اسباب ضعف اداره المخزون فى المشرع الصغير

اسباب ضعف اداره المخزون فى المشرع الصغير

من التحديات التي تواجهها العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة هو الحفاظ على مخزون المنتجات المناسبة. على عكس السلاسل الكبيرة نجد ان المنشات الصغيرة نادرا ما يكون لديها متسع من مساحة للتخزين متوفره، لذلك يجب على مالك المشروع توخي الحذر لضمان ان لا ينفد اى من البنود الرئيسية أو وجود الكثير من المخزون. ينبغي على أصحاب الأعمال أيضا أن يكونوا على بينة بالعوامل التي يمكن أن تؤدي إلى سوء مراقبة المخزون.

• الفشل في التخطيط :

يؤدى عدم التخطيط إلى ضعف مراقبة المخزون، وخاصة في الأعمال الموسمية. على سبيل المثال، محل لبيع الهدايا لا يطلب البضائع بوقت كاف قبل الأعياد يجد نفسه دون المنتجات الرئيسية خلال فترة الذروه للمبيعات. خطأ آخر نتيجه عدم التخطيط عدم التخلص من البضائع القديمة أو بطيئة الحركة لإفساح المجال للمنتجات الجديدة.

• عدم المتابعه :

المنشآت الصغيرة التي لا تستخدم أساليب تتبع المخزون بالكومبيوتر و اليدويه ,لا تأخذ دائما الخطوات اللازمة لمتابعه مستويات المخزون. يمكن بالمشي في الممرات كل صباح لإجراء الفحص البصري، وتتبع المواد المباعة عن طريق استخدام حفظ أجزاء من بطاقات الأسعار تكون فعالة كأساليب لمتابعه المخزون، ولكن يجب أن تتم هذه الأعمال من قبل جميع العاملين على أساس ثابت لتحقق الفائده المرجوه منها

• الشراء أكثر من اللازم :

قد يميل بعض اصحاب الأعمال الصغيرة إلى الاستفادة من سعر خاص على سلعه ما و شرائها بكميات كبيرة. ومع ذلك، إذا كان هناك مساحة تخزين محدودة أو لا ان هذه السلعة لا تباع بسرعة، يمكن لأي وفورات في السعر تضيع امام ما يقابلها من تكاليف إضافية لتخزين هذه الكميه الزائده. عند شراء كميات كبيرة، يجب على صاحب العمل أن يكون على يقين من انه يمكنه عرض هذا البند بالشكل الذى يحقق اقصى مبيعات , فضلا عن امكانيه تقديم عرض خاص من الأسعار.

•  عدم رصد البائعين :

قد يكون بعض أصحاب الأعمال يعتمدون على الموردين الخارجيين للتخزين واعاده الطلب ، مثل بائعى رقائق البطاطس الذين يطلبون وينقلوا منتجاتهم لتخزن في متاجر التجزئة للبيع. هذا يوفر الوقت وتكاليف اليد العاملة. ومع ذلك، إذا كان المالك لا يراقب طلبيات البائع بشكل صحيح، يمكن أن يؤدي إلى زيادة المخزون أو الخسارة بسبب ضعف الاقبال، والاهم فقدان المخزون بسبب عوامل مثل الأخطاء كالسرقة، أو خطأ فى العد او اتسجيل على الأوراق. ويمكن أيضا للبائع أن لا تقوم بعمل جيد بدوران المنتجات على الرف أو إزالة البضائع القديمه.

• عدم مواكبة التغير فى الاتجاهات :

يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة الذين لا يواكبوا التغيرات في السوق ان تجد نفسها تخزن البضائع القديمة التي لم تعد تلبي احتياجات العملاء. الشركات مثل متاجر الإلكترونيات الصغيرة تحتاج إلى تقييم مستمر لمنتجاتها لمواكبة التغيرات السريعة في مجال التكنولوجيا.

ما هي نتائج مراقبة المخزون السيئة؟

إدارة المخزون هو جزء مهم من الحفاظ على الأرباح الخاصة بالشركة. يمكن لمراقبة المخزون السيئة ان تؤدي إلى سلسلة من المشاكل التي تفقدك الكثير من المال.

•        عدم الإنجاز:

بدون وجود نظام لمراقبة المخزون سليمه, الشركة لن تكون قادرة على تلبية الطلبات بكفاءة. يمكن للعملاء ان ينتظروا طلباتهم لتفهمهم أنها في المخزن لديك, ولكن، في الواقع، لا يمكن الوفاء بها لعدة أيام أو أسابيع لوجود كميه لا تكفى او نفاذها وانت لا تعلم. هذا يسبب أيضا مشكلة فى تنفيذ ما يستجد من طلبات , و بذلك تختلط مع الطلبات الوارده حديثا و التي لا يمكن تلبيتها في المستقبل القريب. افراد البيع سوف يحبطوا لعدم ثقه العملاء بهم بعد ذلك، ونظام المبيعات ككل لديك سوف يدخل فى حاله فوضى والزبائن قد تتوقف عن تقديم الطلبات ويتحولوا للمنافسين.

•       تكدس البضائع :

واحدة من المسؤوليات الرئيسية لنظام إدارة مخزون  جيده هو المساعدة في عمل دورة للمخزون على أساس الاحتياجات التاريخية ( طبقا للتواريخ). اما نظام إدارة سىء للمخزون يتسبب في ان الشركة تقوم بشراء سلع ليست في حاجة اليها، وهذه المنتجات تصبح مخزون زائد مكدس فى المخزن. قد تقدم او ينتهى صلاحيته هذا مما يسببب خساره ماليه للشركه.

•        خدمة سيئه العملاء :

يمكن لعدم وجود مراقبة للمخزون ان يؤدي إلى تأخر شحنات المنتجات للعملاء. علاوة على ذلك يمكن ان تفشل فى التوريد بسبب نقص اجزاء من القطع للتصنيع لأنك فشلت في التحقق من المخزون لديك. وهذا يؤدي إلى عدم ارتياح العملاء وخدمة رديئه عموما مما يفقدك الكثير من العملاء.

•        فقدان فعالية التكلفة:

إذا كان لديك الكثير من المخزون، هناك الإحتمال ان تتدمر أو تتضرر البضاعه بمرور الوقت لأسباب خارجة عن إرادتك. إذا لم يكن لديك أي نظام للتخلص من المخزون السيئ، قد ينتهى المطاف بنقص المخزون نتيجه الضياع او السرقه..الخ . إذا كنت تنفق أكثر على مخزون إضافي التي لا تحتاجه - لأنك لا تعرف ما لديك - فأنت تهدر مالك.

•        سوء التخطيط :

الشركات تتابع المخزون بحيث تكون قادرة على تلبية طلبيات العملاء في جميع الأوقات.  هناك العديد من الشركات تخطط مسبقا لاحتياجاتها من المواد، وعند بدء التشغيل مع فوضى فى ترتيب المخزون، لا يمكنها الإلتزام بتوريداتها بصوره سليمه لصعوبه معرفه امكنه المخزون او نقص فيه. ايضا يمكن ان تأتى طلبيه كبيره ولسوء تخطيطها لا يمكنها تغطيتها ماليا او صناعيا لانها لم تستعد لذلك فى التخطيط.

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس) 

أساسيات نجاح المشروع الصغير

أساسيات نجاح المشروع الصغير

مثل اى عمل تسعى لتحقيقه يجب ان تستند الى اسس ثابته لإنجاحه . لتنجح فى مشروعك الصغير هناك ضرورات مطلوبه يجب تنميتها و تنفيذها لتحقق ذلك .هذه الضرورات هى :ــ

1. 1. اعمل ما تستمتع به :ــ

ان ما تحصل عليه من المشروع من رضا نفسى ومكسب مالى واستقرارو متعه هى قيمه الجهد والمال الذى وضعته فى المشروع . لذلك اذا لم تستمتع بما تعمله سينعكس عمليا على ادائك فى المشروع وتصبح فرصك فى االنجاح ضعيفه ان لم تكن معدومه .

2. خذ ما تعمله بجديه :ــ

لن تستطيع ان تكون فاعلا وناجحا فى مشروعك الا اذا كنت تؤمن بما تقوم به من عمل وانتاج او خدمه تؤديها .ان الفشل اكيد اذا لم تأخذ كل امور المشروع بجديه و تنفذ كل شىء بدقه واهتمام واقتناع .اذا لم تأخذ مشروعك بجديه لن ينظر اليك عملاءك بجديه. ان كثير من اصحاب المشاريع الصغيره نجحوا وحققوا مكاسب كبيره لجديتهم ومثابرتهم فى العمل.

3. خطط كل شىء :ــ

ان التخطيط ليس فقط ضروره ولكنه يبنى لديك عادة التنظيم التى تعتبر اساس النجاح فى حياتك كلها . تنظيم العمل يساعدك على تحليل المواقف ,تجميع البيانات ,ثم تسجيل النتائج على اساس الحقائق التى توصلت اليها مما جمعته ونظمته فى السجلات. الغرض من التخطيط هو انك تضع اهدافك ووسائل تطبيقها مكتوبه على الورق .وقد تستخدم هذه الخطه كخريطه عمل تقيس بها ما حققته من انجازات من نقطه البدايه الى نقطه خروج المشروع الى الوجود .

4. اداره المال بحكمه :ــ

ان دم الحياه لأى مشروع هو السيوله النقديه التى بها تشترى المخزون ,وتدفع للخدمات ,وتسوق منتجاتك للأستمرار فى مشروعك الصغير ونجاحه. هناك جانبين لأدارة المال بحكمه:ــ

• النقود التى تستلمها من العملاء مقابل بضائعك او خدماتك.

• النقود التى تنفقها على شراء المخزون,الاجور ,وبنود الصرف الأخرى المطلوبه لتشغيل المشروع وابقائه منتجا.

• يجب ان تحرص على التوازن بين البندين حتى يتبقى لك ربح ويرفع من راسمالك.

5. اسعى للبيع :ــ

لا يهم ان تكون بائعا ماهرا ,او مصمم اعلانات جيد,او تجيد العلاقات العامه , فهذه تعتبر من الأصول المهمه, لكن الأهم هو ان تتصل وتطلب بجديه ومثابره من المشترين ان يشتروا ما تبيعه . اى ان تكون على اتصال شخصى وفاعل مع من تتوقع ان يكونوا عملاء متوقعين.

6. تذكر ان كل ما تفعله هو من اجل العميل:ــ

ان مشروعك الصغير ليس فقط منتج او خدمه تبيعها , بل هو اساسا لأرضاء العميل وجذبه للتعامل مع منتجاتك. لذلك يجب عمل كل ما تستطيع لضمان استمراريه العلاقه بين العميل ومشروعك ,مثل : منح ضمان للمنتج , خدمه ما بعد البيع , تعريفه بمزايا وفوائد المنتج من خلال الإعلان الصادق الأمين , تسهيلات الدفع ..الخ.

7. لا تشعر بالحرج من الترويج عن نفسك ( دون ان تصبح بغيضا ):ــ

ان كل ما تفعله لن يجدى اذا لم يعرفك الجمهور ــ من تكون؟ وماذا تبيع؟ ولماذا يشتروا منك ؟ ان الترويج عن نفسك هو اكثر فائده للعمل و بالرغم ان كثيرمن الأعمال لا تستخدمه الا ان الجمهور يحب ان يعرف من هو صاحب المشروع وما سيقدمه ليطمئن للتعامل معه ويصبح عميلا دائما .

8. اعرض صوره ايجابيه لمشروعك :ــ

أصحاب المشاريع الصغيره لديها الفرصه أن تعطى إنطباعا جيدا عند بدأ التشغيل لسهوله اتصالهم بالجمهور.ان الإنطباع الأول هو اهم لحظه لا يجب ان تفوت على صاحب المشروع الصغيروعليه ان يحرص على تثبيت صوره ايجابيه عنه وعن منشأته وعن ما يبيعه عند الجمهور. لذلك فإن المظهر الأنيق النظيف مطلوب للمساهمه فى خلق انطباع جيد عن المشروع. وليس معنى ذلك ان تبالغ فى الإنفاق على المظاهر حتى لا يضيع رأسمالك .

9. اعرف عملائك :ــ

ان الميزه التى يملكها مالك المشروع الصغير هو انه يستطيع خدمه عملائه شخصيا وبالتالى تتكون علاقات مباشره مع العملاء. ويمكنه الرد فى الحال ومباشره على استفساراتهم سواء عن طريق التليفون او شخصيا داخل الموقع .هذا يجعل صاحب المشروع يعرف عملائه بصفه شخصيه وبالتالى يعرف كيف يتعامل معهم ويرضيهم .وبذلك يضمن تكرار الشراء منه.

10. إبنى فريق عمل جاد :ــ

لا يمكن لأى فرد ان يعمل بمفرده مهما كانت إمكاناته . لذلك اى كان عدد العماله لديه يجب ان تكون جاده وملتزمه باخلاقيات العمل للمنشأه. ولكن اهم فريق عمل لصاحب المشروع الصغير هو العميل الذى يشارك بالرأى فى مدى جودة المنتج . بالنسبه للمشروع الصغيران فريق العمل قد يكون اعضاء العائله ,العاملين معك ,بالأضافه الى العملاء .هؤلاء جميعا لهم رأى فى اداء المشروع وتحديد مستقبله , لأنهم اقرب الناس اليك والذى عادة ما تلجأ اليهم طالبا الرأى والإستشاره.

11. يجب ان تُعرف كخبير :ــ

ان الجمهور يفضل ان يشترى السلعه ممن يعرفهم جيدا ويعرف انهم خبراء فيما يبيعون ويستطيعوا اصلاح المنتج فى وقت قليل اذا كانت المنتجات تحتاج لصيانه اواصلاح .ان شهرة صاحب المشروع كخبير فى منتجاته تكسبه ثقة العملاء والذين سيتزايدون مع الوقت ومعهم تتزايد ارباحك .

12. اوجد ميزه تنافسيه :ــ

يجب ان يكون لديك افكارا للبيع مميزه تحقق منها تنافسيه أعلى من غيرك فى السوق. قد تكون مده ضمان اطول ,او خصم اعلى,او بيع بالتقسيط لفتره اطول,او خدمه لا يقدمها غيرك ، سعر اقل ,او مجموعه من هذا كله , او بعض منه .كن دائما مميزا.

13. استثمر فى نفسك :ــ

اقرأ أحدث الكتب التى صدرت خاصه يمشروعك .احضر ندوات ..الخ . المالك الناجح يجب ان يستمر فى متابعه جمع المعلومات وتحديثها عن كل نواحى المشروع . هناك دائما طرق حديثه لإنتاج افضل , او طرق اعلان اقوى ,او وسائل تسويق احدث ..الخ. متابعه الحديث والجديد يساعدك على التحديث والتطويرو بالتالى استمرايه مشروعك ونجاحه

14. سهوله الوصول اليك :ــ

سهوله الوصول اليك تعنى سهوله التعامل معك .يجب ان تكون قادرا على توريد منتجاتك او تقديم خدماتك بالطريقه المريحه والمناسبه لهم كما يريدون ومتى واين يريدوها .اذا كانت هناك شكوى من اى عميل يمكنه ان تصل اليك بسهوله وان تصلحها فى الحال اوفى اسرع وقت ممكن.

15. ابنى سمعه طيبه صلبه ومتينه :ــ

ان السمعه الطيبه تكتسب ولا تشترى . وهى تعتبر اصل من أصول المنشأه الملموسه والقابله للتداول.وهى تكتسب بالتعامل بصدق وامانه ونزاهه فى كل تعاملاتك مع اجاده تامه فى عملك .الاستمراريه بالتعامل بنفس الاخلاقيات فى ادائك يضمن استمراريه تعامل العملاء معك بل واكتساب الكثير غيرهم .

16. بيــع الفائــده :ــ

ان كل وسائل الترويج المستخدمه يجب ان تركز على فوائد المنتج او الخدمه التى تبيعها .اى عميل لن يشترى شىء لن يعود عليه بالفائده .لذلك يجب ان تعتمد على ادوات الاعلان التى تحقق الإتصال المباشر وتركز على إبراز الفوائد المحققه من شراء المنتج او الخدمه الت تبيعها .

17. اجذب الإنتباه :ــ

لا يستطيع مالك مشروع صغير ان يضيع وقت ومال او طاقه على انشطة الترويج فقط بالظهورالمباشر والمتكرر على وسائل الإعلان. لذلك احرص ان تكون الوسائل المستخدمه بسيطه وغير مكلفه لأن اى عمليه ترويج يجب ان تعود عليك بالربح وجذب عدد كبير من العملاء لا ان تهدر مالك وجهدك .

18. اكتسب مهاره التفاوض:

ان القدره على التفاوض الفعال مهاره يجب على كل مالك مشروع صغير ان يجيدها تماما .وهى مكمله للبيع الا إنها تستخدم كل يوم عمل بل وكل ساعه فى اليوم . وهنا يجب ان تجيد فن التفاوض حتى تحقق مبدأ المكسب للطرفين اى كل من البائع والمشترى يحققوا مكسب ,بمعنى آخر انت تكسب المال والمشترى يكسب منتج ذات جوده عاليه بسعر مناسب .اى ان التفاوض يجعل كل طرف مقتنع انه الفائز.

19. كن منظما واستمركذلك :ــ

يجب ان يكون المكان منظما ونظيفا دائما. جميع المستندات منظمه داخل ملفات تحمل عنوان لما بداخلها .وهذه الملفات توضع فى مكان يسهل الوصول اليه فى اى وقت مع المحافظه عليها .التنظيم يشمل الوقت ايضا وتحديد الزمن المطلوب لتأديه كل مرحله من العمل حتى تبدأ وتنتهى فى الميعاد المحدد لها وبالتالى يصدق المالك فى اى ميعاد يحدده مما يجعله موضع ثقه واحترام عملائه .

20. لا تتدخل فى كل الأنشطه:ــ

لا تتدخل فى كل صغيره وكبيره فى العمل بنفسك .حدد الواجبات المطلوبه من كل عامل وتابعه.حدد الواجبات والحقوق والاخلاقيات التى يجب اتباعها فى العمل واكتبها وعلقها فى مكان ظاهر بحيث يراها الجميع .تابع وراقب تنفيذ ذلك ومدى التزام العاملين بها وحاسب المقصر حتى تضمن دقه وجودة العمل فى مشروعك .

21. خذ وقت للراحه :

ان اغراء جنى الارباح يجعل كثير من اصحاب المشاريع ان يعملوا لفترات طويله بدون راحه , مما يرهقهم وبالتالى يؤثر على قدرتهم على التركيز والمتابعه كما يؤثر عليهم صحيا. من الأفضل تحديد وقت ثابت للراحه والأجازات الأسبوعيه والسنويه حتى تسترد نشاطك البدنى والذهنى .

22. تابع عملائك بصفه مستمره:ــ

اتصل دائما بعملائك لمتابعه اذا كانت هناك اى شكوى لتتجنبها او تعليقات لتطوير اى جانب فى عملك .تلبيه رغبات العملاء تساعدك على ضمان رضاهم وبالتالى نجاح مستمر لمشروعك الصغير وازدهاره.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " ضع لنفسك حدودا واضحه على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل أو الإقتباس )