أهميه خطاب التحصيل

أهميه خطاب التحصيل

إن هذا الخطاب هو من أهم أدوات تحصيل المديونيات لدى المتعاملين مع المنشأه من زبائن وتجار.

أهم وظائف خطاب التحصيل :ــ

1. محاوله لحث العميل على السداد : إذا كنت تدير مشروعا يقوم على إرسال الفواتير للعملاء ثم التحصيل, أوتبيع بالأجل, فى بعض الأحيان ستجد من يتباطىء فى السداد. فى هذه الحاله ستكون فى حاجه إلى إرسال خطاب تحصيل لإقناع العميل بسرعه سداد قيمه الفاتوره أو الكمبياله أو الشيك. وتتدرج خطابات التحصيل من التذكره الرقيقه إلى الخطاب شديد اللهجه فى المطالبه.

2. خطاب للتذكره الرقيقه : يرسل هذا النوع فقط لتذكير العميل بالفاتوره التى أرسلت له أو مستند الدفع الذى فات ميعاد إستحقاقه, وهذا هو المطلوب فقط من إرسال الخطاب. هذه الرساله يجب أن تحتوى على قيمه المبلغ المدين, إسم الدائن, وإيضاح أن من حق العميل مناقشه التفاصيل خلال شهر من تاريخه. بالإضافه لهذه المعلومات يجب إرفاق نسخه من الفاتوره.

3. الإستفتار الحازم : وهو الخطوه التاليه للتذكره. الغرض من هذه الرساله هو الإستفسار عن سبب التأخير وعرض التعاون لإزاله سبب التأخير إذا علمت أن العميل يمر بضائقه ماليه.ويمكن هنا عرض خطه للسداد تساعد على إستمرار العلاقه الجيده مع العميل مع الحرص على التأكيد على وجوب السداد فى أقرب وقت مع إستخدام لغه حازمه.إن ذلك أوفر من إتخاذ إجراءات قانونيه أو ضياع المبلغ لعدم سداد العميل.

4. مناشده شديده اللهجه: وظيفه هذا الخطاب هو مناشده الجانب الجيد فى العميل ورغبته فى تجنب النتائج السيئه لعدم السداد وإقناعه بوجوب السداد. هذا الخطاب يوجه إلى كبرياء العميل أو إحساسه بالعدل ليقوم بتسويه المديونيه. هذا الخطاب يجب أن يذكر العميل بالإجراءات المشدده التى قد تتخذ لمواجهه عدم السداد مثل حرمانه من ميزه الشراء بالأجل أو دفع غرامات تأخير.

5. التحذير النهائى : وظيفه هذا الخطاب هو إطلاع العميل إنك ستتخذ الإجراءات القانونيه المناسبه ضده وإن باب النقاش قد إنتهى ولا يقٌبل إلا سداد المبلغ كاملا.

أسرار تساعدك على سرعه إسترداد نقودك :ــ

• لا تأخذ المسأله بصوره شخصيه : إذا لم يسدد العميل المديونيه إبحث عن سبب التأخير, قد يكون نسى موعد السداد وإن الموقف لا يتطلب أكثر من تذكره رقيقه .

• إرفع المباشره بالتدريج : أحد أسرار القدره على التحصيل هى رفع لهجه المطالبه بالتدريج على فتره زمنيه معقوله. إذا كان خطابك الأول رقيقا ليكن خطابك الثانى مركزا على ضروره السداد ويؤكد على رغبتك فى أن يتم التحصيل بسرعه.

• إستخدم وسائل متعدده : مثل الفاكس, البريد الإليكترونى , المكالمات التليفونيه ...إلخ, حتى يشعر العميل إنك فى حاجه لمالك.

• إعطى مهمه التحصيل لشخص واحد : من المهم أن تعطى مهمه التحصيل لشخص واحد, خصوصا فى المشروع الصغير حتى يستطيع معرفه شخصيه العميل وطريقه تفكيره ويمكنه بذلك التعامل معه والتحصيل منه وإيجاد الحلول الميسره لتمكين العميل من السداد. ولكن عليك متابعه هذا الموظف بدقه حتى تكون الأمور تحت سيطرتك, ولا تمنحه الحريه المطلقه فى أتخاذ القرارات مع العميل دون الرجوع إليك, ولا تقطع تواصلك مع العميل من فتره لأخرى.

• إذا فشلت مراسلاتك وأتصالاتك فى التحصيل : عند هذا الحد إوكل الموضوع لمحامى دون إتخاذ إجراءات قانونيه فقط يتصل بالعميل ويطالبه بسرعه السداد لتشعره إن الأمور أخذت مجرى آخر قد يضره, مما قد يدفع العميل للسداد أو الوصول معك لطريقه سداد ترضيك. إذا لم يفعل أطلب من المحامى أن يتخذ الإجراءات اللازمه لمقاضاته.

• قلل المخاطر مسبقا : بالإستعلام عن العميل مسبقا قبل أن تبيع له ومعرفه مركزه المالى, و مصداقيته وطريقه تعاملاته الماليه مع التجار, تقلل المخاطره وتساعدك على تجنب المشاكل الماليه التى قد تضر مشروعك .

تذكر : ــ

خطاب واحد لا يكفى, قد تأخذ المسأله عده خطوات تبدأ لطيفه وتنتهى بالتهديد ولا تيأس سريعا لتحصل على نقودك قبل أن تفقدها كديون معدومه ( غير قابله للإسترداد ).

المصدر: د.نبيهه جابر

إقرأ مقاله " تحصيل المديونيات " على :

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

(يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإقتباس)