السبت، 28 أبريل، 2012

تحسين مهارات الاتصال في العمل


تحسين مهارات الاتصال في العمل
واحدة من أكبر المشاكل في الكثير من أماكن العمل هو غياب التواصل. لا يقال للعاملين ما يحتاجون إلى معرفته، أو تقال بطريقة لا يفهمونها. الاسلوب الذى يتحدث به  زملاء العمل مع بعضهم البعض وقحا في بعض الأحيان، وغير مبرر. الاتصال الصحي ضروري لمكان العمل، ليكون منتجا و مريحا، كما ينبغي أن ينساب في كلا الاتجاهين: من الإدارة إلى الموظفين ومن العاملين الى الإدارة. هناك طرق عديدة يمكنك تحسين مهارات الاتصال في مكتبك.
  •         الاستماع إلى زملاء العمل بصبر دون مقاطعة. الالتفات الى ما يقولون وكيف يقولون ذلك. لاحظ لغة الجسد وتعابير الوجه. تواصل بالعين مع المتحدث، واستخدم الردود المناسبة لاظهار انك تستمع بالفعل.
  •         تحدث بشكل واضح بصوت ليس عال جدا، اومخفض جدا. تغيير نغمه الصوت حتى لا يكون مملا .استخدم الكلمات بشكل صحيح، ومعرفة كيفية النطق بها.  تحدث بسرعة مناسبة. إذا كنت تتحدث بسرعة كبيرة، ستتداخل كلماتك معا، و لن يفهم المستمعين ما تقوله.
  •      استخدم تعبيرات الوجه ولغة الجسد المناسبة عند التحدث. لا تبالغ ، أتركها تأتي بشكل طبيعي استخدام الكثير من لغة الجسد تلهى المستمعين الذين تحاول التواصل معهم.  إحرص أن تكون تعبيرات وجهك ولغة الجسد تطابق الكلمات ونبرة الصوت.
  •         اشرح وجهة نظرك، وحاول معرفة وجهات نظر زملاء العمل. كن متفتح الذهن عندما يتعلق الأمر بأفكارهم. اسأل عن ردود الفعل واستمع الى الردود. عمل صندوق  للاقتراحات فكرة جيدة حتى لا يتحرج أحد من قول رأيه بصراحه.
  •         إسأل الأسئله المناسبه .  اسأل الأسئلة المفتوحة للحصول على مزيد من المعلومات  والتعرف على أفكار المتحدث مما يقوله من إجابات. ابتعد عن الأسئلة الموجهه ,التي تؤدي بالمحادثة الى اتجاه معين, أو  تؤدي إلى الاجابة بنعم او لا.
  •         كن سريعا فى الثناء وبطىء في الانتقاد. عندما يكون النقد ضروريا، تأكد من انه نقد بناء، مع تقديم اقتراحات مفيدة للتغييرات التي يمكن إجراؤها.
  •        تحدث مع زملاء العمل، ومكنهم من التحدث عن الأشياء التي لا تتناول العمل. إذا تمكن العمال ان يتعلموا التواصل حول أمور أخرى، فإنهم سيبدأون في التواصل حول الأمور التي لها علاقة بالعمل.

تحسين مناخ العمل : أنشر ثقافه :
التكلم عن الحقائق فقط :
 القضاء على القيل والقال والشائعات تماما من مكان العمل. التركيز على وقائع العمل والموضوعات ذات صلة.
احترام وقت الآخرين :
 إذا كنت تخطط لإجراء مناقشة مطولة مع زميل في العمل أو المشرف، حدد موعد لعقد اجتماع للمناقشة خارج المكان .ولا تشغل من فى المكان عن أداء عملهم بالإنصات لما يقال وليكن ذلك في غرفة المكتب أو قاعه الإجتماعات. لا تقف للنقاش في الردهة.

إستخدام البريد الإلكتروني :
 استخدم البريد الالكتروني الخاص بالعمل من أجل العمل والقضايا ذات الصلة. لا للنكات او الموضوعات الشخصيه مع زملاء العمل.

المصدر: د. نبيهه جابر
إقرأ مقاله " متطلبات بدأ مشروع صغير " على:
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس ) 

الأربعاء، 25 أبريل، 2012

بروتوكول الاعتذار في العمل


بروتوكول الاعتذار في العمل

كل البشر يخطئون. من المهم أن تعتذر بالطريقه الصحيحه، خصوصا في العمل. الاعتذار فى العمل يختلف بعض الشيء عن الاعتذار الشخصي، ولكن تطبق بعض القواعد نفسها. بغض النظر عن الخطأ، يمكن لاعتذار مناسب ان يساعد على حفظ كرامتك وربما وظيفك .
  •         اذكر ما تعتذر عنه : من طبيعة الإنسان ان يحاول تغطية الاخطاء التي يرتكبها. في مجال الأعمال التجارية، يجب أن تعتذر بطريقة مباشرة جدا وموجزة، وهذا يشمل ان تقول بوضوح ما هو الشىء الذى تشير غليه فى إعتذارك . تكلم  اولا عن سبب الاعتذار، ثم انتقل إلى اعتذار الفعلي.
  •        اشرح لماذا اخطأت: تقديم أسباب أمينة وصادقة لماذا حدث الخطأ، ووضح تحملك لنتائجه. لا تحاول القائه على شخص آخر. تحمل المسؤليه و نفذ ذلك
  •        أصلح الخطأ : اذكر خطة للتعويض عن هذا الخطأ الذى قمت به. إعطى توجيهات واضحة المعالم على ما تريد القيام به لتصحيح المشكلة، ومنع حدوثه في المستقبل.
  •         نقل العواطف عند الاعتذار في مجال الأعمال التجارية: عبر عن آسفك باحساس، واجعل الاعتذار من قلبك. ان الاعتذار لا تصل إلا إذا كانت صادقة، و باخلاص.
  •         اطلب السماح : حتى لو كان لديك أي فرصة للتمويه عن خطأك ، ووصل للشخص (الأشخاص) المعنية ان هذا يعني الكثير لك. قد يساعد ذلك على فرض إحترامك على الآخرين.

أساليب الاعتذار
الاعتذار هو فعل قائلا آسف للخطأ الذى ارتكبته ضد شخص آخر أو مجموعة من الأشخاص. هناك العديد من الطرق لإعطاء الاعتذارات. الطريقة التى يستخدمها الشخص غالبا ما تعتمد على من يقوم بالاعتذار، وكيف يخجل مما فعله، ومدى القرب من الشخص الذي يستحق الاعتذار.
  •          الإعتذار الشخصى :

الطريقة الأكثر وضوحا للاعتذار هى الاعتذار شخصيا. هذا الأسلوب ينطوي على التحدث الى الطرف الالذى أخطات فى حقه وجه لوجه. ومع ذلك، أحيانا هذا الأسلوب قد يكون صعب، إما لأن الطرف الآخر ليس قريبا حتى تقابله أو لأنه لا يريد أن يجتمع بك او يقابلك.
  •         على الهاتف :

إذا كان الشخص بحاجة للاعتذار لشخص بعيد ويريد ان يكون الاعتذار اكثر شخصية من الرسالة، يمكنه الاعتذار عبر الهاتف. انها ليست شخصية بقدر الاعتذار وجها لوجه، ولكن الاعتذار عبر الهاتف في كثير من الأحيان أفضل من عدم الاعتذار على الإطلاق. مشكلة واحدة مع هذا الأسلوب من الاعتذار هو أن الشخص الذي تعتذر له قد يغلق الخط أو أن يرفض الرد على المكالمه. إذا كان هذا هو الحال، هناك دائما خيار ترك رسالة.
  •        برسالة مكتوبة :

هناك عدة طرق للاعتذار بواسطه الرسالة الخطية. يمكنك إرسال رسالة أو بطاقة أو على البريد الالكتروني. تذكر أن البريد الإلكتروني ليس دائما وسيلة ملائمة للاعتذار. اذا كان الخطأ خطير، ينبغي ان ياتى البريد الكتروني تكملة فقط لاعتذار أفضل مقبل.
  • من خلال طرف ثالث :

 الأسلوب الغير شخصي، ولكن أحيانا يكون مريحا أكثر، هو اعتذار عن طريق طرف ثالث. وهذا يعني إيجاد شخص آخر للقيام بهذا الاعتذار نيابة عنك. أحيانا يكون من الضروري والمقبولة ان يكون هذا الشخص، مقبول وموضع ثقه من الطرفين. ومع ذلك، الى حد ما ليس من الأصول ارسال شخص آخر للاعتذار نيابه عنك.
  •         مع هدية :

 في كثير من الأحيان، يبدو من المناسب أن يقدم الاعتذار مع هدية. من الأمثلة الشائعة على ذلك هو الرجل يرسل زهور لزوجته عندما يعلم انه قد فعلت شيئا لايذاء لها. الزهور ليس هي اعتذار، ولكن أكثر من تعبير فعلي للاعتذار. أحيانا هذا ليس بالضرورة أمرا جيد خاصه فى مجال العمل، لذلك كان مقبولا ان ترفض الهدايا التي تأتي مع الاعتذار.
  •         فى العلن :

و هذا الأسلوب العام للاعتذار ليس عادة لأمور شخصية اوخاصة. بشكل عام الإعتذار العلنى يناسب الشركات والسياسيين وغيرهم من الشخصيات العامة يصدر اعتذار عام عندما يتم الاعتذار لعامة الناس لبعض الخطا ترتكبه شخصيه مسؤله او دوله  لدوله .
المصدر: د. نبيهه جابر
إقرأ مقاله " إحتياطات السلامه فى العمل " على:
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )

الثلاثاء، 24 أبريل، 2012

تنميه المهارات القيادية

                                           تنميه المهارات القيادية



هل يٌصنع القادة ام يولدوا كذلك ؟
يمكن أن تولد ولديك سمات قياديه لكن التشجيع أمر لا بد منه لتطوير المهارات القيادية.
في حين أن تطوير المهارات القيادية في مرحلة مبكرة له مزاياه، فإنه لم يفت الاوان بعد للبدء . 
إدارة المرؤسين الناجحه يتطلب أكثر من مجرد إسناد المهام للعاملين. انها تدعو الى قائد قادر على إلهام أعضاء الفريق لتحقيق كامل إمكاناتهم. الأفراد يريدون أن يسترشدوا بشخص يحترموه، شخص لديه حاسه واضحه بالاتجاهات. لتكون ذلك الشخص، وهناك بعض الأمور التي يجب أن تكونها، و تعرفها وتفعلها. وهذا ما يقوم عليه تطوير و تنميه المهارات القيادية . إذا كنت تريد أن تكون قدوة للآخرين ليتبعوك، إتبع القائمة الآتيه كمرجعية لك؟


1. اختبر مكانتك: إكتشف ما يفكر فيه الأفراد عن طريقتك في الإدارة. هذا يمكن ان يفتح عينيك على الحقيقه، و يعطيك المفتاح لإجراء تغييرات على أسلوبك فى القيادة. اتبع اسلوب الإستبيان حيث تتلقى ردود الفعل من أعضاء فريقك وأقرانك. إطلع فريقك على الهدف من وراء الاستطلاع. وجود بيئة مريحة ومفتوحة تساعد على استخلاص رأيهم الامين دون خوف.


2. استمع بجديه: عندما يتحدث أعضاء فريقك إليك عن كل هموم العمل المرتبطة به، استمع إليهم بتركيز و إهتمام.  يمكنك إظهار تعاطفك الصادق ، واقتراح البدائل وخلق الانسجام داخل الفريق. القادة العظماء هم المستمعون العظماء!!


3. الاتصال: تحمل المسؤولية كاملة عن الكيفية التي سٌمعت بها. إعادة صياغة الرسالة  التى توجهها دائما لجعل الأمر يبدو إيجابيا. التواصل الفعال من الفنون الجميلة التى يجب أن تحرص على إجادتها.


4. تعاون مع اعضاء فريقك: جزء لا يتجزأ من تنمية مهارات القيادة هو أن نتعلم كيف تحترم قدرات فريق العمل تحت رئاستك. اسمح لأعضاء فريق العمل باتخاذ القرارات بشأن بعض القضايا. ثق في ما يفعلون، لا تكن ككلب الحراسه تحوم حولهم طوال الوقت هذا يربكهم و يوترهم و يحبطهم.


5. كن مثالا يحتذى به: فريقك يجب أن يثق فى نزاهتك، وانك تعني حقا ما تقوله. إذا وعدت نفذ ولا تخدعهم حتى تجبرهم على العمل فوق طاقتهم.


6. شاركهم القيادة : وزع المهام بين أعضاء المجموعة تبعا للقدرات الفردية ونقاط القوة.  يمكنك أن تصبح قائدا أفضل من خلال إشراك عدد أكبر من الناس في عملية القيادة. هذا السلوب يحمسهم و يترك لك وقت للاعمال الإداريه الأخرى.


7.  قيم نجاحك بنجاح الفريق: مسؤوليتك الرئيسيه هى ضمان نجاح وتطور فريق العمل تحت رئاستك. التركيز على بناء مهاراتهم سيؤدي إلى تعزيز الحافز و إرتفاع أداء الفريق. تذكر، ان نجاحهم يحسب لك أيضا و لمهارتك فى قيادتهم!


المصدر: د. نبيهه جابر
إقرأ مقاله "  لتقود فريق العمل بسلام" على:
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )


الأحد، 22 أبريل، 2012

التقنيات الأساسية للمفاوضات التجارية


التقنيات الأساسية للمفاوضات التجارية

هل تريد التفاوض على نحو أكثر فعالية في الموضوعات المهنية والشخصية؟ تحدث أقل واستمع أكثر.

هل تواجه صعوبة في الفوز على هذا الشخص الرئيسى في العمل؟ لقد وجد كثير من خبراء التفاوض أن الاستماع  النشط هو الأساس في أي مفاوضات. 

الآتى سبعه مفاتيح للاستماع الفعال :

1. اظهر اهتمامك : اثبت إنك كنت تستمع بانتباه من خلال استخدام لغة الجسد أو الرد اللفظي المختصر الذى يظهر الاهتمام والتركيز. عبارات بسيطة مثل "نعم،" موافق "" أو ". أرى" تظهر على نحو فعال إنك كنت تسمع بإهتمام . هذا يشجع الشخص الآخر على مواصلة الحديث والتخلي عن بعض السيطرة على الوضع للمفاوض.

2. إعادة الصياغة:
أخبر الشخص الآخر ما سمعته منه، نقلا عن ما قاله أو تلخيص له.

3. ذكر العاطفة : هذا يعني وصف و ربط ما يقال من الكلمات والأفعال بمشاعر الطرف الآخر سواء صريحة أو ضمنية. هذا يدل على انك تعطى انتباه إلى الجوانب العاطفية للشخص الآخر و التى يحاول التعبير عنها. عندما تستخدم وصف المشاعرعلى نحو فعال، يعتبر واحدة من أقوى المهارات المتاحة للمفاوضين لأنه يساعد على تحديد القضايا والمشاعر التى تدفع سلوك الشخص الآخر.

4. التكرار المتطابق: تكرار الكلمات الأخيرة أو الفكرة الرئيسية فى رسالة الشخص الآخر. هذا يدل على الاهتمام والفهم. "لقد سئمت وتعبت من الضغوط من حولى"، على سبيل المثال، يمكن أن تستجيب كمفاوض، "اتشعر بالضغط، أليس كذلك؟" ويمكن أن يكون التكرار المتطابق مفيدا لا سيما في المراحل الأولى من الأزمة، كما تعتبر محاوله من المفاوضين لإقامة جو ودى بدون مواجهه.

5. أسئلة مفتوحة : استخدام أسئلة مفتوحة بدلا من الأسئلة "لماذا"، التي قد تنطوي على الاستجواب. اذا كنت تكثر من الكلام، ستنقص الفرص للتعرف على الشخص الآخر.
إستخدام أسئلة مفتوحة تشمل، "هل يمكن ان تخبرني المزيد عن ذلك؟" "لم أكن أفهم ما قلته للتو، هل يمكن أن تساعدني على فهم أفضل عن ما قبل، لتوضح اكثر؟" و "هل يمكن أن تخبرني أكثر عن ما حدث لك اليوم؟"

6.  رسائل "أنا": المفاوضون عليهم تجنب الاستفزاز عندما يعبرون عن مشاعرهم حول بعض الامور التى قالها أو فعلها الشخص الآخر. باستخدام "أنا" يتيح لك فصل ظاهريا , دور المفاوض والرد على هذا الموضوع وكأنك شخص آخر.
على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، "لقد كنا نتحدث لعدة ساعات، وأنا أشعر بالإحباط لأننا لم نكن قادرين على التوصل إلى اتفاق." هذا أيضا تكتيك فعال إذا كان الشخص الآخر يهاجمك لفظيا، لأنه يتيح لك الاستجابة بالرد "اشعر بالاحباط عندما تصرخ في وجهي، لأنني أحاول مساعدتك."
تذكر: أبدا لا تنجرف الى الهجوم أو تبادل الصراخ و السباب .

7. خذ وقفات : أي مفاوض جيد يعرف قوة الصمت، أصمت لفتره معقوله. يميل الناس الى الكلام لملء الفراغات في المحادثة. ولذلك، يجب، في بعض الأحيان، خلق مساحة أو فراغ من شأنه أن يشجع الشخص الآخر على الكلام، بهذه العملية، قد تحصل على معلومات إضافية منه قد تفيدك فى التفاوض.
المصدر: د. نبيهه جابر
إقرأ مقاله "خطه ترويج المبيعات و أهميتها " على:
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )

الجمعة، 20 أبريل، 2012

فائده إدارة المخازن


فائده إدارة المخازن
التخزين ويشمل العديد من الوظائف. وظيفة التخزين الأساسية تشمل، تلقي وفرز البضائع، إرسالها للتخزين، وضع الوارد في التخزين , استرجاع  السلعه المطلوبه من التخزين، تجميع الطلبات ، التعبئة و التغليف بناء على التعليمات الوارده لتحضيرها طبقا لأوامر الشحن ، حفظ السجلات عن حركه البضائع الوارده و الصادره.
وبالتالي، الهدف الرئيسي لنظام إدارة المستودعات هو للتحقق من حركة  البضائع من مكان إلى آخر وتخزين البضائع الوارده.
تنفيذ نظام إدارة المستودعات يتطلب جمع البيانات المتعلقة بالمخزن أو البضائع أو الجرد جنبا إلى جنب مع الاستراتيجية الأساسية لتشغيل المستودع. التنفيذ الجيد لنظام التخزين يساعد المنشأه لتعطي تسليم سريع لما يطلبه البائعين، وخفض تكلفة العمالة حيث يتم التعامل مع أكثر من جزء من خلال برامج الحاسب الآلى لإدارة التخزين، مما يرفع مستوى رضا العملاء.

فوائد نظام إدارة المخازن:
                                                                      
  •         يحدث المعلومات لمدير المخزن:

بمساعدة نظام إداره المخزن، يتم تحديث معلومات المدير بحالة الشحن، اتمام الطلبيه، وإعادة جدولة الشحنة. ونتيجة لذلك، يتم زيادة رضا العملاء.
  •          يحافظ على العلاقات مع العملاء:

إمساك دفاتر لتسجيل المعاملات , تساعد إلى حد كبير قسم خدمة العملاء فى الحفاظ على علاقات طيبة مع العملاء.  يمكن من خلال تقييم المعاملات التى تمت مع العملاء  ان يلبى قسم خدمه العملاء الشكاوى وإيجاد الحل المناسب لها كما يوضح العملاء الغير مرغوب فى إستمراريه التعامل معهم .
  •         التحقق من البضائع قبل الشحن:

يساعد نظام إداره المخزون من التحقق من الطلبيات قبل إرسالها للعملاء. أحيانا قد يتم تعبئتها  بالخطا لعميل آخر؛ هنا يبعث المخزن رسالة تحذير بان الشحنه غلفت خطأ و يجب تغير الغلاف الذى عبئت فيه بالخطأ للغلاف الصحيح الخاص بالعميل قبل الارسال.
  •         ازاله الاختناقات:

يعمل نظام إداره المخزن على تحديد حجم المخزون وطلب البضاعه قبل نفاذها مما يساعد قسم المشتريات على إتخاذ اللازم قبل نفاذ الكميه.  هذا يقلل من الاختناقات التي قد تنشأ خلال عملية التشغيل، ويزيد من مستوى الإنتاج، ويضمن تدفق البضائع للعملاء.
  •         إزاله إهدار الوقت:

يساعد نظام إداره المخزون في تخزين واسترجاع المخزون بأسرع وتيرة، والذي يقضي على هدر الوقت الذي يقضيه في البحث في قائمة الجرد على وجود المنتج من عدمه و قضاء الوقت فى إنتظار وصول البضاعه إذا لم تكن موجوده.
  •          سجل الإنتاجية:

إن نظام إداره المخزون يسجل إنتاجية الموظفين العاملين فى المخزن .عملية تسجيل إنتاجية كل عامل تساعد في تحديد الأجور و المكافآت للموظفين.
  •          يقلل تكلفة المخزون:

إدارة التخزين يحافظ على تدفق المخزون مما يساعد على تلبيه الطلبات فى ميعادها وهذا يساعد في زيادة الأرباح.
  •          العائد على رأس المال العامل:

إدارة التخزين يزيد من العائد على رأس المال العامل للمنشأه بما أن  العملية باكملها تدور حول المخزن و حركه دوران البضائع، يصبح العائد على الاستثمار واضحا.
  •         متابعه المخزون :

نظام إداره المخزن يعطى الصوره الكامله لحاله المخزون – الزياده , النقصان , تقطه الطلب. ا زياده المخزون تقيد راس المال الذى قد تحتاجه المنشأه لتغطيه نفقات أخرى. كما أن نقص المخزون لآلغاء الطلبيات مما يتسبب فى خسائر للمنشأه. تحديد نقطه طلب مخزون جديد تساعد على وجود مخزون مناسب لا يؤدى الى أى إختناقات.
  •         عدم وجود المهارات التقنية توظيف:

عموما، تنفيذ أي نظام إداره للمخزون يتطلب عمال مهره للعمل.ومع ذلك، نجد إن برنامج إداره المخازن الآلى  صمم بطريقة أنه حتى الموظف ذو مستوى منخفض يمكن أن يعمل عليه.
  •         خسائر التحكم:

في بعض الأحيان، تعانى المنشآت من الخسائر بسبب اهمال بعض الموظفين،من الشحن الخاطئ للبضائع، أو الفواتير غير الدقيقة.  نظام إداره المخزون يساعد في السيطرة على هذه الخسائر حيث تجد كل التفاصيل الدقيقه على الحاسب الآلى.
  •         نظام تتبع أسهل:

نظام إداره المخزون يجعل العمل فى المخزن شفافا. يتم تسجيل جميع الأنشطة في النظام. على الحاسب حتى يمكن للمخزن أو مكاتب البيع التي تقع في أماكن بعيدة من متابعه نشاطات المخازن الأخرى.
  •          يزيل الخطأ في إدخال البيانات:

إن هذا البرنامج لا يسمح لاى فرد غير المسؤل عن القيد , من معالجة أو إضافة أو حذف فى السجلات. هذا يحافظ على دقة.المعلومات المسجله و يحدد مسؤليه أى خطأ فى التسجيل.
العديد من شركات البرمجيات تقدم أفضل الحلول لإدارة المخازن. أنها تساعد على إدارة التخزين و التركيز على الأعمال الأساسية، وفي الوقت نفسه الاحتفاظ بالسيطرة على أنشطة المخزن. وهذا يساعد في تحسين ربحية المنشأه.
المصدر: د. نبيهه جابر
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )