الأحد، 28 أبريل، 2013

تخطيط المخزن كمشروع


تخطيط المخزن كمشروع

عند البدأ فى مشروع التخزين تحتاج الى تخطيط المخزن لاستيعاب المخزون و لإضافة المزيد من المرونة لعمليات التخزين. عند تخطيط مستودع جديد يجب أن تتبع عملية التخطيط التفصيلي لضمان نجاح المشروع. وينبغي أن تشمل عملية التخطيط الخطوات الستة التالية.
• تحديد الأهداف
• جمع المعلومات
• التحليل
• وضع خطة
• التنفيذ
• مرحلة ما بعد التنفيذ
·       تحديد الأهداف :
عند اتخاذ قرار بشأن تخطيط المخزن، ينبغي أن تكون الاهداف واضحة ومحددة. يجب أن تكون موازات الأهداف مع استراتيجية التخزين الكلية للشركة. ويمكن تعريف الأهداف على مستوى عام مثل تقليل تكاليف التخزين أو لتوفير أقصى قدر من خدمة العملاء. و يمكن ان تكون الأهداف أكثر تحديدا، مثل تعظيم مساحة التخزين، وتوفير أقصى قدر من المرونة في المخزن أو لزيادة كفاءة التخزين دون زيادة الموارد.
·       جمع معلومات :
ينبغي جمع معلومات محددة عن المستودع المقترح. وهذا يشمل مواصفات المستودع بدأ من الرسومات المعمارية التي يمكن أن تؤثر على التخزين و مناولة المواد. وينبغي أن تتضمن تفاصيل الخريطة الفعليه لمساحة المستودع لإظهار الأعمدة والأبواب وقيود الارتفاع، والاحواض ورفوف التخزين. وتجدر الإشارة أيضا الى العوامل الخارجية التي يمكن أن تؤثر على الاستلام والتخزين والشحن للمواد.
·       التحليل :
بعد أن تم جمع معلومات محددة حول المستودع يبدا التحليل مع الالتزام بالأهداف التي تم تحديدها لتخطيط المستودع. ينبغي للتحليل تحديد ما إذا كان فى الامكان تحقيق الأهداف العامة، وإذا لم يكن , كيف يمكن تعديل الأهداف. عند هذه النقطة في عملية التخطيط يجب اتخاذ القرارات بخصوص ما يجب القيام به من قبل إدارة المستودع لتحديد ما هي الاجراءات التي ينبغي اتخاذها إذا كان من الصعب تحقيق الأهداف العامة أو انها ستحتاج تغييرات جوهرية. إذا كان من الممكن تحقيق الأهداف على أساس تحليل المعلومات، يمكن عندئذ إنشاء خطة تنفيذ مفصلة.
·       إنشاء خطة :
ينبغي لخطة تنفيذ مفصلة ان تبين جميع الخطوات المطلوبة لوضع تخطيط للمستودع. الأهداف وتحليل المعلومات التي تم جمعها ينبغي أن تستخدم في عمل الخطة. ينبغي أن تكون الخطة الأولى على المستوى العالى تبين المهام الرئيسية التى يجب أن تكون مقسمة إلى المهام الفردية المطلوبة. ينبغي إعادة النظر في كل مهمة وتخصيص الموارد المناسبة، وتخصيص الوقت المقدر المطلوب لإكمال المهمة. كما ينبغي أن تشير الخطة الى ميعاد البدء والانتهاء من المهمه استنادا إلى توافر الموارد، مقاولين داخلين أو خارجين، أو إذا كانت تعتمد على مهمة أخرى. يجب فحص الخطة لضمان أن كافة الخطوات قد تم ربطها بشكل صحيح. بمجرد ان تم إنشاء الخطة ينبغي التحقق من ذلك لمعرفة ما إذا كان الجدول الزمني قابل للتحقيق وإذا كان هناك ما يكفي من الموارد المتاحة.
التنفيذ :
أحيانا يبدو تخطيط المستودع الذي تم تنفيذه ليس هو الوارد في الخطة. يمكن أن يحدث هذا نتيجه اعتبارات غير واقعية في الخطة، اونقص الموارد، اوعدم توافر المقاولين الخارجين أو تحليل ضعيف للمعلومات التي تم جمعها. للتأكد من أن خطة تخطيط المستودع تنفذ , ينبغي أن تكون في الوقت المناسب ـ حيث تكون الحركه قليلة أو معدومة للمواد في المستودع. الوقت المثالي لهذا يكون خلال عطلة نهاية الأسبوع، إذا كان التنفيذ بحجم صغير. ينبغي أن تضمن تسجيل جميع التغييرات التي أدخلت في المستودع في نظام إدارة المستودع بحيث كل عنصر تم تغيره يمكن العثور عليه بسهوله. ينبغي إجراء جرد مادي للمخزون في المستودع بعد تنفيذ الخطه لضمان أن النظام يعكس بدقة خريطه المستودع.

بعد التنفيذ :
بعد أن تم تنفيذ التخطيط، يجب أن يكون هناك سلسلة من الفحوصات للتأكد من أن التخطيط هو تماما كما تحدده الخطه المعتمدة. يجب أن يتم تخزين كل بند وفقا لخطة شاملة وهذا يجب أن يتم التحقق منه لضمان ان التخطيط هو الصحيح, لمعرفه إذا كانت هناك أخطاء، يمكن أن يؤدي إلى فقدان المواد داخل المستودع,او الشحن يمكن أن يتعطل إذا لم يتم تحديث أنظمة التخزين بدقة مع المعلومات الوارده فى الخطه أو الخطأ فى تخزين المواد في المواقع الخطأ. لفترة من الوقت بعد أن تم تنفيذ التصميم الجديد،ينبغي إجراء الفحوصات المنتظمة للتأكد من أن التخطيط للمخزن صحيح وعدم وجود أي مشاكل تشغيلية عند بدا عمل المخزن كمشروعك.
حساب تكاليف التخزين :ــ
تفرض تكاليف التخزين من قبل أصحاب المستودعات , وتشكل حساب لا مفر منه بالنسبة للشركات التي تستخدم مساحات من المخزن. يجب على مالك المخزن ان يكون ملما برسوم التخزين ، لجعل تحليل البيانات أكثر كفاءة وفعالية.
مع زياده عدد المستودعات وتوفير المزيد من الخدمات، اصبح تحديد التكلفة للمنشأه أكثر صعوبة. التكاليف الأساسية يجب أن تكون مفهومة، حتى إذا كان هناك طرف ثالث في العملية يجب ان تحدد تكاليفه. عموما هناك ثلاثة أنواع من نفقات التخزين وأنها يجب أن تكون مفهومه، اثناء حساب التكاليف.
الأول, هو التكاليف العامة : هذه تتكون من تكلفة المساحه للمتر المكعب الواحد. ويمكن أن يتضمن الإيجار أو الرهن العقاري ( ان وجد)، والضرائب على الممتلكات والمرافق العامة. تشمل التكاليف العامة أيضا تكلفة الرفوف والطاولات وغيرها من المعدات المستخدمة في تنظيم المساحات. وتشمل هذه التكلفة الأجهزة الأمنية المختلفة، فضلا عن تكلفة معدات مناولة المواد، والاستهلاك ، وتكلفة الإصلاح.
الثاني, هو تكلفة التسليم : وتشمل هذه التكلفة رسوم الشحن من الموردين الخارجيين. ويمكن أن تشمل هذه التكاليف أيضا تكلفة الغاز، والتأمين، وتكلفة شاحنات النقل. وتخضع هذه المعدلات إلى الوقت الذي يتطلبه التفاوض على الأسعار واختيار البائعين، فضلا عن الوقت لإعداد وثائق الشحن.
الثالث , هو تكلفة العمالة : وهذه تنطوي على استقبال البضائع الواردة، بما في ذلك إدخال البيانات ذات الصلة في الكمبيوتر وإسناد المناصب فى المستودع. وهي تشمل الوقت المستغرق لنقل البضائع من سفن الشحن ووضعها كبلتات. فمن الضروري ان يٌبلغ أصحاب المستودع عن تكاليف التخزين القائمة.
القدرة على حساب التخزين بشكل صحيح وتقديم تقرير عن تكاليف التخزين الفعليه هو عامل رئيسي في التخطيط المالي و كذلك الخدمات اللوجستية و تخطيط المخزون. هناك العديد من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار عند حساب هذه النفقات. يمكن ان يكون تحديد هذه البيانات صعب، ولكنها مهمه إذا كانت المنشأه تريد معرفة تكاليفها الحقيقية والأرباح، وتحديد أين يلزم إجراء تحسينات.
خطوات اجراء حساب التكلفه :
1. قياس الجدران خارج المستودع : ينبغي أن تشمل جميع حوائط المبنى الذي يتم دفع الإيجار عنه والتي تعتبر جزء من المستودع. إذا كان شكل المبنى غريب أو تم توسيعه عدة مرات، يمكن أن تكون مهمة تستغرق وقتا طويلا إلى حد ما. وبمجرد الانتهاء من القياس، وحساب المكان بالمتر مربع للمستودع. على سبيل المثال هذا، سنقول المستودع هو 175 متر عرض و 230 متر طول. الناتج هو  40,250 متر مربع (175 × 230). هذا هو الرقم الأول الذى ستحتاجه لإكمال حسابات تكلفة التخزين.
2. مراجعة البيانات المالية لتحديد النفقات التي تكبدها المستودع خلال ال 12 شهرا السابقة. أضف تكلفة استئجار المبنى، والمرافق، وعقود الأمن وتكاليف أي خدمات مثل الزراعه أو خدمات النظافه. أضف إلى ذلك تكاليف الرواتب وأي استحقاقات الموظفين المقدمة، بما في ذلك التأمين الصحي، والمساهمات , و الضرائب. وتشمل تكلفة التأمين، فضلا عن تكلفة المعدات مثل الرافعات الشوكية وآلات التصوير وأجهزة الكمبيوتر والسيارات. إلى هذه القائمة إضف أي مصاريف أخرى يتكبدها المستودع خلال الفترة الزمنية المذكورة. عندما يتم جمع كافة البيانات، حدد مجموع هذه المبالغ لتحديد التكلفة السنوية لتشغيل المخزن.
3. تقسيم مجموع النفقات التي تحملها المستودع من قبل على المتر المربع للمستودع:إذا كان فرضا مجموع الخطوة( 2) 750000 جنيه ستكون الكلفة لكل مترمربع 18،63 جنيه. هذه المعلومات القيمة عند حساب تكلفة منشأة جديدة بالمقارنة مع منشأه قائمه بالفعل.
4. حساب تكاليف التخزين وسيلة إضافية : خذ عدد الوحدات التي تم شحنها خلال ال 12 شهرا السابقة و أضف عدد الوحدات المخزنة حاليا في المخزن. هذا هو العدد الإجمالي من الوحدات المتداولة خلال العام السابق. قسم التكلفة الإجمالية للمستودع 750000 جنيه على عدد الوحدات المتداوله، المثال سيكون 000،5000 وحدة، والتي تعطيك تكلفة التخزين فى المستودع 1.50 جنيه لكل وحدة. هذا الحساب يمكن أن يساعد على تحديد الربحية الإجمالية، و اين تحتاج إلى تحسينات يجب القيام بها، وكيف يمكن للتغييرات أن تؤثر على التكلفة لكل وحدة من المخزون.
 ملحوظه :عندما تشترك الإدارات الأخرى فى مساحه المستودع، يجب حساب المساحة التي يحتلها كل قسم وتضاف كجزء من التكاليف.
المصدر: د نبيهه جابر
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس) 

الجمعة، 26 أبريل، 2013

كيف تكتب تعليمات واضحة ؟


كيف تكتب تعليمات واضحة ؟
تأكد من ان ما تكتبه واضح و يسهل متابعتة. بالتأكيد لا تريد أن تربك القراء أو تفقد أعمالك التجارية مع العملاء لأن كلامك غير واضح وغير مفهوم. اتبع هذه النصائح لكتابة تعليمات واضحة تعبر عن النقاط المطلوبه بوضوح.
  •        تذكر جمهورك :
عند كتابة الإرشادات، من المهم أن تتذكر من هو المرسل اليه. لا تفترض أن قارىء الإرشادات يعرف عن اى شيء تتحدث .اكتب مقدمة تلخص الفكرة والغرض من التعليمات التى توجهها له. اشرح للقارئ كيف سيتم إنجاز المهمة المطلوبه باتباع الخطوات التى ذكرتها.
  •      استخدم كلمات واضحة يفهمها الجميع :
 إذا كنت تستخدم مصطلحات معينة فى الصناعة، سوف تفقد القارئ و لن يفهم شىء. افترض ان القارئ لا يعرف شيئا عن الموضوع واستخدم كلمات سهله واضحه.
  •       اترك مسافات بين الخطوات:
 الناس يجدون التعليمات أسهل للمتابعة عندما يكون هناك مساحة بيضاء تقسم المهام.اترك مسافه تفصل توجيهاتك عن بعضها او خطوات التنفيذ التى يجب اتباعها حتى تكون واضحه.
  •     تأكد من أن المهام منظمه:
يجب وضع الخطوات فى الترتيب الصحيح . تأكد بنفسك من أنك لم تترك أي شيء أو خلط أي خطوات.الترتيب الصحيح يعتبر خريطه التنفيذ لمستلم التعليمات.
  •        رقم الخطوات حتى يمكن للقارئ أن يتتبعها :
اجعل خطواتك اقل من عشره حتى لا يتوه القارىء. اذا كنت بحاجة الى مزيد من الخطوات، الافضل إضافة جزء آخر للتعليمات.
  •      استخدم بناء متوازي في كتابتك:
هذا يعني بدأ كل خطوة بنفس الطريقة. إذا كنت بدأت الخطوه الاولى بفعل امر ، اكتب كل خطوة بفعل امر في البداية ( نظم , انسخ ..الخ).
  •        اكتب و كأنك تتحدث إلى صديق:
 اشرح كيفية القيام بالأشياء بنفس الطريقة التي تشرح بها لشخص موجود معك في الغرفة. استخدم لهجه لطيفه، و مساعده.
  •        إرفق المخططات والرسومات اذا كان ذلك ممكنا:
بعض الناس تجد أنه من الأسهل المتابعة عندما يتم تضمين صورة او خريطه او رسم بيانى.ارفق ما يوضح تعليماتك اكثر للقارىء ان امكن.
كيف تكتب تعليماتك بوضوح ودقة :ــ
المسئولون لديهم باستمرار الكثير من المعلومات. ركز على المعلومات المهمه.إذا كنت تريد نقل المعلومات بشكل فعال، تعلم الكتابة بوضوح وإيجاز. عبر عن نفسك في لغة بسيطة و جمل قصيرة حتى لا تفقد انتباه القارئ.
  •      استخدم المبنى للمعلوم :
تجنب صيغة المبني للمجهول قدر الإمكان. هذا يعني كتابة جمل مثل "  اصلح محمد الكرسى ،" بدلا من "لقد تم اصلاح الكرسى." عندما تكتب في المبني للمعلوم، أن تكتب أكثر وضوحا ودقة وتحدد الفاعل و الفعل و المفعول به و لا تدع مجال لاحد بالاجتهاد.
  •      اجعل جملك قصيرة حتى لا يمل القارىء و يتشتت:
 الامتناع عن كتابة جمل طويله معقده . عبر عن الأفكار كل فى جمله موجزه على قدر الامكان. استخدام علامات الترقيم الصحيحة لتظهر المعانى واضحه.
  •     تمسك بلغة واضحة:
إذا كنت تريد أن تكتب بوضوح ودقة، هذا هو المفتاح - اللغه الواضحه. الابتعاد عن اللغة المنمقة، و الافراط فى استخدام الصفات والمفردات الغامضة. استخدم أبسط العبارات والأكثر شيوعا للتعبير عن ما تريد توصيله.
  •       أكتب النقاط الرئيسية على الفور:
استخدم مقدمة قصيرة وبسيطة دون تفسيرات طويلة أو معلومات طويله عن خلفيه الموضع اذا كان ذلك غير مطلوب.الاستعراض بما لديك من معلومات كثيره سيربك القارىء .
  •      راجع ما كتبته :
 أعد قراءة ما كتبت و اسأل نفسك إذا كان الترتيب منطقيا. اسمح لشخص آخر ان يقرأه لتتأكد من أنه فهم ما كتبت. اطلب منه شرح ما كتبته في كلماته للتأكد من ان كتابتك واضحه و مفهومه.
  •   راجع لاختصار و دقه أكثر :
 في محاولة لجعل الشكل النهائى واضح و مختصر ولا توجد اشياء مكرره راجع ما كتبته واقرأه  بتمهل و تركيز. اترك فقط الكلمات الأساسية التي تتصل مباشرة بالموضوع و توضحه.
المصدر: د. نبيهه جابر
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس ) 

الأحد، 21 أبريل، 2013

تمسك بالأمل داخلك


تمسك بالأمل داخلك
لا تسمح له أن يكون مجرد شيء للمستقبل. الأمل هو كل الأشياء الصغيره التى نقوم بها كل يوم لنشكل حياتنا. كل ما تفعله يساهم في احياء الأمل داخلك أو أخذه بعيدا عنك. لكن الأمل هو أن المهم. يجب أن يكون ويرتبط مباشرة بإحساسنا بوجود الامكانيات و البدائل. كلما تصورنا الإمكانيات و البدائل المتاحه، كلما زاد الأمل داخلنا فى تحقيق الامانى ومواجهه المشاكل باستخدام البدائل. البديل الأكثر ضيقا من الاحتمالات و البدائل، بطبيعة الحال، هو اليأس أو القنوط .تغلب عليهم باستدعاء الامل داخلك دائما.
الأمل ليس هو السعادة أو التفاؤل. الامل هو ما نشعر به عندما نفكر بأن الحياة تستحق أن تعاش، وأن عملنا يستحق القيام به. الأمل هو ما لدينا عندما يكون لدينا علاقة إيجابية مع وجودنا. السعادة والتفاؤل لا يمكن أن توجد من دون أمل، ولكن الأمل يمكن أن يوجد بدون السعادة أو التفائل . الامل هو الطاقة لدينا، وقودنا للعيش، لذلك يبذل الجميع جهدا كبيرا لبنائه داخلنا وحمايته. دون ذلك سنفتقر الى الطاقة للتعامل مع الحياة. دون أمل سنعيش فقط فى انتظار الموت.
اهميه الامل :
الأمل يغذى الحياة مثل المطر الذى يروى الزرع. دون أمل لم نكن لنقوم من فراشنا فى الصباح ونذهب لدراستنا املا فى النجاح او العمل لنصل الى مكانه مرموقه . الأمل مهم لأسباب كثيرة وكبيرة ولكن هنا بعض من أهمها؟
  •        الأمل يحفز التصرفات الإيجابية التي من شأنها أن تؤدي إلى نتائج إيجابية
  •        الأمل يفرغ الضغط علينا
  •    الأمل يساعد على تقوية جهاز المناعة
  •        الأمل يحسن العلاقات الاجتماعية
  •        الأمل ببساطة يجعلك سعيدا
  •      الأمل يوسع ويبني عقلك
كيف تبنى الأمل داخلك :
1. ثق أن كل شيء سيكون على ما يرام : لا تدع عقلك يفكك الأمل داخلك حتى لا يصبح موجودا. لا تدع تصرفات أو كلمات الآخرين تحبط الأمل بداخلك. تأكد أن- بغض النظر عما حدث في الماضي، بغض النظر عن وضعك الحالي، بغض النظر عن ما تعتقد ماذا سيكون مستقبلك – تأكد ان الله خلق الانسان بقدرات هائله. ليس هناك من سبب يمنع آمالك أن تتحقق غيرك انت اذا فقدته. قد تكون مؤلمه. ليست سهله سهلة. بعيده، بعيده، بعيده، عن الكمال. هذا هى طبيعه الاشياء فى بداياتها. لكنها بالعزيمه و الاصرار تصبح على ما يرام وتحقق لو جزء من احلامك حتى لو لم تكن على اكمل وجه. لكنك ستكون فرحا بما انجزت و سيدفعك الامل على تحقيق الباقى و بالصوره التى تمنيتها بل و ربما افضل.
2. كن صبورا! في الأوقات التي تشعر فيها بالاحباط، او بالخوف، او بعدم التأكد، وما إلى ذلك، اعمل أقل ,و استرح اكثر. الجسم والعقل والروح تحتاج إلى وقت لإستعادة الأمل والمشاعر الإيجابية التي تأتي معه. لا يمكنك التسرع في هذه العملية. افهم حقيقه مشاعرك، اسمح لنفسك أن تكون على بينة من الواقع، تبين احتياجاتك في التعامل مع الحياة. هكذا ياتى الإنقاذ عندما ننقذ أنفسنا.
3. احتضن اليأس : "ماذا؟" ماذا تطلب ؟. "قلتى قبل قليل ازرع الامل ، طلبك هذا لا معنى له." أنت على حق. فإنه لا معنى له. انه كلام متناقض. لكن هذه هى الحياه مليئة بالأشياء التي لا معنى لها، مليئة بالتناقضات. لا يمكن أن يوجد الأمل دون اليأس، والحقيقة هي، مهما كنت مجتهدا، تعمل بجد و يملأك الامل، الحياة لن تمضي في الطريق الذى تريده طول الوقت. جزء من كونك لديك الامل يجب ان لا تصر على تمسكك بنتائج محددة و عليك ان تقبل أنه في بعض الأحيان، بعض الاشياء قد لا تتحقق. يجب ان تتخلى عن الطمع فى الحصول على كل شىء تريده. قد لا تحصل حتى 1٪ من ما كنت تأمل . بمجرد ان تتبني هذه الفكرة، و تعرف ان كل شىء يسير فى اتجاه لست وحدك المسيطر عليه ,و ان كل ما عليك ان تبذل اقصى ما لديك من جهد بنزاهه وشرف و تأمل فى كرم الله عليك.
3. ابحث عن دلائل على أن الأمل لا يزال حيا : أنت لست بحاجة إلى أن تنظر بعيدا. الآن بالفعل ، انت تتنفس الغاز المناسب تماما لقوة حياتك: الأوكسجين! أليس هذا دليل كاف على أن العالم على جانبك و يعمل لصالحك؟ اعمل انت ايضا لصالح نفسك وتسلح بالامل وحقق اهدافك.
4. لا تدع الخوف يفسد قراراتك : الأمل لا يعنى القضاء على تذبذب الحياة صعودا وهبوطا تماما. الأمل هو الاعتقاد أنه على الرغم من هذا الصعود والهبوط، كل شيء سيسير على ما يرام. فكر بتفائل. اعمل من إلهامك. لا تدع الخوف من ان تبدو غبيا،او الخوف من عدم الوصول إلى أهدافك، اوالخوف من الفشل أو أي نوع آخر من الخوف يمنعك من الإيمان بنجاحك ويمنعك ان تعمل على تحقيق آمالك.
5. احط نفسك بالاشخاص الايجابين : انها بسيطة ولكن صحيحه؛ الأفكار و المواقف معدية. كلما كان من حولك متمسكين بالامل ، كلما ملأك الأمل و كنت مقبلا على الحياه.ابتعد عن اليائسين او المحبطين.
6. كن لنفسك مصباح علاء الدين : لا تنتظر معجزه لتعطيك سبب إلى التفاؤل والأمل. بدلا من ذلك، اجعل الآمال واقع من خلال التفاني والعمل الشاق. كلما اتخذت إجراءات للتنفيذ، سوف ترى المزيد من النجاح ، كلما حققت المزيد من النجاح ، كلما اصبحت أكثر أملا ، وكلما اصبحت اكثر أملا ، كلما اصبحت اكثر حرصا علي اتخاذ الإجراءات اللازمة و اكثر ابداعا للانجاز على خير وجه.
7. كن ممتنا بتسجيل عرفانك بالجميل فى مفكرتك: كل يوم، أكتب خمسة أشياء تشعر انك ممتنا لها. يمكن أن تكون أشياء بسيطة جدا. لا يهم ما تكتبه في القائمة الخاصة بك طالما تجد شيئا تكتبه فيها - كل يوم! هذا قد يبدو وكأنه عملية بسيطة بشكل مفرط، لكنها أداة قوية للغاية لتحسين نوعية أفكارك و نفسيتك وجودة حياتك وشعورك القوى بالامل داخلك.
خصائص الشخص الذى لديه امل :
يمكن أن يتطلب الكثير لتكون شخص متفائل يملؤه الامل. حتى  الشخص الأكثر أملا لديه أوقات تبدو  فيها الأمور قاتمة والأمل يصعب العثور عليه. ولكن هؤلاء الاشخاص لديهم بعض الخصائص والعادات التي تجعلها تأمل في المقام الأول، والاحتفاظ بالامل حتى خلال الأوقات الصعبة، ويقودهم للعودة للامل عندما يبدو مفقودا. هذه الخصائص من اهمها:
المرونة :
هى القدرة على مواجهه عقبة أو طريق مسدود، لا تكون جامدا بعقليه مسدوده. إذا كنت لا تعرف سوى طريقة واحدة لفعل شيء، أو تتصور فقط مجموعة واحدة من الخطوات التي تؤدي إلى الهدف المنشود، فإذا ظهر شيء يعوق، أو ينحرف عن الخطوات التى رسمتها ، تتجمد ولا يكون لديك أي مكان آخر للذهاب. قد انتهيت. ولكن إذا كنت مرنا و تتحلى بشىء من الشجاعه ، و كنت منفتحا لإيجاد وسيلة أخرى، أو ابتكار واحدة بنفسك , سوف تحصل على النتيجه التى تتمناها و يدفعك الامل على اكمال الطريق.
 المثابرة :
هذه الصفة تسمح لك بتسلق أي سد في مسارك ، و بمواصله سيرك على طول الطريق حتى لو كان غير ممهد، و يشجعك على الجلوس والخروج بفكرة جديدة لإنجاز ما تمنيته. بدون المثابرة، ستتراجع في أول بادرة صعبة. مثال الإقلاع عن التدخين لا يحدث بالامل او فى حلمك ولكن بالمحاوله والمثابره.
التفاؤل :
التوجه المتفائل يسمح لك أن ترى العقبات التى تواجها، أو خيبات الأمل التي تظهر على انها أشياء صغيرة، لأنك تعرف أن بالنسبة للجزء الاكبر، الكون هو مكان فسيح، يمكنك تحقيق فيه ما تريد لان لك مكان فيه. النظر الى الامور بتوجه يملؤه الامل يساعدك على الغاء الأفكار الانهزامية في عقلك و أفكار من حولنا التي قد تثنيك عن ملاحقة ما تريد و تحقيقه. التفاؤل يسير جنبا إلى جنب مع الأمل، على الرغم من أنهما ليسا في الحقيقة نفس الشيء. التفاؤل هو النظرة الى العالم عامة، و الذي يسمح للشخص برؤية "الجانب المشرق" للاشياء، في حين أن الأمل هو أكثر تحديدا و موجها نحو تحقيق الهدف.
أشياء يمكنك القيام بها لبناء و الحفاظ على الامل لتحقق اهدافك:
لديك هدف واقعي، ولكن طموح :
 تأكد من أنك انت الذى حددته لتكون متمسكا به. اجعل هدفك واقعي، وقابل للتطبيق. إذا قمت بتحديد أهداف مستحيلة، لن تتمكن من تحقيقها أبدا، وسوف تحبط. إذا قمت بتعيين هدف منخفض جدا، تحقيقه لن يعني الكثير و لن تشعر انك انجزت شىء. تذكر، إذا كنت تصوب على النجوم وقصرت، من المرجح أن تصل الى القمر!
ضع خطة "للهجوم":
اختار وسيلة أو وسائل لتحقيق حلمك. العمل على ذلك شيئا فشيئا. كل يوم هناك شيء يمكنك القيام به لتقترب من هدفك، حتى لو كان مجرد التفكير فيه وابقائه على قيد الحياة في عقلك.تذكر ان الامل مرتبط بالعمل لتحقيق الهدف و لتحقيق الهدف يجب ان يكون لديك خطه للتنفيذ.
الحفاظ على الايمان والعزيمه :
خلق الله الكون واسعا لتجد مكانك فيه لتحقيق النجاح، ولكن إذا جاء كل شيء سهل، لن يعني الكثير ولن يشعر الانسان بقيمته. هناك الكثير الذي يمكن نتعلمه على طول الطريق، ويمكن لهذه الدروس أن تكون ذات قيمة مثل النتيجة النهائية. القدرة على رؤية هذه الدروس على هذا النحو يمكن أن يكون الفرق بين الانسحاب والقتال حتى النصر.ابحث لنفسك على مكان بين الناجحين فى هذا العالم وازرع الامل و تمسك به داخلك لتحقق ذلك.
كن منفتحا على تغيير هدفك :
أحيانا أثناء الرحلة للوصول إلى هدفنا، ندرك أننا لم نعد نريده عندما نبدأ. لا تقسو على نفسك اذا حدث لك ذلك. اننا نتغير كل يوم نتيجة الخبرات التى نكتسبها، هذا التغيير قد يأخذك في اتجاه مختلف تماما. هذا لا يعني أنك ضعيف او فشلت، بل أنك في تناغم مع نفسك، و أن السبب لتخليك عن الهدف هو لأنك قد قررت انه ليس مناسبا بالنسبة لك واكتشفت نواقصه، وليس لأنه من الصعب الاستمرار فيه.لا تفقد الامل, على العكس تمسك به بعد ان اكتشفت ما تريد.
ابحث عن الإلهام حيث يمكنك :
حتى الشخص الأكثر املا يحتاج إلهام في بعض الأحيان، والشخص الحكيم حقا سوف يحصل عليه من مجموعة متنوعة من المصادر. قراءة القصص أو مشاهدة الأفلام عن الاشخاص الذين نجحوا بعد مواجهه المصاعب ، أو الاشخاص الذين يواصلون العمل بجد واجتهاد يوما بعد يوم لتحقيق احلامهم  . ضع قائمة بنجاحاتك الماضية و اقرأها وإعد قراءتها حتى تجد طريقك لتحقيق هدفك الواضح المحدد. وجود افكار تلهمك تزيد من املك فى تحقيق الهدف.
اطلب و اقبل المساعدة عندما تحتاج إليها :
ليس هناك فائدة لعمل كل شيء بنفسك. بالنسبة للجزء الأكبر، كثير من الاشخاص ترغب في مساعدة الآخرين، وسوف تفعل ذلك إذا ما أتيحت لها الفرصة. ان الأصدقاء والعائلة موجودون فى حياتنا لذلك. استفد من معرفة و خبرة من حولك، ويوما ما سوف يكون فى مقدورك رد الجميل، لانك عرفت مدى أهميته للشخص الذى تقدمها له.شعورك بوجود من يحبوك حولك يرفع من الامل داخلك فى تحقيق هدفك الذى تتمناه.
 تعلم شيء جديد بانتظام :
تعلم أشياء جديدة تبقي عقلك حادا متيقظا، و تساعدك أيضا ان تشعر بالرضا عن نفسك. تعلم قدر ما تستطيع عن ما تسعى لتحقيقه, اقرأ ايضا عن أمور لا علاقة لها بما تريد تحقيقه لانها يمكن أيضا أن تكون ذات فائدة لك، وخصوصا بما انك لا تعرف أبدا الى أين حلمك سوف يأخذك، أو كيف تصل هناك.ان المعرفه تزيد من املك فى النجاح.
اختار معركتك :
أحيانا الأشياء تقدم نفسها الينا ونحن في طريقنا إلى الأمام ، فننفق الكثير من الطاقة والوقت عليهم، لنكتشف أنها لم تكن مهمة على الإطلاق. احفظ طاقتك لتلك الأشياء التي هي مهمة حقا، و التى سوف تساعدك على الوصول إلى حيث تريد أن تذهب. اعمل على معرفة الفرق.حتى في أحلك الأوقات لدينا يمكن أن يكون هناك أمل. ثق أنه في داخلك ويمكنك ان تكون قادرا على الوصول إليه مرة أخرى.
المصدر: د نبيهه جابر
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس) 

الخميس، 18 أبريل، 2013

تعلم فن اداره المناسبات


تعلم فن اداره المناسبات
إدارة حدث او مناسبه هو تجربة رائعة، سواء للشركات، للعائلة والأصدقاء أو مهنيا لحفلات الزفاف وغيرها من المناسبات العظيمة. انها مهمة صعبة ليس فقط عليك ان يكون كل شيء منظم، ولكن عليك أيضا أن تكون مفكرا سريعا عند وقوع الازمات.
ومع ذلك، فهى وظيفة مرضيه للغاية، لانها تجعل العالم مختلف إلى الأشخاص الذين تعرفهم، أو لهؤلاء الذين لا تعرفهم ولكن الذين يقدرون بوضوح لطفك ومجهودك الضخم في تنظيم عيد ميلاد، ذكرى، زفاف أو غيرها من الاحتفال والأحداث مما يحقق عائد مجزى لك.
هذه المادة سوف تعلمك كيف تكون مدير مناسبات عظيمة و تقدم بعض الاقتراحات لاستكشاف المشاكل و التخطيط الدقيق، لتجنبها جميعا.
الخطوات :ــ
معرفة وتخطيط الحدث ، و التشاور بانتظام مع العميل أو الضيوف ذات الصلة. حتى إذا كان الحدث لنفسك، أو مجرد مناسبه صغيرة، تأكد دائما من كل شيء، ستحتاجه. إدارة جيده للمناسبات في نطاق كبير هو حول تنظيم الافراد المسؤولين عن كل جانب من جوانب الحدث وأن الجميع يعرف تماما ما هي الخطة. وهذا يعني التأكد من أن جميع الأشياء تسير طبقا للجدول و وجود خطط احتياطية اذا ما وقع ما عطلها. من خلال الإجابة على بعض من الأسئلة التالية، يمكنك الحصول على فهم واضح لما يتضمنه اداره المناسبات:
 تذكر ان حفلات الزفاف غالبا ما تكون أكبر مناسبه تحت الأضواء, ليس فقط هى واحدة من أكبر الاحتفالات، فهى التى نتذكرها طيلة فترة الزواج و بين الأسرة. وغالبا ما تكون متوقعه عاطفيا جدا لذلك فمن الأفضل أن تقدم بطريقة هادئة ولكن بحماسه في جميع الأوقات.
ما هى المناسبه (الحدث) ؟ بصرف النظر عن كونها مسألة واضحة، بمجرد ان تسأل نفسك، سيصبح لديك فهم أفضل بكثير عن ما هو مطلوب. قد يكون الحدث ، مناسبه ترفيهيه مثل حفله غنائيه أو حفل لمنشأه، حفل زفاف، احتفال بذكرى، مناسبه التقاعد ، العام الجديد أو الاحتفالات الدينية مثل اعياد الميلاد، رمضان، ... (الخ). كما يمكن أن يكون شيئا أشبه باجتماع للشركات، حدث جمع تبرعات، حفل توزيع جوائز، أو حدث اجتماعى بما في ذلك الافتتاحات الكبرى، أو مناسبة رسمية أو غير رسمية. هل الاستعداد للمناسبه عال المستوى / عادى / ام منخفض؟
هل ستحتاج إلى إيجاد اواستئجار وحجزأو تفويض اشخاص إضافين لملء الأدوار؟ مثل المصورين، بنائي و مصممي الديكور، المتحدثون الضيوف، والتسويق والصحافة، والجهات الراعية، الفنانين أو الفرق.. الخ. ؟ من الحكمة أن تدرجها في حساباتك عند اعداد قائمه تقديم الطعام والجلوس بحيث يقدم لهم الطعام بالاسلوب اللائق وتحدد لهم مكان للجلوس إذا كان ذلك مطلوبا منك.
ما هو الإطار الزمني والتاريخ؟ في عالم مثالي، سوف تحصل على الكثير من الوقت لتخطيط وتنظيم المطلوب للمناسبه. ومع ذلك، هذا نادرا ما يحدث, والوقت سوف يكون هو الجوهر. في كثير من الأحيان يمكن أن ياتى الإشعار قبل الموعد بيوم  واحد للتخطيط لحدث ذات نطاق صغير، لكنه قد يكون بنفس أهمية حدث كبير.
كم سيكون عدد الحاضرين ؟ بعض الأحداث بشكل صارم تلتزم بتذكرة دخول أو الدعوة فقط، ولذلك فمن السهل التخطيط لها، ولكن فى العديد من الأحداث  قد ياتى بعض المدعوون متأخرين، أو يصطحبو الأطفال أو الشركاء أو الأصدقاء معهم دون دعوتهم.
  هل الغذاء سيكون على نمط بوفيه،او تقديم الطعام لكل ضيف أو غير رسمي؟
هل سيقدم  مع الأغذية مشروبات ؟ إذا كان الأمر كذلك، عليك معرفه من من الفريق سيكون المسئول عن الطبخ، ومن للخدمة و من للتنظيف. بعض الأحداث ذاتيه (احضر معك الطعام)، في هذه الحالة سيكون من الضروري ضمان وجود معدات الطهي (مثل معدات الشواء، و فوط مطبخ، وغيرها) ، وكذلك مبردات للمشروبات التى سيحضرها معهم الضيوف. و سوف تحتاج إلى توفير اطباق التقديم ، وكذلك سخان للحفاظ على الطعام الساخن , و مبرد للحفاظ على الأطباق الباردة مثل الحلويات. ستحتاج أيضا للحفاظ على أطباق اللحوم الباردة في بيئة آمنة للحد من خطر التسمم الغذائي. غلف الطعام لابعاد الحشرات (والناس) بعيدا عن الطعام حتى يحين وقت تناول الطعام , احرص ان يكون هناك شخص مسؤول عن إزالة هذه الأغطية في الوقت المحدد.
ما هو نوع المواد الغذائية التي تحتاجها للتقديم؟ هل هناك من الضيوف من يعانون من الحساسية، أو نباتين، او مرضى السكري، او لهم احتياجات دينية فى الطعام( خالي من الخنزير) ..الخ؟ قد يكون هناك اطفال صغار أو مسنين لا  يستطيعون تناول الأطعمة الصلبة؟
  اذا لم تحدد الدعوه عدد الافراد بوضوح، وتركت الأعداد لتكون مرنة , في حين كانت المساحة محدودة، فمن الأفضل معرفة كيفية استيعاب الحد الأقصى للضيوف دون أن يكونوا غير مستريحين.
ما نوع المبنى الذى عليك استضافة الحدث فيه وكيف ستدار المساحه المتاحه؟ هل الضيوف ستجلس على الكراسي في صفوف،او على المقاعد حول الطاولات، أو على سجاد نزهة على الارض؟ هل قد يسبب الطقس مشكلة اذا كان المكان مكشوف؟ هل ستحتاج لمنصه للمتكلمين أو المسرح؟ إذا كان الأمر كذلك، خطط لضمان مساحة مخصصة كبيرة بما فيه الكفاية.
من الأفضل دائما زيارة الموقع في وقت مبكر وارسم لنفسك خريطة للمنطقة. هذه الخريطة يمكن أن تستخدم بمثابة "خطة معركة" و تسمح لك برسم وتخصيص مساحة الجلوس، و الممرات التى ستستخدم لخدمة الأغذية و المشروبات , والمسارات المطلوبة والخروج منها، وكذلك كيف ستضع المعدات في مكانها. يجب عليك أيضا تحديد مكان المولد الكهربائى (إذا لزم الأمر)، و المعدات الخارجية مثل ثلاجة، تنك الثلج، والشواء أو المواقد (الخ) ، وكذلك مصادر الكهرباء والكابلات .
لأنها يمكن أن تشكل أكبر مشكلة لوجستية . من الحكمه ضمان وجود مساحة كافية للحاضرين ليتحركوا براحتهم في الموقع.
اسأل نفسك هل هناك ما يكفي من مرافق؟ ومن الأمثلة على ذلك دورات المياه والحمامات، أماكن وقوف السيارات ، سلالم لنزول كرسي متحرك ان وجد، غرف تغيير الملابس، وغرف التخزين ومساحة المطبخ، وصناديق التخلص من النفايات، مبردات المشروبات، تجهيز وسيله نقل و اماكن للاقامه اذا كان هناك ضيوف من خارج المدينة او من خارج البلاد لنقلهم الى و من مكان الحدث.
هل مطلوب موافقات حكومية و قانونية محلية ؟ في معظم الحالات يطلب من موافقات للسهر بعد منتصف الليل، و أيضا للضوضاء المفرطة، ووقوف السيارات.
هل تحتاج الى فنى كهربائي ليتم تعيينه لتركيب اضواء فنيه؟
بهذه الاجابات على الاسئله السابقه يمكنك معرفة ما قد تحتاج إلى القيام به لنجاح الحدث.
هل من المرجح أن تكون هناك تغييرات متكررة؟ حفلات الزفاف تعتبر عميل سيئ السمعة لمنسقى المناسبات حيث يتم طلب تغييرات فى التصميم فى اللحظات الاخيره, لذلك فمن الحكمة أن تحدد لزبائنك موعد قاطع للتغييرات. عادة أسبوع قبل موعد الحدث وكتابتها فى وثيقة التعاقد ، لكن يمكن اعطاء العميل بعض المرونة والابتعاد عن تغييرات اللحظة الاخيره.كن متفهما على قدر الامكان لان حفلات الزفاف عادة حدثا متوقعا عاطفيا جدا يريدها اصحابها ان تكون اجمل شىء.
2.   ما هي خطة المعركة؟
نظم فريق الخدمة الخاص بك (حتى لو كانوا أصدقاء وأقارب أو غيرهم من المتطوعين) للتعامل مع الأقسام ذات الصلة، حتى لو كنت لا تعمل منسقا للمناسبات  ولكنك تقيم مناسبة عائلية صغيرة.
من الناحية المثالية، يجب أن يكون اخطار فريق العمل قبل أسبوعين على الأقل من الحدث، أو أكثر إذا كان ذلك ممكنا. المطاعم، وباعة الزهور والفنانين والأشخاص المهمين الآخرين يفضلوا منحهم الكثير من الوقت للعمل طبقا للخطة، كما هو عادة أكثر تكلفة الحصول على السلع والموظفين بصوره عاجله و فى وقت قصير. ميزة أخرى هي أنه اذا لم يكونوا قادرين على الحفاظ على موعدك، لديك بعض الوقت لإيجاد بديل عنهم.
وأنه من الحكمة للحصول على ثلاثة عروض أسعار لجميع التطبيقات ونسأل ما هى خبرتهم فى حل المشكلات. المشاكل الشائعه التي يعاني منها افراد الخدمه هى كلها تتلخص فى الارباك الذى يسببه طلبهم قبل وقت قصير. اذن التخطيط مسبقا أمر ضروري. تأكد من توفر تعليمات واضحة حول كيفية الوصول الى الموقع وإعطائهم رقم هاتفك و يفضل بطاقة العمل مع  وسائل الاتصال لاستدعائك اذا كانوا بحاجة لتوجيهاتك.
ينبغي أن تكون خطة العمل واضحه و مرتبه من البداية إلى النهاية. التخطيط، والشراء و الحصول على المصادر، و التفويض،التركيب والإنشاء، وتشغيل الحدث الرئيسي ولكن الأهم من ذلك ترتيب المكان بعد الانتهاء من الحدث. اعاده ترتيب المكان ، إعادة المعدات المستأجرة أو المستعارة وبعد ذلك الاطمئنان من العميل عن تجربته و أشكره على الاستعانه بك كمنظم للمناسبه. حتى لو بدون أجر، أشكره على إتاحة الفرصة لك لتنظيم مثل هذه تجربة الرائعة لتشغيل حدث.
في كثير من الأحيان سوف ستحتاج إلى معرفة التحديات المحتملة للمناسبه. في كثير من الأحيان يمكن أن يكون واضحا باستخدام مراقبة لغة الجسد - المهارة الذى يتم تدريب الكثير من الافراد في خدمات الضيافة عليها للتطوير وتحسين ادائهم.
ضع خطة ( ب) للنظر في حلول المشكلات الشائعة و ابحثها مع العميل. قد تتضمن المشاكل الشائعة متطفلين الليلة، ضيوف مدعوين يعانوا من امراض تتطلب رعايه خاصه، الطقس تحول غير سار , سوء سلوك بعض الضيوف. المدير الجيد يتيح للمناسبه ان تسير بهدوء من تلقاء نفسها و التصرف واتخاذ اللازم عند الحاجة.
اعقد اجتماعات منتظمة مع العملاء في وقت مبكر لمناقشه "خطة العمل" واطلب منهم تقديم أفكارهم واقتراحاتهم. في جميع الأوقات يجب عليك اظهار المهنية، و الثقه بالنفس ، الودية و معرفه "ما يمكن عمله" بطريقة مهذبه واستخدم المعايير المهنية في تقديم الأوراق مثل الجداول والقوائم. أيضا اعرض عينات مقترحه للديكور لمعرفة والتأكد من قدرتك على تخطيط خريطة العمل. برامج الكمبيوتر الحديثة لديها العديد من البرامج النظرية المعمارية التي يمكن استخدامها لتقديم صورة عن الكيفية التي تتخيل كيف سيظهر الحدث.
لمناسبه تخص الشركات أو الوزارات، من الحكمة ضمان أن يكون لديك نسخة حديثه من جدول الأعمال و التواصل بشكل فعال لضمان تعريف كافة التغييرات إلى العملاء وجميع الأطراف المعنية. في الممارسة العملية، معظم الأحداث مشابهة جدا فقط الموضوع أو السياق هو الذي يختلف. لذا فمن الحكمة أن نتذكر ما ومن الذي يدور حوله هذا الحدث فى جميع مراحل عملية التخطيط.
أيضا استخدم هذا الوقت لمعرفة ما إذا كان هناك اى من مثيرى المشاكل المحتملين بين الأسرة والأصدقاء و/ أو الضيوف الآخرين. من المتوقع ان يعتبرك العميل على علم جيدا بهذا، ابحث بدقة مسبقا ، بما في ذلك قراءة الأخبار المحلية والدولية والمواد الإعلامية حول السياق الأوسع لهذه المناسبه. إذا لم يكن لديك المعرفة الكافيه فى خطه العمل التى تضعها، من الصعب تقديم خطة مهنية. بما أن العميل لديه ثقة فيك لمواجهه كافه التحديات، سوف تحتاج إلى معرفة الاتى:
1. من هم الضيوف الرئيسيين - وهذا عادة واضحا عندما يكون الحدث احتفاليا - مثل العروس والعريس. العميل ليس دائما الضيف المهم ولكن قد يكون جزءا من مجموعتهم، أو غير موجودعلى الإطلاق.
2. من هم الضيوف المضيفة - وهؤلاء غالبا ما يتصرفوا بصفتهم المضيفين في اماكنهم و يكونوا مجاملين ومحفزين لباقى الضيوف. هؤلاء الاشخاص مفيدين للحفاظ على جو بهيج و يفتحوا الاحاديث اذا هدأت الامور ،و يشاركوا فى تشجيع الناس على الرقص أو تقديم المدعوين إلى ضيوف آخرين حتى لا يشعر احد بالغربه. هؤلاء الناس يجب أن يكونوا موثوق بهم و عادة ما يكونوا مفيدين لاطلاعك على سير الحفل، و قد يتدخلوا في حالة الطوارئ. هؤلاء الافراد عموما الذين يجعلوا المناسبه تسير بسلاسه . إذا لم يكن هناك ضيوف مضيفه متوفرة أو مناسبة لملء هذا الدور (لأنهم ليس لديهم مهارات مجامله الحضور)، فمن الأفضل أن اختيار افراد من فريقك الذين تعرف انهم يمكن أن يقوموا بهذا الدور او من مصدر خارجي إذا لزم الأمر.
3. من هم صانعي السلام - يجب أن تكون على علم في جميع الأوقات بمن هم هؤلاء الاشخاص الرئيسية التى تحتاج إليهم لتقديم المشورة وإشراكهم في معالجة القضايا والخلافات فى الوقت المناسب. في المناسبه المحدوده, الشخصيه أو العائليه ، قد يكون رب الأسرة، أو صديق قديم هم المسئولين عن ذلك. في المناسبات المدنية، والترفيهيه، و للشركات، المناسبات الحكومية أو أي أحداث رفيعة المستوى من غير المرجح أن يكون هناك أي صانعي السلام في المجموعة (أو الجمهور)، عندئذ من الحكمة التعاقد من الباطن مع مثل هذا الشخص إذا كان هناك خطر محتمل لحدوث مشاكل.
وبالمثل في المناسبات الكبرى رفيعة المستوى، اوالحكومية أو الأحداث الدولية، يتم تنظيم الأمن عادة من قبل العميل (مثل فنان شهير)، أو من قبل دائرة حكومية أخرى بما في ذلك النقل والخدمات اللوجستية لذلك فمن الضروري أن يكون لديك كل تفاصيل الاتصال اللازمة لحالات الطوارئ و كيفيه التواصل بشكل فعال. في الأحداث الرئيسية المعتاده، أو عندما تدير حدثا خاص بك, لا يجب ان تكون انت صانع سلام ، و اترك إدارتها لشخص آخر , حتى لا يضر قدرتك على الاحتفاظ بهدوئك فى متابعه الحدث و التعامل مع الضيوف.
4. من هو صانع القرار - بالنسبة لمعظم الحالات، هو انت نفسك كمدير، ولكن عندما يجب استشارة الضيوف فمن غير المناسب إشراك الضيوف الرئيسين(لأنهم عادة ما يكونوا منشغلين بضيافه باقى الضيوف)، اعرف مسبقا من الذى يجب أن تستشيره في حالات الطوارئ. في الغالب سيكون الشخص الذي يدفع الفاتورة لك عن ما تقدمه من خدمات ، أو ما تطلق عليه "العميل"، هو الشخص الذى له القول الفصل في هذه المسألة.
5. تحديد وقت المتحدثين - من المرجح ان هذه المناسبة قد تستغرق وقتا أطول مما كان مخططا له أصلا؟ يجب تحديد موعد الخطب حتى لا تستغرق وقتا أكثر مما هو محدد. فمن الأفضل السماح للضيوف بمعرفه الإطار الزمني، مثل 10:30 حتي 11:30 لتناول العشاء، ولكن في كثير من الأحيان قد تزيد عن ذلك . فى هذه الحاله ابدأ الفقره التاليه فينتظم الجميع.
6. تنقيح خطة العمل لهذا اليوم - تأكد أن الأمور لا تزال تسير على ما يرام مع فريق الخدمات فضلا عن التحقق من اعداد الضيوف - لمعرفة هل هناك أي إضافات أو إلغاءات وأن الخدمات اللوجستية (العمل من الباطن مثل توريد الزهور، المطاعم، معدى ديكور، الخ.) لا تزال في الموعد المحدد. أيضا إبقاء العين على التنبؤات الجوية في حالة الطقس غير المتوقع الذى يجبرك على تغيير الخطة اذا كانت الحفله فى مكان مفتوح.
ــ   إذا كنت تقوم بإعداد الأمور الرئيسية في نفس اليوم، مثل شاشات العرض والجداول وما إلى ذلك، فانت متأخر عن الجدول الزمني. الاستثناء لهذا هو اذا كان المكان مشغول و لا يوجد لديك ببساطة الخيار - في هذه الحالة، اعمل بسرعة وبشكل منهجي لتنتهى فى الوقت المناسب.بعض الأشياء، مثل الطاولات والكراسي، معدات المسرح، والإضاءة والزينة يمكن جميعها ان تقام في اليوم السابق. اللمسات النهائية والسكاكين (وما شابه ذلك) يمكن وضعها في اليوم الفعلي.
ــ يمكنك تشكيل بروفة صغيرة مع الضيوف الرئيسين، وفريق الخدمات حتى يتمكنوا من تصور ما سيكون عليه الوضع للحفله. اجراء البروفات قبل الموعد المحدد غالبا ما تكشف المشاكل المحتملة في الخطة  . البروفات عادة ما تجعل الاشخاص الذين يقوموا باستضافة الضيوف أكثر ثقة لأنهم يتعرفوا على ما هي واجباتهم، ويمكن اضافه بعض المدخلات إلى تحسين الخطة.
ــ التحقق من أن أعداد واحتياجات الضيف لا تزال صحيحة في يوم هذا الحدث و قدم النصائح لفريق الخدمة عن أي تغييرات في أقرب وقت ممكن.
7. كن أول من يصل إلى موقع للاشراف على الاستعدادات. يجب ان تثق و تحترم فريق الخدمة الخاص بك فى الاعتناء بأنفسهم. قدم المساعدة إذا لزم الأمر، لكنهم عادة هم من ذوي الخبرة بما يكفي لا يحتاجوا إلى أي مساعدة.
8. قم بدور موظف الاستقبال في البداية، استقبل و قدم التحيه لكل ضيف (إذا كان ذلك مناسبا) عند قدومهم. ثم عد لدور مدير الحفله عندما يبدأ الحدث. وسيكون دورك هو حل المشاكل وضمان ان العمل و كافه الامور المطلوبه تسير وفق الخطه الموضوعه. الإبقاء على التواصل بالعين مع الضيوف و مع المضيفين لتلبيه اى طلب او اجراء اى تغيير اذا لزم الامر لتغيير الخطط.
9. هنئ نفسك بعد انتهاء الحدث. معظم الأحداث تسير تلقائيا عندما تبدأ، ولكن كل المجهود و العمل الجاد هو التحضير و ترتيب الاحتياجات الذي لا يراه أحد.اسأل عميلك عن رايه حتى تحسن من ادائك او التقاط افكار جديده.
ملخص خطوات تنظيم المناسبات :ــ
الخطوة الأولى : وضح الهدف من المناسبة ، يجب أن يتفق زملاؤك ورؤساؤك على هدف أساسي واحد للمناسبة.
نعم لابد من التوضيح الهدف من المناسبة لكي تححق ثمارها.
الخطوة الثانية : قسم المناسبة إلى مراحل ، وفرعها إلى مراحل أصغر وهذه أفضل طريقة لفهم وتنفيذ العمليات المعقدة.وهذة تسمى تقسيم الادوار وجدولتها
الخطوة الثالثة : حدد النشاطات التي ستنفذها في كل مرحلة ، من أمثلة هذه النشاطات حجز مكان ملائم للمناسبة ، وإضافة جدول ترفيهي إلى الجدول الرئيسي وتنسيق المادة والمقدمين ، والاحتياط للحالات الخاصة والطوارئ.
وهذة يتم من خلالها التجهيزات سواء مادية او بشرية وتحديد الاوقات المناسبة.
الخطوة الرابعة : ضع كل النشاطات في جدول منظم ، وضع في الاعتبار ترتيب تلك النشاطات حسب أولوية كل منها ، سيمكنك هذا من حصر المهام التي عليك تنفيذها وعلاقتها بهدف المناسبة الرئيسي.
للحفاظ على الوقت واستثمارة بشكل ايجابي
الخطوة الخامسة : أحسب الوقت الذي يستغرقه تنفيذ كل النشاطات ، سيساعدك هذا في تنظيم وقتك الشخصي ، وتحديد عدد المساعدين الذين تحتاجهم.
مكملة لسابقتها
الخطوة السادسة : أحسب تكلفة كل نشاط ، وعلاقة التكاليف بالميزانية الرئيسية.
لكي لاتقع في حرج اثناء التنفيذ ونقس المخزون
 الخطوه السابعة : أحسب الميزانية وجدول المشروع ، لتعرف ما إذا كان باستطاعتك تنفيذ الخطة في الوقت المحدد ووفق المخصصات المتاحة ، أحسب تكاليف المواد والمكان والوقت والموظفين والفرص البديلة أيضاً وكلما وجدت التكاليف أعلى من الميزانية ، أعد التخطيط ثم أعد حساباتك حتى تصل إلى المعادلة الفعالة ، أفضل النتائج الممكنة بأقل التكاليف المتاحة.
بذل اقل جهد لتحقيق اعلى فائدة مرجوةسواء كنت مخططاً رسمياً أو غير رسمي ، فإن نجاح تنظيم أي مناسبة سيعتمد اعتماداً كلياً على أمرين (خطة جيدة للتنفيذ وتنفيذ جيد للخطه ) لابد من وضع بدائل للخطة .
المصدر: د نبيهه جابر
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)