد . يجب أن تحتوي على تفاصيل اتفاق الشراء عن كلا الطرفين، والمبلغ المستحق، والمنتجات المقدمة والموعد النهائي للتسليم و تاريخ استحقاق الدفع.

·        يحدد البائع والمشتري. ويشمل العقد الأسماء الكاملة، وأسماء الشركات والعناوين.

·        وصف الشروط العامة للاتفاق في القسم الأول من اتفاقية الشراء. يجب إعطاء بيان عام بشأن هذه الصفقة، مثل "البائع يوافق على نقل البضائع إلى المشتري X مع جميع الحقوق التى تذهب للمشتري". وتشمل اسم ووصف الصنف الذى تم شراؤه.

·        اعطاء تفاصيل عن قيمة الصفقة. وصف الكيفية التي سيتم بها دفع ثمن الشراء، مثل على دفعات أو دفع المبلغ دفعة واحدة. توضيح ما سيتم قبوله من أشكال الدفع، مثل بطاقة الائتمان أو شيك مصدق. قائمة المواعيد المقررة لجميع المدفوعات التي ينطوي عليها اتفاق الشراء.

·        سرد كافة "ضمانات" أو المطالبات من قبل البائع فى بيع هذا البند. على سبيل المثال، أن يقر بجوده المنتح ومطابقته للمواصفاته، والتعهد بتحمل أي مشاكل قد تظهر فى فتره الضمان.

·        مناقشة جميع الشروط الأخرى المحددة للاتفاق، مثل شرط  يقول أنه فى حاله حدوث مخالفه فى اى من عناصر هذا الاتفاق يعتبر مجمل الاتفاق لاغيا.

·        شرح كيف ومتى يتم النقل الفعلى للبضاعه. تحديد الموعد النهائي و الإجراءات التى ستتخذ عند عدم الالتزام به، والوقت والمكان الذي سيتم في التسليم.

·        تحديد مكونات الضمان. وتشمل اسم الوكيل وكيف سيدفع المقدم, ومتى يمكن الافراج عن الاموال.

·        إضافة أي أحكام إضافية في مقطع "متفرقات" أو "البنود الإضافية" في نهاية اتفاق الشراء. تذكر إضافة "عدم الإضرار" الوارد في هذا الباب من شأنه أن يخلص كل من الطرفين من أي مطالبات، او ديون أو الالتزامات التي يمكن أن تنشأ عن هذا الاتفاق.

·        إنهى الاتفاق باقرار. هذا ينص أساسا أن جميع البيانات في فى العقد صحيحه ويقر به للبائع والمشتري.

·        على كلا الطرفين التوقيع الاتفاق وتوثيقه. على كلا الطرفين كتابه الاسم كامل واضح ثم يوقع تحته كلا الطرفين.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " أساسيات إدارة المشروع الصغير  " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )