خطه "مسايره العمل "

خطه "مسايره العمل "

تهدف هذه الخطه إلى تحقيق المرونة والقوة في الأدوات التي نستخدمها في مجال الأعمال التجارية في كل مكان، مع التركيز على القوة الحقيقية للتنظيم، وهذا يعني الإدارة والتتبع والمساءلة، وتخفيف المشكلات .

كيف تختلف هذه الخطه عن خطة العمل المعتاده ؟ دعونا ندخل في بعض التفاصيل :

1. انها اجرائيه وليست مجرد خطة. كل خطة مسايره العمل لديها جدول زمني داخل بنائها من البداية. تحدد المواعيد والمشاركين في اجتماعات المراجعه المقبلة، بحيث تخصص من 60-90 دقيقة للاجتماع الشهرى ، و2-3 ساعات للاجتماع الربع سنوى. و هذه الخطه تعتبر عمليه إداره و ليست مجرد خطة، فهى تعتبر مراجعة منتظمة لكل الإجراءات التى تتبع للتنفيذ.

2. الشكل يتبع الوظيفة : هذه الخطة ليست بالضرورة نفس النوع من الخطط المعتاده  التى قرات عنها او تعلمتها في كلية إدارة الأعمال أو قرأت عنها فى كل مكان. فهى لا تتبع بالضرورة وصفة معينه. كل خطة "مسايره العمل" هي فريدة من نوعها. قد يتولد عنها وثيقة رسمية في وقت ما، من تاريخ المنشأه ، ولكن حتى تصبح في حاجة إلى خطة رسمية لاظهارها لشخص ما , فهى تعيش على جهاز الكمبيوتر ليتم تعديلها او تحسينها طبقا لحاله العمل.  كما تشمل استراتيجيات المنشأه والمقاييس والتواريخ والمواعيد النهائية، دون أن يكون لها شكل محدد و لكنها وثيقه تشمل خطه عمل تتغير تبعا لظروف العمل.

3. الخطه تفترض وتدير التغيير : هذه الخطة حول الملاحة، وليس مجرد خريطة ثابتة. فإنها توضع على أساس أن الافتراضات سوف تتغير. هذا هو السبب في أنه يبني الجدول الزمني مع بنائها لمراجعتها في ذلك، وتمشيا مع هذه الفكرة، يجب أن تكون الافتراضات دائما واضحة، وعلى رأس الخطه حتى يمكن رؤيتها و مراجعتها دائما حسب سير العمل. خلافا لخطة العمل الرسمية المعتاده، هذه الخطة وسيلة للحفاظ على الأهداف على المدى الطويل والاتجاهات في حين تدير أيضا المفاجآت على المدى القصير التى تظهر أثناء سير العمل و يتم تعديلها طبقا لما إستجد.

4. المساءلة : هذه الخطة، تعمل على تطوير التخطيط للمساءلة في العمل، باعتبارها مسألة ذات مقاييس، ويجب على الجميع اتباعها. من المهم أن تكون المساءلة قائمه على التعاون، وليس الصراع.تحديد المسؤليات بوضوح يساعد على تحديد المخطىء و المصيب بعداله.

أساسيات خطه مسايره العمل :

1. تبدأ مع الجدول الزمني للمراجعة : إذا لم يكن لديك جدول زمني لمراجعه الخطة، أصبحت خطه عاديه مثل المتبع فى عالم الاعمال . حدد المواعيد منذ البداية. و اثناء وضع الخطة، عليك أن تبقي الناس المعنيين على بينة من نقاط الاتصال ومتى وكيف، ومن سيتبع.

2. تطوير مقاييس مفيدة:  المقياس الرئيسي هو المال، والأكثر أهمية هو التدفق النقدي. وهنا يجب أن يدخل كل معاملات الفريق مثل المكالمات، والعروض، والزوار، والاستفسارات، والوقت المتوسط ​​للمكالمات، والتنزيلات، أيا كان. من الناحية المثالية، الجميع في الفريق يستحق القياس لتحدد المصروفات مقابل الوارد من النقديه.

3. وضع الافتراضات على قمه الخطه : التخطيط الفعال " المساير للعمل "يجب وجود الإفتراضات المحتمله أعلى الخطه، بحيث يمكنك إعادة النظر فيها مع كل اجتماع للمتابعه و مراجعه العمل .  هذه هي الطريقة التي تبقي الخطه على قيد الحياة وتظل نشطة.

4. كل خطة لديها القلب واللحم والعظام : والقلب هو الاستراتيجية، حاجة السوق، والإختلافات ، والتركيز, كما هو الحال مع الخطط التقليدية. اللحم والعظام لا تقل أهمية، في هذا النوع من الخطط وهم المقاييس والمهام والتواريخ والمواعيد النهائية و المسؤولية، والأهم، تخطيط تدفق النقديه.

المبادئ الهامه لخطه مسايره العمل :ــ

1. تبدأ من أي مكان : و استمر فى التقدم. الخطة هي مسألة كتل متشابكة عن جميع جوانب العمل، حتى ان بعض الناس تبدأ بالأرقام، مثل توقعات المبيعات، وغيرهم يبدأ من الناحية النظرية، مع رؤية أو استراتيجية أو التركيز. المهم هو مجرد البدء. لا تنتظر حتى يتم الانتهاء من الخطة الخاصة بك، لتبدأ و تتقدم. ضع الخطه اليوم وابدء في استخدامها غدا , و طورها و عدلها و حسنها طبقا لمتغيرات العمل و متطلباته.

2. جميع خطط الأعمال خطأ - ولكنها لا تزال حيويه و ضروريه. انها مسألة إنسانية، انت تتنبأ بالمستقبل، قد تخطىء، ولكنك  بالخطه قد وضعت المسارات التى تمكنك من المتابعة والمراجعة دون إغفال الأهداف طويلة الأجل والاتجاهات.

3.  خطه العمل الجيدة لم توضع بعد :  إذا تم الانتهاء من خطة العمل ، يكون قد تم الانتهاء من المنشأه أصلا. معناها إنها توقفت و لم يعد هناك حاجه للتطوير و التغيير و وضع خطط تواكب ذلك. جمود الخطه هو جمود المنشأه و توقفها عن الإنتاج و العمل.

4. الشكل يتبع الوظيفة :القيام بذلك على قدر ما تحتاج إلى تشغيل المنشأه، وإدارتها، من أجل بناء استراتيجية وأهداف للمتابعة طويلة الأجل والاتجاهات. إذا كنت لا تحتاج إلى إنشاء خطة رسمية، لاتبقيها على جهاز الكمبيوتر.إنك تضع خطه مسايره العمل ليصبح لديك و ثيقه تثبت وجود منشأتك على قيد الحياه.

5. ابقي الخطه على قيد الحياة، دائما، وركزعلى الناتج حسب الحاجة. لا تدع خطتك مع مرور الوقت تتجمد. ضعها على رأس اولوياتك، نشطه، متغيره، لا تنساها فى الدرج ليتراكم عليها التراب.

6. تخطيط يستحق التنفيذ : يمكن قياس الخطة بالنتائج. انها جيدة على قدر النتائج التى تحققها.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " نصائح لنجاح مشروعك الصغير " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )