لوضع خطة عمل جيدة

لوضع خطة عمل جيدة

 هنا بعض النقاط التى إذا إتبعتها يمكنك وضع خطة عمل جيدة . التالى ما يجب إتباعه لوضع خطه عمل ناجحه:

•          تناسب احتياجات العمل :

ببساطة لا يمكن أن ننظر لخطط العمل على أنها عامه لكل الأعمال. عليك أن تبدأ بالغرض الذى تحققه الخطة لمصلحه العمل. بعض الخطط موجودة للحصول على الاستثمار. والأخرى موضوعه لدعم طلب قرض. تلك هي خطط للاستخدامات خاصة، و تنطبق على بعض الحالات فى العمل، بينما تقريبا جميع الشركات تضع خطط لإدارة العمل, والتى توجهة للمساعدة في إدارة المنشاه، وليس من المقرر تقديمها إلى اى جهه خارجيه.

من الواضح أن شكل الخطه يتبع الغرض منها. خطة العمل المستخدمة داخليا لإدارة الشركة ليس المطلوب  فيها التلميع لتقديم المنشأه إلى الخارج، لذلك تعيش على شبكة العمل، وليس على الورق. لكن الخطة التى ستقدم للخارج كجزء من بدء التشغيل للبحث عن الاستثمار الرأسمالي يجب تلميعها و ترتيبها بالصوره التى تشجع الجهات المانحه. وهذه الخطط مختلفة عن بعضها للغاية. بعض منها الهدف منه رفع المبيعات، او بيع فكرة، او إيجاد سوق او توسيعه ،او جذب المستثمرين لتقديم التمويل اللازم. هناك من له هدف الدعم، لطمئنة المقرض عن المخاطر، عادة مع يتم فيها استعراض الأصول. الخطط التجارية الشائعه هى التى توضع للإدارة بهدف بدء وتنميه المنشأه.  لذلك ما يجعل خطة عمل جيدة، هو أن تناسب حاجة العمل و تحقق هدف المنشأه.

•         تبدأ في أي مكان :

الخطة هي مسألة كتل متشابكة، هناك بعض الأشخاص تبدأ خطتها لمهمات رقميه، مثل توقعات المبيعات، وغيرهم يبدأ من الناحية النظرية، لتحديد رؤية أو استراتيجية و التركيز عليها. لا تنتظر حتى يتم الانتهاء من الخطة تحرك واعمل. ضعها اليوم وابدأ في استخدامها غدا.

•         واقعية يمكن تنفيذها :

الصفه لتى تفرق بين الخطه الجيدة أو السيئة في العمل هى مدى واقعيتها. يجب ان لا تحتوى على أفكار يصعب  تنفيذها. على سبيل المثال، خطة عمل مكتوبة ببراعة، منسقة بشكل جميل، وبحث ممتاز للحصول على منتجات لا يمكن إنتاجها ليست خطة عمل جيدة. هذه الخطة التي تتطلب الملايين من الجنيهات من الاستثمار ولكن ليس لديها فريق إدارة جيد يمكنه أن يحصل على تلك الاستثمارات ليست خطة جيدة. الخطة التى تتجاهل وجود خطأ فادح ليست خطة جيدة.

•          محددة يمكنك تتبع نتائجها :

يجب في كل خطة عمل ان تشمل المهام والمواعيد النهائية والتواريخ، والتنبؤات، والميزانيات، والمقاييس. على أن يكون كل ذلك قابل للقياس. اسأل نفسك، عندما تقوم بتقييم خطة العمل لديك: كيف ساعرف في وقت لاحق ان العمل يسير طبق الخطه ؟ كيف يمكننى تتبع النتائج الفعلية ومقارنتها بالخطة؟  التخطيط الجيد يعتمد بصورة أكبر على ماذا، ومتى، من، وإلى أي مدى.

•         تحدد بوضوح المسؤوليات عند التنفيذ :

يجب أن  تحدد شخصا ليكون مسؤولا عن مهمة محدده واضحه.  المهمة التي ليس لديها شخص محدد مسئول عنها لن تنفذ. عليك النظر من خلال خطة العمل ويمكنك ان تتعرف على الشخص المعين المسئول عن التنفيذ لكل مهمه.

•         تحدد بوضوح الافتراضات :

هذا مهم جدا لأن المعروف ليس هناك خطه صحيحه. لقد و ضعها بشر، يتنبؤا بالمستقبل، والبشر يخطىء, فما بالك بالتخمين و التنبوء. لذلك يجب أن تٌظهر خطه العمل بوضوح الافتراضات في الواجهه , لأن تغيير الافتراضات يؤدي إلى تعديل و تحسين الخطه. وضع  الافتراضات بصوره واضحة خلال عملية التخطيط حتى يمكن تنقيح  و تطوير الخطه دائما مع الأداء فى الواقع.

•          ترسل الى الاشخاص المسؤلين عن إدارتها :

عند هذه النقطة نترك مناقشة الخطة نفسها، كما لو كانت كيانا قائما بذاته، وندخل في كيفية إدارة هذه الخطة. النقاط  السابقه كانت حول الخطة نفسها . اما هذه النقاط التاليه هي حول إدارة هذه الخطة. الخطة التي لم تتم إدارتها ليست خطة جيدة.  

الكتابة والتحرير ليست ضرورية بالنسبة لجميع الخطط، الأهم ان فريق العمل يفهمها و كل فرد يعرف دوره فى  الفريق. إذا كان الفريق يفهمها جيدا ، يمكن أن نعتبر الخطه جيده ، المهم أن يعرفها و يفهمها الفريق.
الحكم على الخطة بالتحسينات التى تتم فى العمل ، اى، عن طريق التنفيذ الناجح الذى تساعد عليه الخطه. الخطط  الموجوده في الأدراج، أو محبوسه داخل الكمبيوتر ، تنجح فقط عندما تكون المنشأه من شخص واحد لا أحد غيره يعرف هذه الخطة لانه يديرها بنفسه.

•         تجعل الافراد ملتزمين :

هنا أيضا نتكلم عن العملية المحيطة بالخطة، أكثر من الخطة ذاتها. هذه الخطة لا بد أن تكون محدده كما في النقطة 3 ومحدده المسؤوليات كما في النقطة 4، ولكن الإدارة تنقلها الى الفريق لتجعل افراده ملتزمين بها فى تنفيذ العمل. بالنسبه للمشروع الفردى هذا أسهل، ولكنها لا تزال مهمه.

•         المتابعة والتخطيط لتبقى الخطه على قيد الحياة :

يمكن وضع كل النقاط المذكورة أعلاه، و لكن مع و ضعها فى الدرج - فالخطة لا تكون جيدة. هذا يعني مراجعة منتظمة للخطه وتصحيح المسار دائما لتتابع ما يظهر من تحديات أثناء التنفيذ و تعدل الخطه تبعا لذلك. لا تعتبر خطة العمل جيده لو كانت جامده غير مرنة. التخطيط ليس عن التنبؤ بالمستقبل مرة واحدة في السنة، وبعد ذلك نظل نتبع هذا التنبوء المستقبلى مهما كانت الظروف. التخطيط هو الحركه والإدارة. فإنه يقوم على عملية مراجعة منتظمة وتصحيح مسار دائم.

•          لا يوجد شكل صحيح للخطه :

 لأن الشكل يتبع الوظيفة. ضع النقاط بقدر ما تحتاج إلى تشغيل المنشأه، و ادارتها،و بناء استراتيجية وأهداف المتابعة  قصيره وطويلة الأجل والاتجاهات. إذا كنت لا تحتاج إلى إنشاء خطة رسمية، لا تفعل ذلك.لكن الأفضل تحديد خطوات العمل حتى تتمكن من المتابعه و التنفيذ الصحيح للعمل و محاسبه المخطىء و مكافأه المجيد.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " خطاب الإعتماد البنكى " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس ) 

خطه "مسايره العمل "

خطه "مسايره العمل "

تهدف هذه الخطه إلى تحقيق المرونة والقوة في الأدوات التي نستخدمها في مجال الأعمال التجارية في كل مكان، مع التركيز على القوة الحقيقية للتنظيم، وهذا يعني الإدارة والتتبع والمساءلة، وتخفيف المشكلات .

كيف تختلف هذه الخطه عن خطة العمل المعتاده ؟ دعونا ندخل في بعض التفاصيل :

1. انها اجرائيه وليست مجرد خطة. كل خطة مسايره العمل لديها جدول زمني داخل بنائها من البداية. تحدد المواعيد والمشاركين في اجتماعات المراجعه المقبلة، بحيث تخصص من 60-90 دقيقة للاجتماع الشهرى ، و2-3 ساعات للاجتماع الربع سنوى. و هذه الخطه تعتبر عمليه إداره و ليست مجرد خطة، فهى تعتبر مراجعة منتظمة لكل الإجراءات التى تتبع للتنفيذ.

2. الشكل يتبع الوظيفة : هذه الخطة ليست بالضرورة نفس النوع من الخطط المعتاده  التى قرات عنها او تعلمتها في كلية إدارة الأعمال أو قرأت عنها فى كل مكان. فهى لا تتبع بالضرورة وصفة معينه. كل خطة "مسايره العمل" هي فريدة من نوعها. قد يتولد عنها وثيقة رسمية في وقت ما، من تاريخ المنشأه ، ولكن حتى تصبح في حاجة إلى خطة رسمية لاظهارها لشخص ما , فهى تعيش على جهاز الكمبيوتر ليتم تعديلها او تحسينها طبقا لحاله العمل.  كما تشمل استراتيجيات المنشأه والمقاييس والتواريخ والمواعيد النهائية، دون أن يكون لها شكل محدد و لكنها وثيقه تشمل خطه عمل تتغير تبعا لظروف العمل.

3. الخطه تفترض وتدير التغيير : هذه الخطة حول الملاحة، وليس مجرد خريطة ثابتة. فإنها توضع على أساس أن الافتراضات سوف تتغير. هذا هو السبب في أنه يبني الجدول الزمني مع بنائها لمراجعتها في ذلك، وتمشيا مع هذه الفكرة، يجب أن تكون الافتراضات دائما واضحة، وعلى رأس الخطه حتى يمكن رؤيتها و مراجعتها دائما حسب سير العمل. خلافا لخطة العمل الرسمية المعتاده، هذه الخطة وسيلة للحفاظ على الأهداف على المدى الطويل والاتجاهات في حين تدير أيضا المفاجآت على المدى القصير التى تظهر أثناء سير العمل و يتم تعديلها طبقا لما إستجد.

4. المساءلة : هذه الخطة، تعمل على تطوير التخطيط للمساءلة في العمل، باعتبارها مسألة ذات مقاييس، ويجب على الجميع اتباعها. من المهم أن تكون المساءلة قائمه على التعاون، وليس الصراع.تحديد المسؤليات بوضوح يساعد على تحديد المخطىء و المصيب بعداله.

أساسيات خطه مسايره العمل :

1. تبدأ مع الجدول الزمني للمراجعة : إذا لم يكن لديك جدول زمني لمراجعه الخطة، أصبحت خطه عاديه مثل المتبع فى عالم الاعمال . حدد المواعيد منذ البداية. و اثناء وضع الخطة، عليك أن تبقي الناس المعنيين على بينة من نقاط الاتصال ومتى وكيف، ومن سيتبع.

2. تطوير مقاييس مفيدة:  المقياس الرئيسي هو المال، والأكثر أهمية هو التدفق النقدي. وهنا يجب أن يدخل كل معاملات الفريق مثل المكالمات، والعروض، والزوار، والاستفسارات، والوقت المتوسط ​​للمكالمات، والتنزيلات، أيا كان. من الناحية المثالية، الجميع في الفريق يستحق القياس لتحدد المصروفات مقابل الوارد من النقديه.

3. وضع الافتراضات على قمه الخطه : التخطيط الفعال " المساير للعمل "يجب وجود الإفتراضات المحتمله أعلى الخطه، بحيث يمكنك إعادة النظر فيها مع كل اجتماع للمتابعه و مراجعه العمل .  هذه هي الطريقة التي تبقي الخطه على قيد الحياة وتظل نشطة.

4. كل خطة لديها القلب واللحم والعظام : والقلب هو الاستراتيجية، حاجة السوق، والإختلافات ، والتركيز, كما هو الحال مع الخطط التقليدية. اللحم والعظام لا تقل أهمية، في هذا النوع من الخطط وهم المقاييس والمهام والتواريخ والمواعيد النهائية و المسؤولية، والأهم، تخطيط تدفق النقديه.

المبادئ الهامه لخطه مسايره العمل :ــ

1. تبدأ من أي مكان : و استمر فى التقدم. الخطة هي مسألة كتل متشابكة عن جميع جوانب العمل، حتى ان بعض الناس تبدأ بالأرقام، مثل توقعات المبيعات، وغيرهم يبدأ من الناحية النظرية، مع رؤية أو استراتيجية أو التركيز. المهم هو مجرد البدء. لا تنتظر حتى يتم الانتهاء من الخطة الخاصة بك، لتبدأ و تتقدم. ضع الخطه اليوم وابدء في استخدامها غدا , و طورها و عدلها و حسنها طبقا لمتغيرات العمل و متطلباته.

2. جميع خطط الأعمال خطأ - ولكنها لا تزال حيويه و ضروريه. انها مسألة إنسانية، انت تتنبأ بالمستقبل، قد تخطىء، ولكنك  بالخطه قد وضعت المسارات التى تمكنك من المتابعة والمراجعة دون إغفال الأهداف طويلة الأجل والاتجاهات.

3.  خطه العمل الجيدة لم توضع بعد :  إذا تم الانتهاء من خطة العمل ، يكون قد تم الانتهاء من المنشأه أصلا. معناها إنها توقفت و لم يعد هناك حاجه للتطوير و التغيير و وضع خطط تواكب ذلك. جمود الخطه هو جمود المنشأه و توقفها عن الإنتاج و العمل.

4. الشكل يتبع الوظيفة :القيام بذلك على قدر ما تحتاج إلى تشغيل المنشأه، وإدارتها، من أجل بناء استراتيجية وأهداف للمتابعة طويلة الأجل والاتجاهات. إذا كنت لا تحتاج إلى إنشاء خطة رسمية، لاتبقيها على جهاز الكمبيوتر.إنك تضع خطه مسايره العمل ليصبح لديك و ثيقه تثبت وجود منشأتك على قيد الحياه.

5. ابقي الخطه على قيد الحياة، دائما، وركزعلى الناتج حسب الحاجة. لا تدع خطتك مع مرور الوقت تتجمد. ضعها على رأس اولوياتك، نشطه، متغيره، لا تنساها فى الدرج ليتراكم عليها التراب.

6. تخطيط يستحق التنفيذ : يمكن قياس الخطة بالنتائج. انها جيدة على قدر النتائج التى تحققها.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " نصائح لنجاح مشروعك الصغير " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )