الأربعاء، 26 مارس، 2014

الانضباط فى العمل والاجراءات التصحيحيه

الانضباط فى العمل والاجراءات التصحيحيه
الانضباط في العمل ليس مجرد نتيجة لاتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة ضد موظف لا يقوم بما هو متوقع منه أو إذا كان يقوم باشياء تتعارض مع سياسة المنشأه. الانضباط في العمل هو أداة إدارية فعالة التى من خلالها يمكن تحقيق بيئة عمل أفضل وأكثر كفاءة.
من المفترض أن يكون تقييم الأداء تجربة إيجابية ، وتوفر منصة مثالية للتنمية و الدافع و فرصة إيجابية تهدف إلى الحصول على أفضل النتائج من الافراد وفي عملية وضع أهداف المنشأه . بوضع هذه الأهداف في الاعتبار تستطيع المنشأه تحديد  القواعد التي لا غنى للشركة عنها لتحقيق أهدافها و تسمح لكل موظف أن يعرف ما هو متوقع انه وما هو مستوى الانضباط المطلوب.
معنى الاجراءات التصحيحيه :
اجراءات تصحيح الانضباط في العمل هو عملية استخدام الخطوات أو التدابير المتصاعده عندما يفشل موظف فى تصحيح مشكلة بعد ان اعطى اكثر من فرصه معقولة للقيام بذلك. المبدأ الكامن وراء هذه التدابير هو استخدام الإجراءات اللازمه الاقل شده لتصحيح وضع غير مرغوب فيه . الإجراءات التصحيحية الحادة ينبغي أن تتخذ فقط إذا لم يتم تصحيح الوضع فورا أو إذا كان الموظف يتجاهل ببساطة ما قيل له ان يقوم به به.
التعامل الغير رسمى مع عدم الانضباط :
قد يجادل البعض بأن الاجراء الغير الرسمي بدلا من الإجراء الرسمي كما فى الكتاب ،هو أفضل وسيلة لحل مثل هذه القضايا. في الواقع، في بعض الأحيان - كما هو الحال في كثير من الحالات - كلمة الحق في الوقت المناسب و بالطريقة الصحيحة قد تكون هى كل ما هو مطلوب ، و غالبا ما تكون وسيلة مرضية اكثر للتعامل مع خرق القواعد أو الأداء الغير المرضي وعدم الانضباط. فى حالات اخرى  جلسة رسمية و طويلة النفس، قد تكون الصيغة الصحيحة لتصحيح ما هو في رأيك خطأ . أيضا  يمكن استخدام هذا الإجراء غيرالرسمي لضمان أن الموظف لا يزال سعيدا في مكان عمله ولا يشعر بالاحباط نتيجه استخدام أي وسيلة من الإجراءات التصحيحية الصارمه التي يتم اتخاذها ضده . بالاضافه الى التعامل غير الرسمي ، قد تكون هناك حاجة إلى مزيد من التدريب ، النصيحه ، كما يجب أن يكون كل من المدير و الموظف على علم بأن العمليات الرسمية ستبدأ إذا لم يكن هناك أي تحسن فى الاداء أو إذا فشل الحفاظ علي هذا التحسن .
 اجراءات اعاده الانضباط :
هناك أربع خطوات لبناء الانضباط و هذه التدابير تعتمد على شدة الحالة ، ما لم يكن بالطبع المشكلة حلت أو تم فصل الموظف. الخطوات قد تكرر عدة مرات أو يتم الغائها حسبما تقتضي الحالة .
1 . تحذير شفوي : يصبح الإنذار الشفوي ضروري عندما تتكرر المشكلة او عندما تبدأ فى التشكيل كنمط. بجانب توضيح الوضع و التعريف بالأداء المتوقع من الموظف ، إنذارا رسميا شفهيا  يحذر الموظف أن هناك مشكلة موجودة . يجب على المشرف التعرف على نمط المشكله وشرح تأثيرها على مسؤوليات العمل للموظف ، فضلا عن توضيح ان زيادة المسؤوليات على أولئك الذين يعملوا معه فى القسم نتيجه تحملهم اعباء عمل الموظف الذى لا يتماشى فى عمله مع المبادىء التى وضعتها المنشأه.
من المهم أن يشرح المشرف للموظف انه يجب تحسين ادائه و يشير الى متى سيتم عقد اجتماع للمتابعة من أجل تقييم تقدم تحسنه . الموظف يجب أن يفهم أن المشرف يأخذ المسألة على محمل الجد بما فيه الكفاية لتحقيق الانضباط و اتخاذ الإجراءات اللازمة إذا ما لم ينفذ توجيهاته ، وإذا لم يتحسن الوضع. بعد إعطاء إنذار شفهى ، يجب على المشرف تقديم مذكرة بشأن ما قيل وما توصل إليه الاتفاق . المشرف يجب عليه المتابعة من خلال الاجتماعات حتى يتم حل الوضع . اذا شكل الوضع خطرا بما يكفي يجب اتخاذ الخطوة التالية .
2 . تحذير مكتوب : التحذير المكتوب مناسب بعد التحذير الشفوي ، أو عدد منه ، اذا فشل في إحداث التغيير المنشود في السلوك مما يتطلب تدابير أكثر جديه. يمكن توجيه تحذير مكتوب للموظف دون مناقشة ، أو قد يكون مصحوبا بمناقشة ، وذلك تبعا لخطورة المسأله .
وينبغي أن يتضمن التحذير المكتوب ملخصا أو الإشارة إلى الاجراءات التأديبية السابقة،و وصفا لوقائع الحادث أو المشكلة أو نمط الأداء وشرح لماذا كان هذا الوضع غير مقبول . وينبغي أن تشمل أيضا بيان ما هو متوقع من الموظف و تحذيرا بأنه إذا استمر الموظف بهذا السلوك غير المقبول أو الأداء الوظيفي السىء، سوف تتخذ مزيد من الإجراءات التأديبية ضده أو ضدها . مع هذه المعلومات في التحذير المكتوب، ينتقل عبء مسؤولية تحسين الاداء و السلوكيات على الموظف نفسه، و الذي من الضرورى ان يوقع إقرار باستلامه.
3 . الايقاف بدون أجر : الايقاف هو إجراء تأديبي مؤثر جدا في عملية الانضباط في العمل. خلال فترة الايقاف ، لا يقدم تقرير عن الموظف بخصوص عمله و لا يدفع له اجر. الايقاف هو الخطوة الأقرب إلى الفصل من العمل. هذا الاجراء يتخذ بعد جهود تصحيحية لاصلاح سلوك او سوء اداء الموظف ، و لم يحدث التغيير المطلوب في الموقف. كما أنها تستخدم عندما يكون الجرم نفسه ذات طبيعة خطيرة يكفي اتخاذ هذا الإجراء دون انذارات سابقه. أنه يعطي مؤشرا للموظف انه على بعد خطوه واحدة من فقدان وظيفته .
4 . إنهاء الخدمة : إنهاء الخدمه هو الخطوة النهائية في العملية التأديبية في أماكن العمل ، ويؤخذ عندما تفشل الخطوات السابقة لحل المشكلة أو عندما يرتكب هذا الموظف مخالفة خطيرة جدا، مثل سوء سلوك جسيم ، اتهامات بالتزوير والسرقة أو جرائم مماثلة . في مثل هذه الحالات، يتعين على المديرين أيضا أبلاغ الشرطة عن القضية لتمكينهم من اتخاذ تدابير تصحيحية وفقا للقانون .
"على " موظف محترم و موثوق بها عموما . ومع ذلك ، في هذه الايام، مرات كثيره يصل متأخر عن العمل . ليس خمس أو 10 دقيقة بل لمدة تصل إلى 30 دقيقة، و غالبا ما تكون قريبة إلى ساعة. مسكنه ليس بعيد جدا لكنه يأتي دائما بنفس العذر : حركة المرور صعبه.
عيناه شبه مغمضتين عندما يأتي للعمل ، وأحيانا حمراء جدا. تأخر وصوله ، على أساس يومي يسبب صعوبة بالنسبة للموظفين الآخرين الذين يتحملوا عمله حتى لا يتعطل خط الإنتاج بتكاسله .
السيد "عبد الفتاح " هو رئيسه المباشر . تحدث إلى على اكثر من مره ولكنه دائما يقول نفس العذر ،  السيد عبد الفتاح قال له مؤنبا : لا يمكن قبول هذا التصرف اكثر من ذلك. أخيرا ، قال على  المشكلة الحقيقية : في الآونة الأخيرة كان لديه مشاكل مع زوجته و تركت المنزل . وقال انه لم يخبر أي من زملائه حول الوضع في المنزل. وقال انه يسهر كثيرا ، وأنه مضطر إلى أخذ الأطفال إلى المدرسة في الطريق الى العمل ، وأنه عليه القيام بالأعمال المنزلية ، غسل و طبخ و جميع الأعمال الأخرى. السيد عبد الفتاح فهم المشكلة، وكونه أب هو نفسه ، وافق على تعديل مواعيد بداية و نهاية العمل لعلى لحين وضع الترتيبات اللازمة لتغطيه العمل ، حتى حل المشكلة. هنا السيد عبد الفتاح قرر عدم اتخاذ إجراءات تأديبية لسببين على شخص منضبط فى عمله ولكنها ظروف قهريه.وطالما سيؤدى عمله على احسن وجه ويقضى نفس ساعات العمل كزملائه ممكن تحمله حتى تحل مشاكله ويعود كما كان.
كيف تعامل السيد عبد الفتاح مع هذه المشكلة؟ انه حسنا فعل بالتحدث مع على على انفراد فى مكتبه. كان هذا النقاش في اتجاهين ، الاتجاه الاول يشير إلى أوجه القصور في الأداء والثانى تشجيع التحسن. في مثل هذه الاجتماعات ، وينبغي أن يكون النقد بناء ، مع التشديد على إيجاد طريقه للموظف للتحسن و لاستدامه التحسين. استمع السيد عبد الفتاح إلى ما قاله على عن هذه المسألة. في مثل هذه الاجتماعات ، التي تتطلب التحسين ، ينبغي التأكد من أن الموظف يفهم ما يجب القيام به ، وكيف ستتم مراجعة أدائه أكثر من أي فترة مضت حتى يتأكد من ادائه حجم العمل المطلوب منه ويلتزم بالمواعيد الجديده. يجب إخبار الموظف أنه إذا لم يتحسن بعد ذلك المرحلة التالية ستكون إجراء تأديبي رسمي. قد يكون من المفيد التأكيد على الإجراء المتفق عليه كتابة.
في قضية أخرى ، ليلى* وهى واحده من موظفي الحسابات. ليلى ارتكبت عددا من الأخطاء في فواتير العملاء ، حررت فواتير اعلى من قيمتها  ، وفى احيانا اخر اقل من قيمتها ، وأحيانا حررت الفواتير لهم مرتين عن نفس العمل . السيد فؤاد مديرها المباشر، لفت  انتباهها لهذه الاخطاء في عدد من المناسبات. كما ارسلها للتدريب و أصر على ضرورة توخي الدقة ، ولكن للأسف استمرت فى عمل الأخطاء.
دعا السيد فؤاد ليلى إلى اجتماع تأديبي. في الاجتماع، لم تستطع ليلى اعطاء تفسيرا مرضيا لأخطائها. قرر السيد فؤاد إصدار مذكرة تحسين الاداء لعلاج المشكلة. المذكرة حددت نوع التحسين المطلوب، و الفتره الزمنيه للتحسين ، و توفير الدعم اللازم و تاريخ المراجعة . أبلغ السيد فؤاد أيضا ليلى أن عدم التحسين بعد ذلك قد يؤدي إلى إنذار كتابي نهائي.
في قضية أخرى ، قدم نبيل ، وهو موظف في مؤسسة صغيرة ، سلسلة من الأخطاء في رسائل إلى واحد من عملاء الشركة الرئيسيين التي فيها قدم وعد بمواعيد تسليم مستحيله. من الواضح، ان التسليم لم يتم مما اغضب الزبون من فشل الشركة لتلبية مواعيد التسليم و هدد باخذ عمله لشركه اخرى. قام السيد حسن ، أحد المديرين ، بالتحقيق مع نبيل ، ودعاه إلى اجتماع تأديبي. خلال الاجتماع نبيل لم يعط تفسيرا مرضيا للخطأ و اعترف بأن تدريبه غطى أهمية الاتفاق على مواعيد تسليم واقعية مع العملاء. نظرا لخطورة الأخطاء و التأثير المحتمل على الأعمال فى المنشأه، أصدر السيد حسن تحذيرا خطيا نهائيا و أبلغ حسن أن عدم تحسين الاداء سيؤدي إلى الفصل مباشرة.
في الحالة الأخيرة، حدث تفتيش مفاجىء على خزينه الشركه. واكتشف المفتشين نقص مائه وخمسين جنيها من حساب المصروفات النثرية للشركة، و اتهم أمين الصندوق ، بانه هو من أخذ المال. السيد عماد حقق في المسألة و قرر أن أمين الصندوق عليه ردها . واتهم فى التقرير أمين الصندوق بانه هو من اخذ النقود دون الحصول على إذن ، و اشار إلى أن هذا الاتهام يعتبر سوء سلوك جسيم يؤدى للفصل. ودعا السيد عماد امين الصندوق إلى اجتماع لمناقشة هذه المسألة .
في الاجتماع اعترف أمين الصندوق انه اخذ المال لاستخدامه الشخصي ولكنه اضاف أنه مبلغ صغير، انه فقط 150 جنيها ، و أنه كان سيرده بمجرد ان يقبض مرتبه . قرر السيد عماد أن هذا ليس مبررا كافيا لأخذ المال من دون إذن و قال لأمين الصندوق انه سوء سلوك جسيم واوصى بنقله من الخزينه لفقدانه الثقه وانذره انه مع اول خطأ بعد ذلك سيفصل.
المصدر: د نبيهه جابر
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس) 

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق