نجاح التواصل فى فريق عمل

نجاح التواصل فى فريق عمل

تيسير ايجاد الحلول الجماعية تعتمد على إنشاء الإطار الذى ستسير عليه العمليه قبل النظر فى المحتوى. إطار لإبقاء الاتصال على المسار الصحيح، و فى الموضوع، والخروج من الفخاخ الشائعة التي تعوق تعظيم النتائج. هناك مبادئ توجيهية مجربة وحقيقية من شأنها أن تسهل المواحهات فى أي اجتماع، والعمل معا في إطار هذه المبادئ التوجيهية، أي الفوز بحلول ترضى الجميع والتي تخدم جميع الأطراف المعنية.

وهنا مبادئ توجيهية استعملت بنجاح مع فرق، و مجالس الإدارة، ومجموعات عمل من جميع الأحجام:

1. الغاء اللوم من المعادلة. توجيه أصابع الاتهام واللوم يخرج أي نقاش عن مساره، وبعيدا عن البحث عن حلول. لن يتم الوصول الى حل لأي مشكلة بالقاء اللوم وتبادل الإتهامات .هذا يخلق الفتنة فقط، العار والخجل، واتخاذ المواقف الدفاعية "اذا تمت افشاره لشخص بعينه"؛ هذا السلوك غير مفيد اطلاقا.

2. السعي للحصول على حل مربح للجميع. إن تأثير أي إجراء يكون دائما له عواقب. لكن النتائج تتغير مع التحرك بعيدا عن الفرديه إلى صالح مجموعة أكبر من الاشخاص. أفضل الحلول هى التى تؤثر على أكبر عدد من الأشخاص بطريقة إيجابية. تفوق صالح العديد من الأفراد خير من صالح القليل من الافراد او أو واحد فقط.

3. ساهم فى الحلول، وليس المشاكل فقط. نحن نعلم جميعا انه من الاسهل الانتقاد عن الإبتكار. الانتقادات ليست جزءا مفيدا بشكل خاص فى حل المشاكل. الاعتراف بالخطأ في الحل المقترح مفيد؛ لكن مجرد اطلاق النار على الأفكار المعروضه لتحطيمها غير مفيد ولا يوصل لشىء.

4. وجهات نظر عديده تكون الكل. اسمح لوجهات نظر مختلفة في التعايش معا. لا يمكن أن يكون وجهه نظر فرد هى الحقيقه المطلقه ، ولذلك التمسك بوجه النظر و المجادله لاثبات ذلك هو مضيعة مدمره للوقت. خلق الحلول التي يمكن أن يعيش كثير من الناس مع يتطلب مدخلات جهات نظر عديدة.

5. الحل الوسط ليس استسلاما. هناك أوقات حين يكون فرد أو مجموعة من الأفراد "تريد" ما لا يخدم الصالح العام للمجموعه بكامل هيئتها. نحن بحاجة إلى وضع مصلحه الجميع قبل ما يريد الفرد ، وايجاد حل يعمل لصالح الجميع.

آداب المناقشة فى مجموعة

العديد من المشاكل التي تنشأ نتيجة المناقشة الجماعية تأتى من الأعضاء الذين ليس لديهم مهارات المناقشة. أن تكون قادرا على المشاركة بشكل صحيح في مجموعة مناقشة يشبه القراءة. إذا كان لديك الكثير من الخبرة فى المناقشات، فمن المحتمل أنك سوف تحقق نتائج جيدة في مجموعة المناقشة.

ومع ذلك، إذا لم يكن لديك خبرة فى المناقشات الجماعيه، قد لا تعرف كيفية المشاركة فيها بشكل صحيح. هناك قدر معين من آداب الحديث التي سوف تحتاج إلي اظهارها عندما تشترك في المناقشة.

البقاء داخل الموضوع:

خلال المناقشة، من المهم للأعضاء الإلتزام دائما بالموضوع. من عدم اللياقه طرح قضايا التي لا تتعلق بموضوع المناقشة. عندما يخرج الأعضاء عن الموضوع الأصلى لموضوعات فرعيه اقل اهميه، فإنها يمكن أن تضيع الوقت وتمنع الجماعة من تحقيق الهدف الأساسى للنقاش. معظم المناقشات الجماعيه لها حد زمني. ويكون للفريق سوى القليل من الوقت بحيث لا يسمح بإضاعتة فى الحديث حول مواضيع ليست ذات صلة بالموضوع الأساسى. وبسبب هذا، فمن المهم دائما للتأكد من ترتبط أية أسئلة أو بيانات التي تطرحها على الموضوع. شكل آخر من آداب جيدة في المناقشات الجماعية هو أن نسأل أسئلة مفتوحة بدلا من الأسئلة مغلقة حتى نفتح النقاش.

استخدام الأسئلة المفتوحة النهايات:

السؤال المفتوح النهايه هي تلك التي لا تحتاج إلى جواب محدد. ذلك هو السؤال الذي تم تصميمه للحصول على ما يدور فى تفكير المجموعة. المرة الوحيدة التي ينبغي أن يطرح سؤال مغلق هو إذا كان هناك معلومات محددةيجب ان تعرفها المجموعة. الأسئلة المفتوحة هي مهمة لأنها تسمح للأعضاء بالتفكير. إذا كانت المسألة تخص مشكلة، فإنها تجعل الأعضاء قادرين على التوصل إلى عدد من الحلول المختلفة. إذا كان قاطع أحد الأعضاء آخر اثناء حديثه، هذا هو مثال على سوء الآدب. لا يجب أن يفعلوا ذلك أبدا. فمن غير المهذب ان تقاطع، لان هذا يمكن أن يؤدي إلى صراع بينك وبين الشخص الذي قاطعته.

 اعلن عن رايك :

من المهم ان يوضح الجميع وجهة نظره. إذا كان لديك خلاف مع المتحدث او تعليق أو بيان تريد تقوله، انتظر حتى ينتهي من حديثه قبل أن تتحدث. معظم المناقشات تتطلب من مجموعة الأفراد أن يرفعوا أيديهم قبل أن يطرحوا سؤال أو الإدلاء برأى، وهذا هو ما يجب أن تتبعه. إذا كنت لا توافق على بيان أو فكرة قدمت من قبل شخص آخر، فمن المهم أن تقولها بطريقة مهذبة. في مناقشة المجموعة، من المهم تجنب الصراع، لان هذا يمكن منع الجماعة من أن تكون قادرة على الوصول إلى الهدف بنجاح.

على سبيل المثال، مثال على سوء الآداب ان تقول شيئا مثل " فكرتك هذه لن تعمل " أو "فكرتك التى تعرضها ليس لها أي معنى." هذه هي العبارات يمكن أن تكون ضارة للعضو الذي توجهها له. هل تريد أن تتجنب ذلك. ثمة بديل جيد لهذه العبارات هى "هذه الفكرة تثير بعض القضايا الخطيرة" أو "لا أرى وجهة نظرك، ولكن هناك عددا من المشاكل التي قد تنشأ." هذه البيانات هما أمثلة لآداب المناقشه، ويجب ان تستخدمها إذا كنت ترغب في النجاح. لا يوجد شيء خاطئ مع عدم الاتفاق مع شخص فى ما يقول. و لكن، سوف تحتاج ان تعبر عن رأيك بطريقة مهذبة، ويجب أن تكون لديك أسباب وجيهة لرأيك هذا.

لا تستخدم فكرة شخص آخر :

ان من الآداب السيئة استخدام الأفكار التي طرحت من قبل شخص آخر. خلال الاجتماع، ينبغي النظر في كل الأفكار، وينبغي ان لا تسخر من أحد بسبب فكرة طرحها. قد يكون له اكثر من سبب وجيه لذلك.

أولا، إذا تمت السخريه من أحد أعضاء المجموعة لأن فكرتة سيئة، هذا قد يجعل الأعضاء الأخرى يشعروا بعدم الارتياح إزاء تقديم أفكارهم هم ايضا. وهذا يمكن أن يؤدي إلى الحالة التي يكون فيها جزء كبير من الأعضاء لا يشاركون بنشاط بسبب الخوف من الإذلال من خلال تحقير أفكارهم. المناقشات الجماعية تعتبر من الأحداث الهامة التي تسمح للافراد بتبادل الأفكار أو ايجاد الحلول للمشاكل. عندما يتناقش أعضاء المجموعة بأدب، وسوف تكون المناقشة مثمرة للغاية.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله "  حواجز التواصل الفعال في العمل الجماعى " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber/posts

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )

مهارات العمل الجماعي الفعال

مهارات العمل الجماعي الفعال

العمل الجماعي أصبح أكثر شيوعا و له قبولا كبيرا كوسيلة لزيادة الإنتاجية في مكان العمل. معرفه مهارات العمل الجماعي أمر بالغ الأهمية قبل العمل مع مجموعه من الأفراد. اذا كنت تختار أعضاء فريق عمل في منشأتك عليك ان تسأل نفسك هذه الأسئله :

·       من هم افضل الأفراد للعمل فى الفريق ؟ على افتراض أن الناس لديهم المهارات المناسبة الفنية للعمل الذي يتعين القيام به, ما هى العوامل الأخرى  التى تختار على اساسها؟

·       الفريق بحاجة لافراد مهره و أداء جيد. ولكن ما هى الصفات المميزه لمثل هؤلاء الأفراد؟       

أهميه العمل الجماعى :

العمل الجماعي مهم وضروري عندما تكون الحالتين التاليتين موجودة: من اجل إنتاج منتج أفضل وأكثر كفاءة مع العمل الجماعي , او المنتج المباع معقد للغاية ويتطلب تنوع المهارات والقدرات من فريق يقدمها للسوق.

ما هى المهارات الأساسيه للعمل كفريق :

مهارة العمل الجماعي الأهم هى القدرة على التواصل بشكل فعال. وهذا يشمل التحدث عن معرفة، بلباقة وصراحة وكذلك الاستماع بنشاط و بعقل مفتوح. مهارات العمل الجماعي أو غيرها من الصفات المرتبطه بانجاز الفريق تشمل تحقيق الالتزام للفريق، واتخاذ القرارات بموضوعية وانضباط، والتفكير بذكاء وبقوة، والقدرة على دعم أفكار أعضاء الفريق الآخرين، والتواضع ، والأهم، عدم الخوف من المشاركه. اهم المهارت هى التاليه :

• يمكن الوثوق بأدائه:

يمكنك الاعتماد على العضو الفريق الذي يمكن الوثوق به لانجاز العمل و يؤدى حصته العادلة من العمل بجد وعداله. عليه المضي قدما في المهمه لانجازها. المثابره هو مفتاح الحل. يمكنك الاعتماد عليه لتقديم أداء جيد في كل وقت، وليس فقط لبعض الوقت.

•      الاتصال :

كونك عضو فريق عمل فعال يبدأ وينتهي بالتواصل. من الأهمية بمكان أن تكون قادرا على التواصل بصراحة وصدق حول الأفكار والتوصيات والمخاوف مع أعضاء الفريق الآخرين. كما لا يقل أهمية أن تكون قادرا على الإنصات والاستجابة بشكل موضوعي مع اعطاء تعليقات مفيدة. هذا عضو في الفريق لا يخجل من ابداء وجه نظره ولكن يطرحها في أفضل طريقة ممكنة - بطريقة إيجابية، و ثقه، وباحترام.

•      الالتزام :

مهارة العمل الجماعي الضروريه الأخرى هى القدرة والرغبة فى الالتزام باهداف الفريق المشتركة. سائر مهارات العمل الجماعي هي عديمة الفائدة بدون الالتزام الجماعي. مع هذا الالتزام للفريق، يجب أن يكون الأفراد على استعداد لاتخاذ أي دور يلزم لإنجاز المهام المطلوبة، سواء كان دورا قياديا أو دورا ثانويا. من مهارات العمل الجماعي الفعال هى القدرة على تجنب أجندات خفية في اجتماعات الفريق؛ هذا يتضح في كثير من الأحيان عندما يلتزم أعضاء الفريق وباقتناع داخل ديناميكيه المجموعة.

•      صنع القرار:

مهارة العمل الجماعي المهمه هى اتخاذ القرارات الفعالة  مما يعتبر أمر بالغ الأهمية لأن معظم الصراعات تنشأ بين فريق العمل خلال عملية صنع القرار. الفرق الفعالة لديها أعضاء يمكنهم اتخاذ قرارات موضوعية بعد دراسة متأنية و نقاش. العيب الرئيسي فى العمل الجماعي هو انتشار نظرية نشر المسؤولية بين افراد الفريق. ان نشر المسؤولية عندما يتخذ قرارا سيئا يوضح أن معظم، إن لم يكن كلهم، الأعضاء لم يتخذوه من تلقاء نفسهم؛ القدرة على التفكير بذكاء وبصيره من خلال بحث الوضع قبل اتخاذ ، قرار موضوعي أمر حاسم لكون العضو فاعل فى فريق جيد.

• مشارك نشط :

العضو الجيد فى الفريق يشارك بفاعلية. أنه يأتي مستعدا لاجتماعات الفريق والاستماع والتحدث اثناء المناقشات. يشارك بشكل كامل في عمل الفريق وليس الجلوس بشكل سلبي على الهامش. أعضاء الفريق الذين يعملون كمشاركين نشطين يأخذ زمام المبادرة للمساعدة في جعل الأمور تنفذ، كما يتطوع لأداء المهام. ان منهجه يكمن فى الفعل: "ماذا يمكنني أن اساهم به لمساعدة الفريق على تحقيق النجاح؟"

•   يشارك المعلومات بانفتاح ​​وطيب خاطر:

عضو الفريق الجيد يشارك. انه على استعداد لتبادل المعلومات والمعرفة والخبرة. أنه يأخذ المبادرة للحفاظ على أعضاء الفريق الآخرين على علم بما يعرفه.

الكثير من الاتصال من خلال الفرق يحدث بشكل غير رسمي. بجانب المناقشة في الاجتماعات المنظمة، أعضاء الفريق في حاجة الى الشعور بالراحة في التحدث مع بعضهم البعض وتناقل الأخبار والمعلومات الهامة يوميا. لاعب الفريق الجيد ينشط في هذه المشاركة غير الرسمية. أنها تبقي أعضاء الفريق الآخرين في تواصل مع المعلومات والخبرات التي تساعد على انجاز هذه المهمة ويمنع المفاجآت.

• يتعاون و يساعد :

التعاون هو تنفيذ العمل مع الآخرين والعمل معا لإنجاز المهمة. افراد الفريق ، على الرغم من الاختلافات التى قد تكون بين أعضاء الفريق الآخرين بشأن الأسلوب والمنظور، ويعملوا على ايجاد سبل للعمل معا من أجل حل المشاكل لانجاز العمل. يستجيبوا لطلبات المساعدة بل وأخذ زمام المبادرة لتقديم المساعدة.

• يظهر مرونة :

عضو الفريق الفعال يتعامل مع الظروف المتغيرة في كثير من الأحيان – بل يخلق التغييرات بنفسه. لا  يعترض و يهاجم، بل يتكيف مع الأوضاع المتغيرة باستمرار. انهم لا يشتكون أو يشعروا بالضغط عندما يطلب شيئا جديدا أو يجري تغيير لايجاد اتجاه جديد.

وبالإضافة إلى ذلك، يمكن لعضو الفريق ان يتقبل مختلف وجهات النظر ويقدم تنازلات عند الحاجة. انه لا يتمسك بشكل صارم بوجهة نظره ويجادل الى ما لا نهايه، وخصوصا عندما يحتاج الفريق للمضي قدما لاتخاذ قرار أو الحصول على موافقه لتنفيذ العمل. عضو الفريق يكون مؤمن بأفكاره لكنه منفتح لما يقدمه الآخرين – هذه هى المرونة في أفضل حالاتها.

• لديه التزام بالفريق :

عضو الفريق الفعال يهتم بعمله،و بالفريق، وعمل الفريق. أنه يريد أن يعطي جهدا فائقا، ويريد أعضاء الفريق الآخرين أن يفعلوا الشيء نفسه. انه يعتبر اعضاء الفريق الآخرون اصدقائه و اسرته.

•  مساعدا على حل المشاكل :

الفريق، بطبيعة الحال، يتعامل مع المشكلات. في بعض الأحيان، يبدو، ان هذا هو السبب لإنشاء فريق - معالجة المشاكل. لاعبي الفريق على استعداد للتعامل مع جميع أنواع المشاكل بطريقة موجهة نحو الحلول. انهم يحلون المشاكل، وليس مسببوا المشاكل، او اللائمون للمشكل ، أو متجنبون للمشاكل. هم لا يبحثوا عن من يحملوه اللوم، كما يفعل اللائمون. و لا يؤجل التعامل مع القضايا، كما يفعل المتجنبون. اعضاء الفريق تٌخرج المشاكل الى النور للمناقشة ومن ثم التعاون مع الآخرين لإيجاد حلول و عمل نموذج لحل المشكله.

• يعامل الآخرين بطريقة محترمة وداعمة :

معامله أعضاء الفريق من زملائه يجب ان تكون مجاملة و مهتمه - وليس فقط لبعض الوقت ولكن بثبات. وبالإضافة إلى ذلك، يظهر التفاهم والدعم المناسب لأعضاء الفريق الآخرين للمساعدة في انجاز هذه المهمة. أنه لا يضع شروطا متى سوف يقدم المساعدة، و متى سوف يختار للاستماع، متى سوف يبادل المعلومات. عضو الفريق الجيد يتمتع بروح الدعابة ومعرفة كيفية تحقيق ذلك ، ولكن الفكاهه لا تكون على حساب شخص آخر. بكل بساطة، افراد الفريق الفعال يجب ان يتعاملوا مع الآخرين بطريقة مهنية.

• الثقة :

الثقة أمر ضروري في مجال الأعمال . الثقة يجب أن تكون موجودة في كل شركة لان العاملين في حاجة إلى الاعتماد على بعضهم البعض، والتعاون وتحمل المخاطر استنادا إلى توصية زملائه.  قد لا يكون فريقك أفضل الأصدقاء، ولكن يجب ان يكون الاحترام هو الأساس ويدرك الجميع أن هناك ما هو أكثر من مجرد العمل بين زملاء العمل.  مواجهه الصراع وجها لوجه هو وسيلة أخرى لبناء الثقة. يقترب من جميع الأطراف ويكون صانع سلام، تشجيع زملاء العمل على التخلص الصراع ، يعزز النزاهة والانفتاح فى ما بينهم.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " صفات المدير القائد " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber/posts

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )

كيف تواجه الضغوط في عملك اليومي.

كيف تواجه الضغوط في عملك اليومي.

• مقارنة الضغوطات المختلفة وتقييم أوجه الشبه إن وجدت فيما بينها:

تحديد ما إذا كان مهام معينة، ومديرين أو العملاء تزيد من مستويات توترك و تبعث على شعورك بالضغط، ومحاولة تحديد السبب.

• إعادة هيكلة عملك لتقليل عناصر الضغط حيثما أمكن:

على سبيل المثال، اعد توزيع عبء العمل بحيث لا تؤدي المهام المتكررة لفترة طويلة من الزمن. أو توزيع هذا العمل على نحو أكثر توازنا بين الموظفين. اطلب المزيد من التدريب لتحسين معرفتك من الإجراءات التي قد تكون غير متأكد من.

• تحسين الاتصال على جميع مستويات المنشأه :

يمكن تحسين الاتصال بين الأفراد والفرق في مكان العمل للقضاء على سوء الفهم، مثل الازدواجية غير الضرورية في العمل أو عندما لا تحدد مواعيد نهائية بوضوح. يمكن تحسين الإنتاجية أيضا من خلال تقليل الوقت المهدر مما يسبب الضغط ، مثل الاجتماعات طويلة لا داعي لها. تشجيع الإدارة على إشراك الموظفين في صنع القرار بشأن عمليات وإجراءات العمل، وتقديم اقتراحات بخصوص كيفية تعديل العمل للحد من التوتر الناتج عن الشعور بالضغط.

• اسمح لنفسك بالتحدث عن ما تعانيه من ضغط :

الحديث مع الزملاء وبناء شبكة الدعم من زملاء العمل الذين يمكنك الوثوق بهم للتنفيس عن ما تشعر به من ضغط عند الضرورة.

• تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية الخاصة بك:

احرص على اقتطاع وقتا كل يوم للاسترخاء، والاستماع إلى الموسيقى تحبها، أو قراءة  كتاب من أجل المتعة. مارس هواياتك المفضله و اقضى بعض الوقت مع العائلة والأصدقاء. لا تسمح ان تغلب العمل على جميع جوانب حياتك، ستكون أكثر إنتاجية وانتعاشا إذا كنت تستطيع الابتعاد من وقت لآخر.

• ضع خطه للتخلص من الضغوط :

1. تحديد ما هى المشكلة وتوثيق جميع الظروف المحيطة بها.

2. تحديد مدى أهميتها. هذا سوف يحدد مدى السرعة  التى يجب التعامل بها.

3. إنشاء قائمه بسيطه لكل خطوة يجب القيام به للحل .

4. بمجرد أن عرفت الخطوات اصبحت مسألة القيام بها أو تفويضها.

في أي وقت تتعامل مع شيء ليس لديك  له خطة , بعد ان تتم حل المشكلة أكتب كل شيء فى دفتر في الوقت الذي لا تزال المشكله و الخطوات ما زالت حية في عقلك. يمكنك استخدام هذه الملاحظات في وقت لاحق لوضع خطة خطوة بخطوة للتعامل مع مسألة قد تنشأ مثلها في المستقبل.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " ضغوط العمل وكيفية مواجهتها " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber/posts

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس ) 

المعلومات الضروريه لمالك مشروع صغير ( الجزء الأول)

المعلومات الضروريه لمالك مشروع صغير

( الجزء الأول)

انك لا تكن على استعداد لبدء مشروعك الصغير حتى يمكنك أن تفكر فى ادارته بشكل صحيح يحقق لك النجاح و الإستمراريه.  العمل هو نشاط مستمر لا يشغل او يدير نفسه. كمدير لمشروعك سيكون عليك تحديد الأهداف، وتحديد كيفية الوصول إلى هذه الأهداف واتخاذ جميع القرارات اللازمة. سيكون عليك شراء أو صنع المنتج الخاص بك، وتسعيره ، و الإعلان عنه وبيعه. سيكون عليك حفظ السجلات، وتحديد التكاليف. سيكون عليك مراقبة المخزون، واتخاذ قرارات الشراء الصحيحة والمحافظة على انخفاض التكاليف. سيكون عليك توظيف وتدريب وتحفيز الموظفين الآن أو مع تقدمك فى المشروع.

تحديد أهداف إدارة المشروع :
الإدارة الجيدة للأعمال التجارية الصغيرة هى مفتاح النجاح لان الإدارة الجيدة تبدأ بتحديد الأهداف.  ضع أهداف لنفسك لإنجاز المهام الضرورية و الكثيره لبدأ وإدارة مشروعك بنجاح.  كن محددا. ضع كتابهً أهداف قابلة للقياس من حيث الأداء. جزء الأهداف الرئيسية  الى أهداف فرعية، تٌبين ما تتوقع تحقيقه في الشهرين أو الأشهر الثلاثة القادمة، والأشهر الستة القادمة، في العام المقبل، والسنوات الخمس القادمة. بجانب كل هدف رئيسى وبجانب كل هدف فرعي ضع تاريخا محددا يبين متى يتم تحقيقه.

حدد الإجراءات التى يجب اتخاذها لتحقيق الأهداف. في حين أن الجهد المطلوب للوصول إلى كل هدف فرعي يجب أن يكون كبيرا بما يكفي ليثير التحدى داخلك، لا ينبغي أن يكون كبيرا لدرجة غير معقولة حتى يحبطك. لا تخطط لتحقيق أهداف كثيرة معا في وقت واحد حتى لا ترتبك ولا تستطيع تنفيذ ايا منها.  

·        تحديد الأولويات:

خطط مسبقا كيفية قياس النتائج حتى تتمكن من معرفة بالضبط درجه اجاده ما تقوم به من عمل. هذا هو المقصود من الأهداف "قابلة للقياس". إذا لم تتمكن من الحفاظ على مستوى النتيجة من الجوده اثناء تقدمك فى العمل , الإحتمال الأقوى انك ستفقد الحافز. أعد ترتيب خطة العمل لازاله العقبات التي قد تقف في طريقك. ضع خطه بالعقبات المحتمل ان تحدث وسبل تجنبها أو التقليل من آثارها.

الشراء :
الشراء بمهاره يعتبر عنصرا أساسيا هاما لإدارة مربحه للمشروع. هذا صحيح سواء كنت تاجر جملة أو تاجر تجزئة ، او صانع أو مشغل خدمة. بعض تجار التجزئة يقولون انه هو العامل الأهم والوحيد. البضائع التي يتم شراؤها بعناية يمكن بيعها بسهوله وتحقيق ربح معقول.

·        تحديد ما الذى يجب شرائه يعني ان تعرف النوع، المواصفات، الجوده، والعلامة التجارية والحجم واللون، و ما ينطبق على المخزون الخاص بك – الذي يمكنك بيعه أفضل. هذا يتطلب ان تحصل على المعلومات الوافيه من مندوبي المبيعات، والمجلات التجارية والكتالوجات، وخصوصا ما يتعلق بما يحب او يكرهه العملاء المتعاملين معك. يجب تحليل سجلات المبيعات لديك. ينبغي على اى منشأه تقوم بالتصنيع, ان تعرف المشكلة من وجهة نظر العملاء قبل ان تتخذ قرار الشراء, بعد جمع المعلومات عن ما هي المواد وقطع الغيار واللوازم المناسبه لتصنيع ما يطلبه العملاء.

·        اعرف احتياجات عميلك المنتظم من خلال تعامله معك, وإجراء تقييم جيد للجمهور الذي تأمل أن يصبح من عملائك. في أي فئة اجتماعية اقتصادية هو؟ هل هم ملاك منازل أم مستأجرين؟ هل يبحثون عن النمط، السعر أم الجودة؟ ما هي الفئة العمرية الغالبة فى محيطك؟
الشريحه العمريه لعملائك يجب أن تكون الاعتبار الأول في تحديد نمط الشراء. الشباب يشترون أكثر من السكان كبار السن. احتياجاتهم كثيره ، لديهم عدد أقل من المسؤوليات، ولذلك ينفقوا المزيد على أنفسهم. هم أكثر وعيا بالاتجاهات سواء في أسلوب ارتداء الملابس، وانواع السيارات أو المعدات الإلكترونية الحديثه. إذا قررت تلبية متطلبات الشباب لأنهم هم الشريحه السائده في منطقتك، سوف يكون نمط شرائك مختلف تماما عن ما إذا كانت الشريحه الغالبه هى من  متوسطى العمر الأكثر تحفظا.
ادرس المجلات التجارية، والإعلانات الصحيفة والكتالوجات، و ما يعرض فى واجهات المنشآت المماثلة لك فى ما تبيع. اطلب المشورة من مندوبي المبيعات التى تأتى اليك لتعرض بضائعها عليك ، ولكن اشترى من العديد من الموردين بدلا من واحد، حتى تعرف ما أفضل خطوط الموضه او النوع والشكل المطلوب فى الأوقات المختلفه.

·        تحديد مصادر البضائع المناسبة ليس سهلا. يمكنك ان تشتري مباشرة من الشركات المصنعة أو المنتجة،او الموزعين، تجار الجملة أو تجار الجملة. اشترى من الموردين الذين يبيعون ما تحتاج اليه و بالمواصفات التى تريدها ويمكن أن يوردوا المطلوب فى الوقت المحدد الذى تحتاج اليها فيه. (يمكن ان تستخدم تجار الجملة والموزعون لتوريد سريع لما تحتاجه حتى تصل شحنات المصنع.)

·        يمكنك  ان تحصل على احتياجاتك من العديد من الموردين للحصول على أسعار أفضل والإستفاده من المواد الترويجية التى يعرضها. أو قد تحدد مشترياتك بين عدد قليل من الموردين لتبسيط مشاكل الائتمان الخاصة بك. سيساعدك هذا أيضا أن تصبح معروفا بانك البائع لماركة معينة أو خط من البضائع، ومحافظا على مستوى ثابت من الجوده في المنتجات التى تبيعها.

·        الشراء مهم إذا كان عملك يخضع للتغيرات الموسمية في حجم المبيعات. ستكون هناك حاجة أكثر للمخزون قبل ارتفاع حجم المبيعات فى موسم الذروه . عند تراجع المبيعات، وانخفاض الحاجة للبضائع عند انقضاء الموسم يجب ان ينخفض حجم المخزون. هذا يعني مشتريات السلع لإعادة بيعها والمواد اللازمة للتجهيز ينبغي أن تختلف تبعا لذلك.

·        في البداية، كم هو حجم الشراء المطلوب يخضع للتخمين. أفضل سياسة هي أن تكون مقتصد دون تقتير حتى يصبح لديك ما يكفي من الخبرة للحكم على احتياجاتك. من ناحية أخرى، كيف يمكنك بيع البضائع إذا لم تكن لديك فى مخزنك !.

مراقبه المخزون :
للمساعدة في حل مشاكل الشراء، يجب أن تبدأ في الاحتفاظ بسجلات مراقبة المخزون في الحال. وهذا سوف يساعد على إبقاء التوازن في المخزون - لا كبير جدا ولا صغير جدا - مع نسبة كافيه من تشكيلة من المنتجات، والأحجام والألوان والأنماط والصفات.
في الأساس، هناك نوعان من الرقابة على المخزون- التحكم والسيطرة بالقيمه النقديه ( بالجنيه) والتحكم حسب الوحده . التحكم بالقيمه النقديه تظهر حجم الاموال المستثمرة في كل فئة من المخزون. الضوابط بالوحدة تشير إلى عدد البنود الفردية, متى ومن اين تم الشراء حسب البند. ويمكن لنظام مراقبة مخزون جيد ان يساعدك على تحديد ما هو، ومن اين، و متى، وإلى أي مدى يمكنك الشراء.

التسعير:
الكثير من نجاحك في إدارة الأعمال يعتمد على مدى قدرتك على تحديد الاسعار المناسبه و جوده الخدمات التي تقدمها. إذا كانت الأسعار منخفضة جدا ، فلن تغطي النفقات؛او مرتفعة جدا سوف ينخفض حجم المبيعات. في كلتا الحالتين، لن تحقق أرباحا.

·        قبل بدأ عملك يجب أن تقرر المستوى العام للأسعار التى تتوقع المحافظة عليها. هل تبيع احتياجات الجمهور الذين يشترون على المستوى السعرى المتوسط، ام المرتفع، أم المنخفض؟  كما ان اختيارك للمكان، و مظهر المنشأه، ونوعية السلع المتداولة، والخدمات التي سيتم تقديمها  و السعر, تعتمد على العملاء الذين تأمل فى استقطابهم.

·        بعد تحديد مستوى العام للأسعار، تصبح على استعداد لتسعير الأصناف الفردية. بشكل عام، سعر كل بند يجب أن يغطى تكاليف هذا البند، و التكاليف الأخرى، بالإضافة إلى الربح. في الأعمال التجارية التي تبيع بنود قليله، يمكن بسهولة  تخصيص التكاليف الإجمالية لكل بند و تحديد السعر بسرعة. لكن عند بيع مجموعة متنوعة كبيره من البنود، تخصيص التكاليف وتحديد مستوى الأسعار تتطلب محاسب. 

·        اذا كنت تتعامل فى تقديم الخدمات يجب ان يغطى السعر التكاليف الإدارية بالإضافة إلى التكاليف المباشرة لأداء الخدمة. إذا كنت تعمل فى تصنيع المنتجات، يجب ان يشمل السعر تكاليف العمالة المباشرة والمواد واللوازم، و ما اشتريته من أجزاء من منشآت أخرى، والأدوات و المعدات، والنفقات العامة فى المصنع و فى البيع ويجب أن تقدر المصروفات الإدارية بعناية. لحساب التكلفة لكل وحدة يتطلب تقدير عدد الوحدات التى يخطط لإنتاجها. قبل ان ينمو المصنع او يتسع يكون من الحكمة التشاور مع محاسب عن نظام محاسبة التكاليف المستخدم.

·        اما السلع الفاخرة فيحد لها مستوى اسعار مرتفع، اما سلع الإستخدام المنزلى يجب ان يكون السعر فى متناول الجميع. على سبيل المثال، الرغبه فى زيادة حجم المبيعات بتخفيض متوسط السعر ​​على بند معين – قد لا يحقق مستوى أعلى من الأرباح الإجمالية اذا تم خفض السعر أكثر من اللازم. الزيادة الناتجة في المبيعات نتيجه لخفض الأسعار ,لا ترفع إجمالي الربح بما يكفي للتعويض عن انخفاض السعر.

·   في بعض الأحيان قد ترغب في بيع بند معين أو خدمة بسعر أقل لزيادة حركة المرور على المتجر على أمل زيادة المبيعات من البضائع أو توليد عدد كبير من عقود الخدمة الجديدة. أسعار المنافسين تحكم أيضا الأسعار الخاصة بك. ليس هناك وصفة سحرية من شأنها أن تعمل على كل منتج أو خدمة كل كل الوقت. ولكن يجب أن نضع في اعتبارنا مستوى المتوسط ​​العام التي تحتاجه لتحقيق الربح.

المعلومات الضروريه لمالك مشروع صغير ( الجزء الثانى )

المعلومات الضروريه لمالك مشروع صغير

 ( الجزء الثانى )

البيع :
إذا كنت تدير مصنع، منفذ للجملة، متجر للتجزئه، متجر للخدمة، أو تعمل كموزع او مقاول، سيكون عليك ان تبيع. مهما كانت جوده المنتج الخاص بك، ومهما كان راى المستهلكين , عليك التفكير في أن تبيع من أجل البقاء.

·        أساليب البيع المباشر هي من خلال جهود البيع الشخصي والإعلان ، للعديد من الشركات، تقديم العروض - بما في ذلك التعبئة والتغليف والتصميم للمنتج نفسه – فى الواجهات ، داخل المنشاه ، أو خارجها. بناء سمعة جيدة مع الجمهور من خلال المجاملة والخدمات الخاصة هي طريقة غير مباشرة لبيع. في حين لا ينبغي أبدا أن نهمل البيع الغير مباشر ، الا  ان الآتى هو عرض موجز لأساليب البيع المباشر.

·        لإقامة منشأتك التجارية على قاعدة ثابتة يتطلب قدرا كبيرا من البيع الشخصي الهجومى. انك تواجه منافسة قائمه بالفعل اذا كنت ستعمل فى مجال سبقك اليه غيرك. أما، إذا كانت فكرة مشروعك جديده فالمنافسة تكون ضئيلة أو معدومة،و لكن سيكون لديك مشكلة اضافية هى إقناع الناس بقيمة الفكرة الجديدة. البيع الشخصي  دائما ضروريا لتحقيق ذلك. إذا لم تكن تجيد البيع، من الأفضل استخدام موظف أو مساعد للقيام بهذا العمل.

·        وهناك طريقة اخرى لزياده المبيعات عن طريق الإعلان. ويمكن أن يتم ذلك من خلال الصحف النشرات التجاريه، وقسم الصفحات الصفراء من دليل الهاتف، وغيرها من الدوريات المنشورة؛ و الإذاعة والتلفزيون؛و النشرات التي توزع باليد، والبريد المباشر. وسائل الإعلام التي تختارها، وكذلك الرسالة وأسلوب العرض، يجب ان تعتمد على العملاء المستهدفين الذين ترغب في الوصول إليهم. يجب التخطيط والإعداد بعناية للإعلان، و الا سيكون غير فعال. معظم وسائل الإعلام قادرة على وصف خصائص جمهورها (القراء والمستمعين، وما إلى ذلك). منذ التخطيط الأولي  و معرفتك لوصف خصائص الزبائن المحتملين، عليك أن تتطابق هذه الخصائص مع وسائل الإعلام لتتوافق مع الجمهور الذى تستهدفه. إذا كنت تبيع المجوهرات باهظة الثمن، لا تعلن في الصحف المدرسية بل فى الصحف و المجلات العامه, لكن اذا كنت تعلن عن إصلاح الدراجات يمكن استعمالها .

·        الإعلان يمكن أن يكون مكلف للغاية. من الحكمة تحديد المبلغ الذى ستنفقه على الإعلان، ثم البقاء ضمن ذلك الحد. لمساعدتك في تحديد مدى ما تنفقه، ادرس نسب التشغيل لاعلانات المنشآت المماثلة لك.  مندوبي مبيعات وسائل الاعلام  يمكنهم مساعدتك على تخطيط وإعداد الإعلانات لك. تأكد من أن تخبرهم بحدود ميزانيتك.

·        هناك طريقة ثالثة لتحفيز المبيعات  وهى العروض الفعالة سواء في داخل مكان عملك وخارجه. إذا لم يكن لديك أي خبرة سابقة في عمل العروض، سوف تحتاج لدراسة الموضوع أو اعطاء المهمة الى شخص متخصص.  راقب عروض الشركات الأخرى ,اقرأ الكتب، والمجلات التجارية، والكاتلوجات المقدمة من الشركات المصنعة للمعدات. قد يكون من الحكمة توظيف خبير فى تجهيز العروض للعرض الافتتاحي لمنشأتك والمناسبات الخاصة، أو استخدام متخصصص لهذه الخدمات على أساس عدم التفرغ. الكثير يعتمد على نوع المشروع وماذا يتطلب.

·        الكمية المناسبة من المبيعات وأنواع الأساليب المستخدمه تختلف من عمل إلى عمل ومن مالك الى آخر.  من ناحية أخرى، لا يجيب ان يغيب عن ذهنك هدفك الرئيسي - تحقيق الربح .عليك ان تبقى مسيطرا على التكاليف، وتسعر المنتج بعناية.

حفظ السجلات :
احد العناصر الأساسيا في إدارة الأعمال هو حفظ السجلات. الدراسة بعد الدراسة تبين أنه يمكن أن تعزى فشل العديد من المديرين لعدم وجود سجلات كافية أو فشل المالك في استخدام ما هو متاح من المعلومات نتيجه عدم وجود سجلات دقيقه. بدون سجلات، لن يتمكن مالك المشروع من ان يرى مسبقا الطريقة التي يجري العمل. السجلات الدقيقه والمحدثه دائما قد تظهر حدوث كارثه وشيكة، وتحذرك لتأخذ الخطوات الصحيحه لتجنب ذلك. في حين أن المطلوب كثير من العمل الإضافي للحفاظ على مجموعة وافية من السجلات، لكن هذا العمل سيعود بفائده كبيره على المنشأه و يوفر الكثير من النفقات .إذا كنت غير مستعد للحفاظ على سجلات وافية -  و ليس لديك شخص يجيد امساك الدفاتر - يجب أن لا تحاول تشغيل اى مشروع تجاري. 

انت فى حاجة إلى السجلات لإثبات:
1. العوائد في ظل القوانين الضريبية، بما في ذلك ضريبة الدخل وقوانين الضمان الاجتماعي؛
2. انك تستطيع الحصول على الائتمان من الشركات المصنعة للمعدات أوطلب قرض من أحد البنوك.
3. الأهم من ذلك، انت في حاجة إليها لتشغيل عملك بنجاح وزيادة الأرباح. بسجلات متوازنه دقيقه ومع نظام امساك دفاتر بسيط وواضح، يمكنك الإجابة على الأسئلة مثل:
• كم حجم الأعمال التى تنجزها؟
• ما هي النفقات لدي؟ وتلك التي يبدو أنها مرتفعة جدا؟ ما هو هامش الربح الإجمالي لدي؟ و ما هو صافي الربح؟
•  ما هي حالة راس المال العامل فى المشروع؟
• كم النقدية المتاحه في متناول اليد؟ كم في البنك؟ كم أنا مدين به للموردين ؟
• ما هى القيمه الصافية لحصتى فى ملكيه المشروع؟ 

• ما هي الاتجاهات في الايرادات النقديه، والنفقات والأرباح والقيمة الصافية؟ ما هو موقفي المالي هل فى تحسن ام يزداد سوءا؟ كم تمثل الأصول لدى مقارنة مع ما أنا مدين به للغير؟
• ما هي النسبة المئوية للعائد على الاستثمار الخاص بي؟
• ما هو المبلغ من المبيعات الذى يشكل صافي الربح؟

الإجابة على هذه الأسئلة وغيرها تأتى من خلال إعداد ودراسة الميزانيات العمومية وبيانات الأرباح والخسائر. للقيام بذلك، من المهم أن تقوم بتسجيل المعلومات عن المعاملات عند حدوثها. سجل هذه البيانات بطريقة مفصلة ومنتظمة، وسوف تكون قادرا على الإجابة على الأسئلة أعلاه. سيكون لديك أيضا إجابات لهذه الأسئلة الحيوية الأخرى عن عملك على النحو التالي:

 ما هي المنتجات أو الخدمات التي تفضلها زبائنك ؟ وما هى التى تليها؟ والتى ترفضها تماما؟ هل لدي البضائع التى تٌطلب دائما؟ هل أنا مؤهل لتقديم الخدمات التي يحتاجها العملاء أكثر؟ كم من العملاء بطيئة فى الدفع؟ هل على التحول إلى البيع نقدا فقط، أو اضع خطه لاضافه بعض المصاريف على استخدام بطاقات الائتمان ؟
هذا النوع من السجلات و العدد الذى تحتاجه من السجلات تعتمد على نوعيه العمليات التى تتم يوميا. مثال صبي يبيع الصحف صباحا كل يوم لا يحتاج سجلات لجرد ما باعه وما تبقى. انه يشتري ويبيع حصته بالكامل في كل يوم. ولكن مصنع أحذية او متجر ملابس سرعان ما يجدوا أنهم لا يستطيعوا الحفاظ على المخزون اللازم من المعلومات في رؤوسهم.
وفيما يلي قائمة من السجلات،فى مجموعات وفقا لاستخدامها. لن يحتاج اى مشروع كل هذه السجلات. قد لا يحتاج المشروع سوى عدد قليل.  يجب أن لا تحتفظ بسجل دون الإجابة على هذه الأسئلة الثلاثة: (1) كيف سيتم استخدام هذا السجل؟ (2) ما مدى أهمية المعلومات المرجح أن تسجل؟ (3) هل المعلومات المتاحة في أماكن أخرى في شكل مناسب؟
القائمة التالية قد تلفت الانتباه للسجلات التى يمكنك استخدامها لنفعها لك :
• المخزون والمشتريات و الوثائق التى تقدم الحقائق للمساعدة في البيع والشراء
• سجل مراقبة المخزون
• سجل الجرد المستمر

• خطة نموذج المتوفر من المخزون

• كشف الذى نفذ من المخزون

• سجل  طلبات الشراء

•  سجل الموردين
• سجل البضائع المرتجعه
•  سجل تغيير الأسعار
• دفتر الأستاذ للحسابات الدائنة
• سجلات المبيعات للمساعدة في تحديد اتجاهات المبيعات
• سجلات معاملات البيع للافراد
• ملخص المبيعات اليومية
• خطة المبيعات
• خطة ترويج المبيعات
• السجلات النقدية لاظهار حركه النقديه.
• سجل تعويض النقدية اليومية
• دفتر النثريات
• دفتر المصروفات النقدية
• تعويض البنك
• السجلات الائتمانية الدائنه الذي يوضح  ما لك من المال عند الغير، وما إذا كان يتم الدفع في الوقت المحدد.
• دفتر الأستاذ لحسابات القبض
• دفتر العاملين و يظهر المعلومات المطلوبة قانونا ومعلومات مفيدة للإدارة الفعالة للأفراد.
• دفتر المدفوعات للعاملين و ما يستقطع منها

• سجل نفقات البدلات للموظفين
• طلبات التوظيف
• سجل التغيرات في معدل الأجور
• سجل أسباب إنهاء العمل لموظف

• التوصيف الوظيفي
• سجل الحوادث الحرجه

• سجل الإهلاك و التأمين و المطالبات
• سجل المعدات
• سجل التأمين

• دفتر اليوميه العام

• سجل الأستاذ العام
لتشغيل المنشأه بكفاءة، استخدم المعلومات من سجلات الجرد للحفاظ على مخزون  يتماشى مع المبيعات،و للتعرف على  اتجاهات، وللأغراض الضريبية. استخدم السجلات لوضع خطة مناسبه للعمل.  وضع خطة عمل مدروسة توجهك تعزز فرصك للنجاح.
السجل الذى يظهر البيانات لخطة عمل دقيقه هي الميزانية. قم بعمل ميزانية لمساعدتك في تحديد مدى ما تحقق من زيادة في الربح المتاح لك. فإن الميزانية تجيب على الأسئلة مثل: ما هو حجم المبيعات المطلوب لتحقيق الربح المنشود؟ ما هى النفقات الثابتة اللازمه لدعم هذه المبيعات؟ كم من المصاريف المتغيره يمكن تحملها؟  الميزانية تمكنك من تحديد هدف وتحديد ما يجب القيام به من أجل الوصول إليه.
قارن الميزانية بشكل دوري مع ارقام العمليات الفعلية. مع سجلات فعالة يمكنك القيام بذلك. فى حاله ظهور اى تناقضات يمكن أن تتخذ إجراءات تصحيحية قبل فوات الأوان.  القرارات الصحيحة لعمل التصحيح المناسب يعتمد على معرفتك بتقنيات الإدارة في الشراء، والتسعير، والبيع، واختيار وتدريب الموظفين، والتعامل مع المشاكل الإدارية الأخرى.
ربما يمكنك استئجار محاسب أو موظف للتعامل مع حفظ السجلات بالنسبة لك. نعم، يمكنك ذلك. ولكن تذكر حقيقتين هامتين جدا:
1. زود المحاسب بمدخلات دقيقة. إذا كنت تشتري شيئا ولا تسجل المبلغ في دفتر الشيكات لا يمكن للمحاسب ان يٌدخله. إذا كنت تبيع شيئا نقدا ولا تسجله ، فإن المحاسب لن يعرف عنه شيئا ليسجله.  السجلات التى سيعدها المحاسب لن تكون أفضل من المعلومات التي تقدمها له.
2. استخدم السجلات لاتخاذ القرارات. إذا ذهبت إلى الطبيب وقال لك انك مريض وتحتاج الى أدوية معينة لتسترد صحتك، يجب ان تتبع نصائحه. إذا كنت تدفع اجر لمحاسب فيقول لك مبيعاتك انخفضت هذا العام، لا تخفي رأسك في الرمال وتتظاهر ان المشكلة سوف تزول من نفسها , انك مخطىء. خذ بالنصيحه واعرف الأسباب وعالجها قبل فوات الأوان.