لماذا يجب أن نخطط ؟
لماذا يجب أن نخطط ؟
عندما تكون على وشك القيام ببدأ مشروع جديد, أو إجراء تعديلات فى مشروعك , عاده ما تواجه ببعض المشكلات التى يمكن أن تتجنبها بالتخطيط .
من هذه المشاكل :ــ
- الخطوره على الصحه أو الحياه.
- الإسائه لوضعك الإجتماعى أو وظيفتك أو حياتك المهنيه.
- نقص الموارد ,الماليه أو البشريه.
- مخاطره إهدار الموارد سواء النقود أو الوقت أو القوى العامله.
- المخاطره بوضعك النفسى عند الفشل لا قدر الله ..إلخ.
عمليه التخطيط:ــ
التخطيط هو العمليه التى بها تحدد هل تنفذ المهمه التى تريدها أم لا, و إيجاد أفضل طريقه للوصول إلى الهدف والتغلب على الصعوبات الغير متوقعه بمصادر متوازنه. إن بدايه التخطيط هى التى تحول أحلامك الى إنجازات. التخطيط يساعدك على تجنب الوقوع فى فخ أن تعمل كثيرا جدا وتحقق القليل جدا. التخطيط هو الجبهه الأماميه فى طريق النجاح.
أهميه التخطيط :ــ
- تجنب إهدار المجهود: من السهل أن يعمل الشخص لوقت طويل على أنشطه يجدها بعد ذلك غير مفيده وليس لها صله بما تريد إنجازه. التخطيط يساعدك على تحقيق أكبر فائده بأقل مجهود.
- يضع كل المصادر فى الإعتبار ويركز على الأهم: هذا يضمن إنك واعيا لمضمون ما تريد تحقيقه, ومستعدا لكل الإحتمالات.
- يجعلك مدركا للتغيرات المطلوب إجرائها: يمكنك بذلك معرفه حجم ما تنجزه مع كل خطوه قمت بتنفيذها, وإتخاذ الإجراء اللازم لتحقق النجاح الذى تتمناه متبعا الخطه الموضوعه.
- تجمع كل المصادر المطلوبه: معرفه ما تحتاجه من مصادر (ماليه, بشريه, معدات, وقت ) يحميك من مواجهه أى نقص فى الموارد فى أى مرحله من التنفيذ.
- تنفيذ المهمه بأكفأ طريقه ممكنه: تحافظ على مصادرك , مما يساعدك على تحقيق ربحا عادلا, ويجعل الكل ينظر إليك على إنك شخص فعال وناجح.
عناصر التخطيط الجيد :ــ
1. أن يكون للخطه رساله واضحه للوضع الحالى.
2. تظهر المصادر المتاحه لديك بواقعيه دون مبالغه.
3. تعطى تفاصيل المهمات التى ستنفذ, ومسئوليه من, والأولويات ومواعيد الإنتهاء.
4. تشرح ميكانيكيه التحكم والمراقبه التى ستنبه المراقب إلى وجود أى صعوبات أثناء تنفيذ الخطه.
5 . وجود خطه للطوارىء بحيث تتم الإستجابه السريعه للأزمات أو المشاكل.
ما هى مواصفات الخطه الفعاله لمنع التمرد على التغيير:ــ
- تشمل الأشخاص الذين سيتأثروا بالخطه لدعمهم.
- إشرح للكل لماذا تنفذ الخطه حتى يتقبلوها.
- كرر ذكر الفوائد وتفسيرها للمشاركين حتى لا يحاربوا التغيير.
- تأكد أن المصادر المطلوبه متاحه وستستمر على ذلك.
- حاول على قدر الإمكان أن تحافظ على الطرق التى يتم بها العمل.
- ضع معيار محدد واضح لتقيس عليه مدى التقدم. سيساعد ذلك على إيجاد شعور بالتحرك فى الخطه وتسمح للإنجازات أن تجد مردودها.
- إجعلها بسيطه ومباشره ومرنه.
- ضع فى الإعتبار كيف ستحافظ على العمل مستمرا أثناء تنفيذ الخطه.
كيف تقيم تأثيرالخطه :ــ
من المهم أن تضمن إنك لا تعتمد على الأرقام فقط كأساس لتقييم الخطه. هناك كثير من العناصر المهمه لتقييم خطتك لا يمكن قياسها فعليا. هذه العناصر تشمل:
1. الإعتبارات الأخلاقيه : وتشمل تقييم التغيرات فى الأخلاق العامه التى تحدث فى فتره تنفيذ الخطه.
2. المساهمون : تقييم نظره المساهمين, الملاك, مجلس الإداره, للخطه التى وضعتها.
3. العاملون : تقييم الآثار التى تتركها الخطه على العاملين بالمنشأه.وهل هذه الآثار تقف فى طريق تحسين الكفاءه أم تفيدها.
4. العملاء : تقييم مدى تغير نظره العملاء للمنشأه. هل ستؤثر على تكرار تعاملهم مع المنشأه وطلبهم لسلعتها أم لا ؟
5. الموردين : قيم كيف ستؤثر خطتك على علاقه المنشأه بالموردين. هل ستكون سلبيه أم إيجابيه.
6. العلاقات العامه : قيم تأثير الخطه على علاقه الجمهور و الصحافه ونظرتهم للمنشأه , هل أصبحت إيجابيه أم سلبيه ؟
7. البيئه : هل ستؤثر على البيئه سلبا أم إيجابا؟
مهما كانت الخطه مبهره ولكن التحليل أظهر إنها لا تفيدك فى شىء غيرها فى الحال أفضل من أن تتعامل مع النتائج التى قد يصعب إصلاحها فى ما بعد إذا طبقت هذه الخطه.
إداره التغيير : ــ
بمجرد أن تنتهى من خطتك, وقررت إنها ستعمل بصوره مرضيه ,طبقها ولا تترد. إتبع الخطوات التاليه :
- تأكد إن كل فرد فى المنشأه يفهم لماذا التغيير مهم للمنشأه. حتى إذا كانوا غير راضين بالطريقه التى تتم بها الأمور, سيسعدهم التغيير.
- إظهر لهم كيف ستكون الأمور أفضل ومدى الفائده التى ستعود على المنشأه وبالتالى عليهم فى المستقبل القريب بعد أن يتم التغير.
- تأكد أن الجميع فهموا الخطه ودور كل فرد فيها.
- حاول التأكيد على أنه لا يمكن العوده إلى الماضى وذلك بإظهار أن المتاح الآن هو الأسلوب الجديد, وإن الإجراءات الحديثه هى التى تجعل العمل يتم بسلاسه دون أى تعقيدات.
إقرأ مقاله " التعامل مع العميل الصعب إرضاؤه " على :
http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber
المصدر: د. نبيهه جابر ( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أوالأقتباس)
